På bara några år har ProMark utvecklats från att vara en traditionell on-premise-lösning till att bli en modern molnlösning med en rad tillhörande tjänster. Läs mer om resan och ta del av argumenten för varför ni ska följa med.

Just nu genomgår IT-branschen en transformation, där traditionella on-premise-lösningar ersätts av nya moderna molnlösningar. Cloud computing förändrar hur företag administrerar sin IT och erbjuder en helt annan flexibilitet när det gäller nya funktioner, integration, skalbarhet, säkerhet och ekonomi.

Systemleverantörer som SAP och Microsoft började med denna moderniseringsresa för länge sedan och erbjuder idag ett antal molnbaserade HR- och ERP-system, samtidigt som de har börjat fasa ut några av sina äldre on-premise-lösningar. För många företag innebär detta att de under de kommande åren måste besluta sig för om eller när de vill följa med upp i molnet – och i så fall hur.

För att förbli en attraktiv Workforce Management-lösning för de företag som väljer de nya molnlösningarna har ProMark utvecklats till att kunna ingå som en naturlig del av dessa via standardintegrationer.

Dessutom erbjuder vi en rad tillhörande tjänster som innebär att vi idag kan leverera ProMark som Solution as a Service.

Vad är ProMark solution as a service?

Med ProMark Solution as a Service har vi samlat hela ProMark-universum i en komplett lösning som gör det enkelt för företag att påbörja moderniseringsresan.

ProMark Solution as a Service omfattar:

• Stabil driftsplattform i molnet
• Software as a Service-paket
• Tjänster som underlättar den dagliga driften

Stabil driftsplattform i molnet

För att säkerställa att ProMark är en bra match för kundernas IT-landskap, oavsett var de befinner sig på sin molnresa, erbjuder vi flera olika driftplattformar:

Som standard drivs ProMark på Microsoft Azure-plattformen. Här delar företag en standardiserad infrastruktur och ProMark-installation – och därmed kostnader – med andre företag, som var och en är anslutna till sin egen databas. Denne plattform är mycket skalbar och elastisk i förhållande till kundernas behov, till exempel i samband med perioder under dagen med hög belastning, om många medarbetare stämplar kommit och gått inom ett kort tidsspann. Underhåll och uppgradering av lösningen sker i form av systemuppdateringar som installeras regelbundet (precis som med Office 365-uppdateringar) och meddelas i förväg.

Företaget kan också välja en molnplattform där ProMark drivs på en dedikerad extern server, utanför kundens egen IT-avdelning och uppgraderingar avtalas efter behov. Detta betyder att företaget kan anpassa molnmiljön till specifika krav och lösningen kan skalas inom de ramar som företaget väljer. Alla kostnader till hårdvara och mjukvara står det enskilda företaget för.

Med en molnlösning slipper företaget själv köpa, installera och underhålla en lokal server för att köra sin ProMark-lösning. Man behöver inte heller bekymra sig för övervakning, säkerhetskopiering och säkerhet och man behöver inte avsätta egna IT-resurser för detta ändamål.

Den optimala lösningen beror på det enskilda företags situation och krav på kapacitet, flexibilitet, säkerhetsnivå och omfattningen av kontroll av sitt IT-system, samt vilket behov de har av att kunna komma åt lösningen via internet.

De vanligaste hindren hos kunderna när det gäller att välja en molnlösning handlar om att avstå från kontrollen över deras ProMark-lösning och säkerhetsaspekten, säger CTO Morten Janum. Vår molnlösningar är tillgängliga på Microsoft Azure-plattformen, som upprätthåller en lång rad globala och lokala certifieringar, som exempelvis olika ISO-standarder och GDPR. Detta innebär att företag inte själva behöver underhålla säkerheten, utan man kan tryggt överlåta ansvaret till IT-personal som inte gör annat än att säkerställa att ProMark-lösningar på Azure-plattformen fungerar stabilt och alltid är kompatibla.

Om företaget föredrar själv att ta ansvar för att säkerställa stabil drift och ständigt hålla koll på olika systemuppdateringar och säkerhetsaspekter med mer, kan ProMark installeras on-premise på en dedikerad server inom företagets egen IT-miljö.

Software as a service-lösning med månatlig avgift

ProMark-mjukvaran innehåller avancerad – och konfigurerbar – Workforce Management-funktionalitet som uppfyller större företags behov av att automatisera hanteringen av tid-, frånvaro-, skift- och bemanningsplanering samt jobb-/projektregistrering.

Vi utvecklar kontinuerligt nya funktionalitet – baserad på värdefull input från befintliga användare – som kompletterar funktionaliteten och berikar data i andra affärssystem. Detta skapar mervärde hos våra kunder.

ProMark erbjuds i olika Software as a Service-paket (SaaS) så att företaget kan välja det paketet som bäst matchar deras behov – med möjlighet att byta till ett annat paket om behoven ändras.

Mjukvarupaketet erbjuds på månatlig prenumeration där företaget betalar ett pris per medarbetare, baserat på det valda paketet samt antalet anställda som kommer att använda lösningen. Månadskostnaden omfattar även underhåll.

De främsta fördelarna med SaaS-lösningen är att den är mer flexibel och kostnadseffektiv. Flexibel eftersom lösningen är skalbar och enkelt kan anpassas upp eller ner i förhållande till företagets konkreta behov. Den abonnemangsbaserade prissättningen innebär dessutom att SaaS-lösningen kan betraktas som en driftskostnad, vilket kan göra det enklare för några företag att komma igång.

I särskilda fall kan ProMark levereras som en traditionell programvarulicens som ger permanent rätt att använda ProMark-lösningen. Denne modell kräver en initial investering som beräknas utifrån hur många anställda som ska använda de enskilda modulerna samt årliga kostnader för ett underhållsavtal.

Tjänster som frigör tid för andra uppgifter

Normalt sett är många företag beroende av ett fåtal nyckelpersoner på IT- och HR-avdelningarna som kan sköta den löpande driften, uppsättningen och underhållet av ProMark. Det betyder inte bara att företaget är mycket sårbart, det innebär även att medarbetarna fortlöpande ska hålla sina kunskaper om ProMark uppdaterade.

Därför erbjuder vi oss att vara HR- och IT-avdelningarnas förlängda arm.

Låt oss vara er ProMark superanvändare

Med superanvändarservice övertar vi rollen som företagets superanvändare i ProMark och ser till att underhålla stamdata, profiler och konton för medarbetarna och justerar löpande den befintliga ProMark-installationen, inklusive hantering av användaråtkomst. Vi kan också styra löneförberedelserna så att dataunderlaget för lönerna överförs till lönesystemet vid avtalade tidpunkter.

Vi bidrar med den kunskap och kompetens som krävs för att få ut så mycket som möjligt av företags lösning och för att på bästa sätt kunna stödja deras processer. Detta ger mindre sårbarhet under perioder med frånvaro och mer tid att stödja andra uppgifter och processer i företaget.

Cyclife har valt att köra ProMark som en Software as a Service-tjänst i en private cloud ihop med en superanvändarservice för att uppnå stabil drift av vår ProMark-lösning. ProMark levererar support för hantering av all administration i systemet samt skapande av underlag till löneprocessen. Det ger oss förutsägbara totalkostnad och mer tid till att fokusera på värdeskapande arbetsuppgifter på företaget, säger Urban Lind, IT-chef, Cyclife Sweden AB.

Hårdvara – hyra eller äga?

ProMark samlar in data via en rad olika användargränssnitt, varav de flesta är enheter som företagets medarbetare redan använder i det dagliga arbetet, exempelvis webbportal och mobiltelefon.

Data kan också samlas in via fysiska terminaler. För att underlätta våra kunders moderniseringsresa erbjuder vi hardwareservice. Med ett hardwareservice-avtal som omfattar hyra, drift, övervakning och reparation av terminaler och läsare till ProMark kan kunderna överlåta ansvaret till oss. I takt med att terminalerna behöver repareras eller slutar fungera, så ser vi till att de antingen repareras eller byts ut mot nya terminaler.

Med ett hardwareservice-avtal slipper företaget investera i både nya terminaler och oförutsedda kostnader för reparationer. Dessutom kan de överlåta den dagliga övervakningen och driften till oss och på så sätt slippa besväret med att själva övervaka och hålla igång terminalerna.

Om företaget föredrar att äga terminalerna går det naturligtvis också bra. Kunden ansvarar därmed själv för den dagliga övervakningen och driften av sina terminaler och utrustning.

Varför välja choose solution as a service?

Researchföretaget Gartner rekommenderar i 2020-versionen av ”Market Guide for Workforce Management Applications” att företag skapar en plan för att migrera on-premise Workforce Management-applikationer till molnet inom de närmaste 1–2 åren för att få tillgång till de senaste funktionerna.

Dessutom finns det en rad andra bra argument för att migrera:

• Ni får en komplett lösning som förenklar uppgraderingen av era övriga affärssystem (som exempelvis SAP och Microsoft)
• Ni överlåter ansvaret till oss och kan på så sätt frigöra resurser för att lösa andra uppgifter i företaget som skapar större värde
• Ni reducerar behovet av att ha specifik kompetens internt, som kan vara svår att få tag på
• Ni uppnår högre driftstabilitet genom att få över ProMark till en IT-miljö som är designad specifikt för att köra ProMark och genom att överlåta den dagliga driften till en IT-resurs med ingående kunskap om lösningen 
• Ni får större förutsägbarhet i IT-budgeten och undviker oförutsedda utgifter om utrustningen ska repareras eller ersättas
• Ni har bara en leverantör som sköter hela er installation och som har den senaste kunskapen och färdigheterna som krävs för lösningen

Genom att köra alla kunder på en standardiserad lösning har ProMark kunnat genomföra resan till de nya molnbaserade IT-landskapen. Med ett brett spektrum av funktioner, tjänster och integrationsmöjligheter är ProMark en framtidssäker lösning med låga totalkostnader och därmed ett attraktivt och tryggt val jämfört med globala Workforce Management-lösningar.

Är ni redo att följa med på resan?