Många företag har redan identifierat värdet av att ha en digital tidredovisningslösning. Men det är inte bara viktigt att ha kontroll på de anställdas närvaro – det är minst lika viktigt att hantera deras frånvaro.

Många företag har redan identifierat värdet av att ha en digital tidredovisningslösning som hanterar de anställdas kom/gå-tider, övertid och tillägg med mer. Lösningen kan även erbjuda möjlighet till att registrera vilka aktiviteter och projekt som arbetstiden fördelas på. Det sparar tid för alla parter i verksamheten och ger exakt data i realtid som säkerställer underlaget för att skapa en korrekt lön, detaljerad efterkalkyl, budgetuppföljning samt snabb kundfakturering när det är aktuellt.

Men det är inte bara viktigt att ha kontroll på de anställdas närvaro. Det är minst lika viktigt att hantera deras frånvaro – båda planerad och den som inte är planerad.

Varför digital frånvarohantering?

De flesta tidredovisningslösningar stödjer den kontinuerlige registrering av sjukdom, semester och annan frånvaro för lönebehandlingen.

Men hur är det med all underliggande administration av de olika frånvaroorsaker?

På samma sätt som arbetstiden regleras av avtal och överenskommelser finns det också ett antal regler runt semester och sjukdom som företaget måste följa. Och med många anställda är det en stor administrativ börda att hantera detta manuellt. Därför kan många företag dra nytta av att digitalisera frånvaroprocesserna. Detta säkerställer inte bara att vital information blir tillgänglig för båda anställda, ledare och HR samt att relevant uppföljning kan ske i tid. Det ger också ett antal ekonomiska vinster som avspeglas i resultatet.

Strukturerad hantering av sjukdom

Sjukfrånvaro koster varje år företag stora pengar. Den genomsnittliga sjukfrånvaron på svenska företag är ungefär 4,1% vilket motsvarar runt 9 dagar. Detta orsakar inte bara förlorad produktion, utan kan innebära dyra övertidsbetalningar till kollegor som får arbeta extra. Det är därför en stor vinst i att öka fokus på de anställdas välbefinnande och jobba målmedvetet för att minska sjukfrånvaron.

De flesta företag har även en personalpolicy som beskriver vad man ska göra, men saknar den nödvändiga översikt om när det ska göras.

Med ProMark uppnår företaget en mycket bättre översikt över sjukfrånvaron och kan snabbt upptäcka avvikelser. När företagets definierade tidsgränser i frånvaroprocessen överskrids initierar systemet ett fördefinierat arbetsflöde. Det ger flera möjligheter till att strukturera uppföljningen på sjukfrånvaro:

• När en anställd till exempel har varit frånvarande mer än 3 dagar inom en viss period får chefen ett meddelande. Chefen får då möjlighet att vara mer proaktiv och främja tidiga insatser som kan bidra till att förebygga sjukskrivningar
• Är frånvaron mer än 7 dagar meddelar systemet att företaget ska erhålla sjukintyg från en anställd och hjälper till att uppfylla kraven

Stöd av beräkning av karensavdrag

En ny lag gällande karensavdrag trädde i kraft 1 januari 2019. Förändringen innebär att karensdagen ersätts av ett karensavdrag som motsvarar 20% av den genomsnittliga veckoarbetstiden. Därmed blir karensavdraget det samma oavsett när den anställda sjukskriver sig.

Lagändringen innebär sålunda en förändring i hur karensavdraget ska beräknas. Detta stödjas också av vår lösning.

ProMark minskar inte bara de administrative arbetsflöden inom HR-avdelningen. Lösningen säkerställer också att gällande lag följes och kan ha en förebyggande effekt på sjukfrånvaron. Och det kommer att påverka ekonomin positivt.

På ett företag med 400 anställda vill en minskning av sjukfrånvaron från 4% till 3% motsvara 1% av den totale lönesum. Och mindre frånvaro ökar produktiviteten.

Det är alltså all anledning till att digitalisera personalpolicyn och skapa mer synlighet runt frånvaron. Med hjälp av ProMarks frånvaro-KPI kan företaget veta exakt vad sjukfrånvaron kostar i realtid, vilka avdelningar som är mest drabbade av sjukdom och mycket mer.

Rätt semesterhantering i tid

Medan sjukdom ofta inträffar oväntat, förhåller det sig annorlunda med semester. Planering av semester är vanligtvis något båda företag och anställda är intresserad av att ha på plats i god tid. Delvist för att semesterlagen innehåller vissa rättigheter på det området och delvist för att ge det bästa underlag för en långsiktig planering.

Det är i företagets intresse att de anställda håller den semester de har rätt till. Därför är det viktigt att de anställda har exakt översikt över hur många dagar de har kvar så att de kan planera semester i god tid. Och om de inte kan – eller inte önskar – hålla alla dagar kan de ange önskemål om att spara dagar till nästa semesterår. Allt detta stöds i vår lösning.

ProMark arbetar med ’reservationer’ så företaget kan undvika att en anställd tar ut mer semester än vad som intjänats. Och med automatiserade påminnelser säkerställas de nödvändiga godkännanden i tid. Dessutom kan HR hela tiden följe med i vad som godkännas och att databehandlingen är korrekt.

Certifierad integration med SAP

Administrationen av de anställdas sjuk- och semesterdagar hanteras delvist i företagets lönesystem.

Just nu står SAP SuccessFactors Employee Central och Employee Central Payroll högt på agendan i många företag. Men när SAP kunderna väljer att uppgradera till dessa lösningar finns det ofta behov av ett externt system som samlar in och distribuerar lönerelaterade data.

ProMark har certifierad integration till SAP (och ett antal övriga system) och kan leverera exakta närvaro- och frånvarodata – utan behov av kundspecifik programmering. Det minskar manuella rutiner i löneberäkningen, ökar kvaliteten/aktualiteten av data och minskar fel vid överföring.

En lösning bestående av välintegrerade och ändamålsenliga system ger ett betydligt flexiblare och mer effektivt stöd av kritiska processer och ökar värdet av företagets SAP-lösning. Det gör ProMark till en framtidssäkrad lösning för SAP-kunder.

Ekonomiska vinster och ökad förtroende med mindre administration

Det är många fördelar ved att digitalisera företagets frånvaroprocesser:

• Effektivisering av ett antal manuella arbetsflöden för båda anställda, chefer samt inom löneadministrationen som reducerar administrativ tid, kostnader och risken för fel
• Ekonomiska vinster: Företaget får ett starkt verktyg som bidrar till att minska sjukfrånvaro och säkerställa att de anställda inte tar ut mer semester än vad som intjänats
• Efterlevnad av regler: Hjälper företag att efterleva olika arbetsregler, överenskommelser och interna personalpolicy gällande sjukdom och semester
• Ökad förtroende mellan anställda och företag. Viktigt att man som anställd kan lita på att företaget har kontroll på processerna