Skiftplanering kan vara en komplex och tidskrävande uppgift men nu finns det ännu mer hjälp att få. Med hjälp av artificiell intelligens (AI) kan ni få serverat ett utkast till den optimala skiftplan som möter både företagets och de anställdas behov.

De flesta som arbetar med skiftplanering vet att det kan vara en komplex uppgift att göra en plan för medarbetarnas arbetstid som är sammanhängande. Ju fler anställda och arbetspass ett företag har att planera, desto fler alternativ finns det att göra en optimal skiftplan.

Målet är att göra en plan som på bästa möjliga sätt utnyttjar medarbetarnas totala arbetstid samt säkerställer att det varken är för många eller för få medarbetare på jobbet. För många medarbetare på jobbet medför onödigt höga lönekostnader medan för få medarbetare kan påverka produktionen och/eller försäljningen negativt – och företaget kan eventuellt tvingas till övertidsarbete av de närvarande medarbetarna.

För att skapa den optimala planen måste företaget ta hänsyn till:

• Behovet av arbetskraft: Vad är det aktuelle behovet av arbetskraft vid specifika tidpunkter under dagen/perioden i förhållande till de uppgifter som måste lösas och vilka kvalifikationer är det behov av
• Arbetstidsregler: Det är viktigt att följa gällande arbetstidsregler, överenskommelser och lokala avtal som t.ex. 11-timmars regeln och antalet arbetade timmar per vecka. Brott mot dessa regler kan leda till böter
• Medarbetarnas önskemål om arbetstid: T.ex. senare starttid eller tidigare sluttid. Likaså ledighetsönskemål så som semester och fridagar

Våra verktyg för schemaläggning hjälper företag att skapa den optimala planen med minskad administrativt arbete. De hjälper till att säkerställa att rätta medarbetare är tillgängliga i förhållande till företaget behov – och håller reda på arbetstidsregler och de många andra element som påverkar planeringen.

Nu tar vi nästa steg genom att inkludera artificiell intelligens i planeringen.

Lät ProMark göra det bästa utkastet till en plan

Artificiell intelligens är på väg in i flera branscher, produkter och tjänster. AI-teknologin gör det möjligt för IT-system att utföra arbetsuppgifter som vanligvist kräver mänsklig intelligens – men snabbare och bättre.

Vi har ingått ett samarbeta med konsultfirman Datapult om att utveckla och utnyttja AI för att optimera skiftplaneringen ytterligare.

Med artificiell intelligens kan den planeringsansvarige presenteras för ett utkast till en plan som tar hänsyn till prognos, arbetstidsregler och medarbetarnas kvalifikationer och önskemål. Det sparar den planeringsansvarige arbetet med att fördela arbetspassen bland medarbetarna – vilket resulterar i ett ännu snabbare och enklare sätt att göra den bästa bemanningsplanen i förhållande till behoven.

Så här funkar AI i ProMark

Med automatiserat skiftplanering i ProMark börjar planeraren med tom plan och definierar de specifika behoven (arbetspass) som måsta täckas av medarbetarna under perioden.

Därefter arbetar ProMark i några minuter med att göra ett stort antal simuleringar och presentera ett utkast till den bästa planen baserad på följande parametrar:

• Anställda
• Kvalifikationer/kompetens
• Teams/avdelning/grupp
• Behov (demands) indelade i arbetspass
• Prognos
• Arbetstidsregler för den enskilde medarbetaren (medarbetarkategori) samt möjlighet att tillgodose ’oskrivna regler’ som t.ex. att 5 arbetsdagar måste efterföljas av 2 fridagar och om man jobbar sent en fredag så får man inte börja tidigt på måndagen.
• Frånvaro (planerad semester/fridagar)
• Tillgänglighet (medarbetarnas önskemål för arbetstid definierad via portalen eller på mobilen)
• Historik från tidigare perioder i form av de faktiska in- och utstämplingar i ProMark som säger något om avvikelser i förhållande till det som var planerat

ProMark vill automatiskt finna den ultimata balansen för att täcka behoven av bemanning utifrån planerad produktion/prognos eller budget och samtidigt uppfylla så mycket av medarbetarnas önskemål som möjligt. Det gör det enklare för planeraren att besluta vilka önskemål som kan tillmötesgås och vilka som måste avvisas.

Därefter kan den förslagna skiftplanen godtas och läggas ut till medarbetarna.

Detsamma gäller naturligtvis också om/när planen senare måsta ändras om på grunn av sjukdom eller oväntade spetsbelastningar. Här kan det också vara svårt att finna den bästa anpassningen av den ursprungliga planen, men ProMark gör snabbt ett förslag till en ny plan.

AI-optimerat skiftplanering höjer effektiviteten

AI i skiftplaneringen har stor potential att effektivisera planeringen ytterligare och säkerställa ännu bättre användning av arbetskraften. Det innebär att företaget kan:

• Spara administrativ tid för planeraren som kan användas på andra värdeskapande uppgifter
• Minska över- och underbemanning, övertidsbetalning och samtidigt säkerställa att rätt kvalifikationer är närvarande i förhållande till de arbetsuppgifter som måste utföras
• Undvika att bryta mot arbetstidsregler som eventuellt kan leda till böter
• Snabbt finna den mest optimala anpassningen av planen vid oväntade ändringar som t.ex. sjukdom
• Ge de anställda större inflytande på när de önskar arbeta och samtidigt kunna uppfylla så många önskemål som möjligt

Önskescenariot för de flesta företag är att ha skiftplaner som alltid är i perfekt balans – och det kräver bra data. Här är AI den tekniken som gör det möjligt att utnyttja och analysera data i realtid, så att företaget istället kan fokusera på att skapa resultat

Vill ni med på utvecklingsresan?

AI är ett fokusområde vi vill utveckla ännu mera – både i förhållande till skift- och bemanningsplanering, men också när det gäller att automatisera planeringen av medarbetare för specifika arbetsuppgifter.

Om ni vill ingå i ett aktivt samarbete med oss kring vidareutveckling av AI-funktionalitet, då kontakta oss.