Tiden er knap i de lyse timer om sommeren, hvor der er travlhed i de grønlandske virksomheder. Alle kunderne vil have deres varer inden vinteren kommer og havet fryser til is. Pålidelige timetal fra Workforce Management-systemet sætter gang i diskussionerne hos virksomheder og udvikler arbejdspladsen.
Sommeren er højsæson hos de grønlandske virksomheder, hvor mandskab og maskiner presses til det yderste for at få forarbejdet så mange varer som muligt og få dem sendt af sted med skib inden dårligt vejr og vinter dæmper aktiviteterne. Vinteren giver tid til roligere vedligeholdsarbejde, mens sommeren giver mangel på arbejdskraft i nogle virksomheder.
En af de virksomheder, der opererer i alle vejrforhold, er rederiet Royal Arctic Line. Rederiet er forpligtet over for det grønlandske selvstyre. Det skal betjene både store og små havne med varer til byer og bygder og tage fisk og rejer retur til eksport, så indbyggere og virksomheder kan sikre deres økonomi ved handel med omverden.
Det stiller krav om effektiv betjening og optimal udnyttelse af skibe, havne og mandskab. Skibene er livsnerven mellem byerne på Grønland. Enkelte små og fjerne bygder får kun skibsbesøg to gange om året. Uden en pålidelig fragt vil en stor del af samfundet stå stille.
Det giver et stort engagement blandt både ledelse og medarbejdere til hvordan opgaverne kan gøres bedre, så gods kommer frem. I øjeblikket bruger Royal Arctic Line Workforce Management til at registrere og validere arbejdet på havnene, hvor et af de vigtigste nøgletal er antal kranløft per medarbejdertime.
Den seneste store øvelse har været at analysere løft. Her i Grønland er der vanskelige operative forhold, så efter at have gennemgået arbejdsprocesserne, har vi indført medsejlende kranførere på skibene. De kan løfte godset af og på skibene hurtigere og mere sikkert på grund af den opnåede rutine end en havnearbejder fra en lille havn med få anløb, siger HR-Chef Helena Rotvig Kristiansen.
Samfundskrav om sund drift
Også Royal Greenland er vigtig for Grønland. Fiskevirksomheden er Grønlands største virksomhed med 875 timelønnede og skaber dermed indkomst for mange familier. Ligesom rederiet er Royal Greenland ejet af den grønlandske regering og er forpligtet til at have en sund økonomi og støtte samfundet. Det tvinger ledelserne i de to virksomheder til en optimal drift, så begge hensyn bliver mødt.
Fiskerivirksomheden er kendt for sine røde rejer og hellefisk. I højsæsonen fra april til oktober ansætter man sæsonarbejdere, og manglen på arbejdskraft presser ledelse og ansatte til at yde så meget som muligt. Fravær bliver registeret i Workforce Management-systemet ProMark og sender en besked ind på arbejdsformandens skærm. Det bliver brugt som udgangspunkt for en samtale med medarbejderen
Antallet af medarbejdere er afstemt efter, hvor mange fisk, der kommer ind. Mange fisk er ferske, når de bliver landet, så hvis bare en af de ti medarbejdere i en produktion er væk, er det utroligt mærkbart for os, siger operational purchaser Johan Berthelsen.
Timetal fra systemet er også en aktiv part i produktivitetsforbedringer mellem de mange fabrikker op og ned langs kysten. På ugentlige fabriksmøder diskuterer driftscheferne afvigelser i timeforbrug, især nøgletal for antal arbejdstimer for et ton fisk er i fokus. Usædvanlige timetal skal forklares, så svagheder kan rettes og gode resultater kopieres.
Timeforbruget er rimelig vigtigt, for det er en af de største poster i vores produktion efter omkostninger til råvarer, siger Johan Berthelsen.
Valide data for beslutninger
Royal Arctic Lines fragtmængde har været for nedadgående, og konstant er Royal Arctic Line under pres for at drive rederiet effektivt.
De timetal, der kommer ud af systemet står ikke alene, når virksomheden skal udvikles. I stedet er data et supplement til ledelsesbeslutningerne. Systemet giver hun en lille del af æren for bevidstheden om nødvendigheden af effektiviseringer.
Tallene giver et indspark til frugtbare diskussioner. På tavlemøder tænker medarbejderne højt med deres nærmeste leder om forbedringer. Her er valide data fødselshjælper for procesoptimering. Fordi alle stoler på tidsregistreringen, springer medarbejdere og ledelse direkte ind i overvejelser om hvordan produktionen kan effektiviseres.
Kunsten er at gøre tallene forståelige for medarbejderne. Så stiller de spørgsmål, som bliver diskuteret, og man kan tage fat og finde en løsning, siger Helena Rotvig Kristiansen.
Fremover vil Royal Arctic Line øge brugen af Workforce Management-systemet til at belyse de enkelte aktiviteter i land, så hver arbejdsopgave bliver gjort effektiv.
Fremtiden byder på mere stringent opgavestyring, hvor vi kan dokumentere, hvad vi bruger vores tid på. Vi skal have yderligere integration med opgavestyring og bruge Workforce Management som et ledelsesværktøj, siger Helena Rotvig Kristiansen.
