För de grönländska företagen är det bråda tider under det ljusa sommarhalvåret. Alla kunder vill ha sina produkter innan vintern kommer och isen lägger sig på havet. Pålitlig tidredovisning från Workforce Management systemet sätter igång diskussionerna på företagen och utvecklar arbetsplatsen.
Sommaren är lika med högsäsong för de grönländska företagen, då personal och maskiner pressas till det yttersta för att kunna producera så många varor som möjligt och skeppa iväg dem innan dåligt väder och vintern dämpar aktiviteten. På vintern finns det tid för lugnare underhållsarbete medan sommarn innebär brist på arbetskraft.
Ett av de företag som är verksamt oavsett väderförhållanden är rederiet Royal Arctic Line. Rederiets uppdragsgivare är Grönlands lokala regering. Det ska betjäna både stora och små hamnar med varor till samhällen av olika storlek samt ta med fisk och räkor i retur så att invånarna och företagen kan säkerställa sin ekonomi genom handel med omvärlden.
Det ställer krav på effektiv service och optimalt utnyttjande av fartyg, hamnar och manskap. Fartygen utgör livsnerven mellan samhällena på Grönland. Vissa små och avlägsna samhällen anlöps endast två gånger om året. Utan en pålitlig frakt skulle en stor del av samhället stå stilla.
Det skapar stort engagemang hos såväl ledning som medarbetare om hur arbetsuppgifterna kan effektiviseras så att gods når fram. Royal Arctic Line använder för närvarande Workforce Management för att registrera och validera arbetet i hamnarna, där ett av de viktigaste nyckeltalen är antal kranlyft per medarbetartimme.
Den senaste stora uppgiften har varit att analysera lyften. Här på Grönland är det besvärliga driftsförhållanden, så efter en genomgång av arbetsprocesserna har vi infört att kranförare medföljer fartygen. Deras erfarenhet gör att de kan lasta och lossa godset på fartygen snabbare och säkrare jämfört med den lokala hamnarbetaren från en liten hamn med få anlöp, säger HR-chef Helena Rotvig Kristiansen.
Samhällskrav på sund drift
Även Royal Greenland är viktigt för Grönland. Fiskeriföretaget är Grönlands största företag med 875 timanställda och står därmed för inkomsten för många familjer. Precis som rederiet ägs Royal Greenland av den grönländska regeringen och har krav på sig att ha en sund ekonomi och stötta samhället. Det tvingar ledningen på de båda företagen till en optimal drift för att uppfylla dessa krav.
Fiskeriföretaget är framförallt känt för sina räkor och hälleflundra. Under högsäsongen från april till oktober anställer man säsongsarbetare och bristen på arbetskraft pressar ledning och anställda att prestera maximalt. Frånvaro registreras i Workforce Management systemet ProMark som skickar ett meddelande till arbetsledaren. Det används som utgångspunkt för ett samtal med medarbetaren.
Antalet medarbetare beror på med hur mycket fisk som kommer in. Mycket av fisken är färsk när den landas. Det räcker att en av de tio medarbetarna i en produktionslinje är borta för att det ska bli otroligt kännbart för oss, berättar operational purchaser Johan Berthelsen.
Antal timmar som systemet samlar in är också en viktig del av produktivitetsförbättringarna mellan de många fabrikerna som ligger som ett pärlband längs kusten. På fabrikens veckomöten diskuterar driftscheferna avvikelser i timförbrukning. Framförallt nyckeltal för antal arbetstimmar för ett ton fisk är i fokus. Ovanliga siffror måste förklaras så att svagheter kan korrigeras och goda resultat kopieras.
Timförbrukningen är väldigt viktig, för det är en av de största posterna i vår produktion, efter kostnaderna för råvaror, förklarar Johan Berthelsen.
Korrekta data som beslutsunderlag
Royal Arctic Lines fraktmängd har varit på nedåtgående och Royal Arctic Line är under konstant press att driva rederiet effektivt.
De siffror som kommer ut ur systemet står inte ensamma när det gäller utvecklingen av företaget. Istället utgör data ett komplement till ledningsbesluten. Helena Rotvig Kristiansen ger systemet en liten del av äran för insikten om nödvändigheten av effektiviseringar.
Siffrorna utgör ett startskott för fruktbara diskussioner. På white board-möten tänker medarbetarna högt tillsammans med sina närmaste chefer kring temat förbättringar. Här bidrar korrekta data till att bereda vägen för processoptimering. Eftersom alla litar på tidsregistreringen tar medarbetare och ledning direkt steget vidare till funderingar om hur produktionen kan effektiviseras.
Konsten är att göra siffrorna begripliga för medarbetarna. Då ställer de frågor som diskuteras och som man kan ta tag i och hitta en lösning, menar Helena Rotvig Kristiansen.
Framöver kommer Royal Arctic Line öka användningen av Workforce Management systemet för att belysa de enskilda landaktiviteterna så att alla arbetsuppgifter utförs effektivt.
Framtiden bjuder på mer stringent uppgiftsstyrning där vi kan dokumentera vad vi ägnar vår tid åt. Vi ska ha mer integration med aktivitetsstyrning och använda Workforce Management som ett ledningsverktyg, säger Helena Rotvig Kristiansen
