Mange virksomheder har allerede set værdien af at have en digital tidsregistreringsløsning. Men det er ikke kun vigtigt at have styr på medarbejdernes fremmøde – det er lige så vigtigt at kunne håndtere deres fravær.

Mange virksomheder har allerede set værdien af at have en digital tidsregistreringsløsning, som håndterer medarbejdernes mødt/gået-tider, overtid og tillæg til generering af det rette løngrundlag. Løsningen giver måske også mulighed for at registrere, hvilke opgaver og projekter arbejdstiden er brugt på. Det sparer tid for både medarbejderne, lønadministrationen og økonomifunktionen – og giver præcise data i forhold til planlægning og opfølgning.

Men det er ikke kun vigtigt at have styr på medarbejdernes fremmøde. Det er lige så vigtigt at kunne håndtere medarbejdernes fravær – både det planlagte og det der ikke er planlagt.

Hvorfor digital fraværshåndtering?

De fleste tidsregistreringsløsninger understøtter den løbende registrering af sygdom, ferie og andet fravær til brug for lønbehandlingen.

Men hvad med al den bagvedliggende administration af de forskellige fraværsårsager?

På samme måde som arbejdstiden er reguleret af aftaler og overenskomster, findes der også en række regler omkring ferie og sygdom, som virksomheder skal overholde. Og med mange ansatte er det en stor administrativ byrde at håndtere dette manuelt.

Derfor kan mange virksomheder med fordel også sætte strøm til fraværsprocesserne. Det sikrer ikke bare, at vital information bliver tilgængelig for både medarbejdere, ledere og HR samt at relevant opfølgning sker i tide. Det giver også en række økonomiske gevinster, som vil kunne ses på virksomhedens bundlinje!

Ny ferielov skaber nye behov

Planlægning af ferie er som regel noget både virksomhed og medarbejder har interesse i at få på plads i god tid. Dels fordi ferieloven indeholder nogle rettigheder på det område og dels fordi det giver de bedste grundlag for en mere langsigtet planlægning. Administrationen af medarbejdernes feriedage sker typisk i virksomhedens lønsystem og er ofte en manuel proces

Den 1. september 2020 får vi en ny ferielov i Danmark. Ændringerne betyder i grove træk:

• Nyt ferieår:
  Ferie optjenes fra 1. september til 31. august (12 måneder), men kan afvikles fra 1. september til 31. december (16 måneder).
• Alle får løn under ferie:
  Alle er berettiget til at modtage løn under ferie, allerede fra den første arbejdsdag
• Samtidighedsferie:
  Optjening og afvikling sker fremover samtidig. Det betyder, at medarbejderne kan afholde ferie i takt med, at de optjener den (med 2,08 dage om måneden). Det stiller nye krav til virksomheden om hurtigere indberetning af feriedage.

Den nye ferielov medfører altså en række ændringer for løn- og HR-afdelinger, fordi nye administrative opgaver og processer skal håndteres. Den medfører også, at vi som systemleverandør har skullet tilpasse vores løsning for at understøtte de nye opgaver, så virksomheder fortsat har styr på medarbejdernes feriedage.

Kundedrevet udvikling af funktionalitet

Hvordan sikrer man så bedst, at den nødvendige funktionalitet bliver udviklet?

Vi valgte at inddrage en række af vores kunder i den finansielle sektor. Flere af dem havde udfordringer med at overføre ferie fra et ferieår til et andet, så der var derfor behov for en løsning, der kunne understøtte den opgave. En opgave, som relativt nemt kan klares med få ansatte men er en anden og langt større udfordring, når man har mange ansatte.

Det blev startskuddet på en iterativ udviklingsproces med 5 kunder, hvor JN Data og Sydbank har været pilotkunder. De har løbende testet løsningen og er kommet med tilbagemeldinger, som har dannet grundlag for produktudviklingen.

Det er vigtigt for os at lytte til vores kunders behov og inddrage dem mest muligt, så vi udvikler præcis den funktionalitet, der er behov for. Med konkrete tilbagemeldinger fra kunderne undervejs kommer vi hurtigere i mål – til glæde for alle parter, fortæller Jens Estrup, Account Executive i ProMark.

Korrekt feriehåndtering til tiden

Funktionaliteten til avanceret feriehåndtering i ProMark understøtter 2 vigtige processer:

Det er i virksomhedens interesse, at medarbejderne får afholdt deres ferie. Derfor er det vigtigt, at medarbejderne har et præcist overblik over, hvad de har tilbage, så de kan planlægge ferie i rette tid. Og kan de ikke nå at afvikle deres ferie, kan de søge om at overføre dage til næste år – ellers går de tabt. Alt det understøttes i løsningen.

ProMark arbejder desuden med ’reservationer’, så der ikke kan overføres mere ferie, end der er til rådighed. Og med automatiske notifikationer kan virksomheden sikre, at de nødvendige godkendelser sker i tide. Derudover kan HR løbende følge med i, hvad lederne godkender, og at databehandlingen er korrekt.

Struktureret opfølgning på sygdom

I modsætning til ferie som ofte er planlagt på forhånd, opstår sygdom mere uventet. Sygefravær koster hvert år virksomheder mange penge. Det gennemsnitlige sygefravær i danske virksomheder ligger lige under 4%, hvilket svarer til ca. 9 dage. Det medfører ikke bare tabt produktion, men kan også betyde dyr overtidsbetaling til kolleger, som må arbejde ekstra. Der er derfor en stor økonomisk gevinst i at øge fokus på medarbejdernes trivsel og arbejde målrettet for at nedbringe sygefraværet.

De fleste virksomheder har en personalepolitik, der beskriver hvad der skal gøres, men mangler det nødvendige overblik over, hvornår det skal gøres.

Med ProMark opnår virksomheden et langt bedre overblik over sygefraværet og kan hurtigt opfange eventuelle uregelmæssigheder. Når virksomhedens foruddefinerede grænseværdier for sygdom overskrides, initierer systemet en aftalt proces. Det giver flere muligheder for at strukturere opfølgningen på sygdom:

• Når en medarbejder har mere end fx 5 sygedage inden for en vis periode, kan lederen få en notifikation. Det giver mulighed for at være mere proaktiv og fremme en tidlig indsats, der kan være med til at forebygge fremtidigt fravær
• Er fraværet længerevarende, hjælper systemet med at administrere de lovpligtige sygefraværssamtaler og eventuel anden opfølgning
• Systemet kan også give besked, når virksomheden er berettiget til sygedagpengerefusion for en medarbejder og hjælper med at overholde ansøgningsfristerne. Med integration til NemRefusion hvor al relevant information automatisk overføres, minimeres indtastningen mest muligt, og virksomheden undgår at tabe penge på sygefravær, som kunne være refunderet

ProMark reducerer ikke bare de administrative arbejdsprocesser i HR-afdelingen. Løsningen sikrer også, at gældende regler overholdes og kan have en præventiv effekt på sygefraværet. Og det er noget, der kan mærkes økonomisk!

I en virksomhed med 400 ansatte vil en reduktion af sygefraværet fra 4% til 3% svare til 1% af den samlede lønsum. Og mindre sygefravær giver øget produktivitet. Derudover vil refusionsansøgninger til tiden have en positiv effekt. Vores erfaringer viser, at ca. 10% af refusionerne ikke bliver søgt i tide …

Der er altså al mulig grund til at sætte strøm til personalepolitikken og få skabt mere synlighed omkring fraværet. Ved hjælp af ProMarks fraværs-KPI kan virksomheden få helt præcist svar på, hvad fraværet koster, hvilke afdelinger der er mest ramt og meget mere.

Økonomiske gevinster og øget tillid med mindre administration

Der er mange fordele ved at sætte strøm til virksomhedens fraværsprocesser:

• Effektivisering af en række manuelle arbejdsgange for både medarbejdere, ledere og i lønadministrationen, hvilket reducerer administrativ tid, omkostninger og risikoen for fejl
• Økonomiske gevinster – både for medarbejder og virksomhed: Medarbejderen undgår, at feriedage går tabt, og virksomheden undgår at betale dobbelt for ferie (hvis medarbejderen har ferie med løn og ikke registrerer sit fravær, så virksomheden i sidste ende skal overføre penge til feriefond). Derudover får virksomheden et stærkt værktøj, der kan bidrage til at reducere sygefraværet og sikre at den ikke mister sygedagpengerefusioner, som den er berettiget til
• Compliance: Hjælper virksomheder med at overholde forskellige arbejdsmarkedsregler, overenskomster og interne personalepolitikker i forhold til ferie og sygdom
• Øget tillid mellem medarbejder og virksomhed. Vigtigt at man som medarbejder kan have tillid til, at virksomheden har styr på processerne