Effektiv bemanningsplanering ligger högt på företagens dagordning. Med ProMark digitaliserar Brdr. Hartmann processen för auktion och byte av arbetspass. Det minskar både administrativ tid och ökar flexibiliteten.

Brdr. Hartmann A/S är en av världens ledande producenter av gjutna fiberförpackningar framställda av återvunnet papper, till exempel av gamla tidningar och tidskrifter. Den primära produkten är äggkartonger, men företaget tillverkar även förpackningar för frukt, elektronikprodukter och hushållsapparater.

På den danska fabriken i Tønder kör maskinerna i produktionen och tryckeriet – som producerar olika printlösningar – 24 timmar om dygnet, 365 dagar om året. De 300 medarbetarna är fördelade på fem skiftlag. De har ett rullande skiftschema som planeras ett år i taget och schemat läggs av den ansvarige arbetsledaren för respektive skiftlag.

Komplex planering

Att skapa arbetsplaner för så många medarbetare är ett komplext och tidskrävande pussel. Brdr. Hartmann har därför under flera år använt vår tidigare modul för bemanningsplanering som stöd i planeringsarbetet.

När det slutliga schemat är färdig och publicerad kan den enskilda medarbetaren se sin arbetsplan på intranätet och planen finns även tillgänglig i pappersformat.

Men det är en sak att planera ett schema och något helt annat att implementera det. På ett tillverkande företag som Brdr. Hartmann sker fortlöpande förändringar i efterfrågan som antingen ökar eller reducerar behovet av medarbetare. Självklart händer det även att medarbetare blir sjuka. Det är därför nödvändigt att vara flexibel så att produktionen alltid kan säkerställas.

Schemaändring hanteras idag på papper

Schemaändringar hanteras idag via telefon eller med hjälp av penna och papper. När en arbetsledare får in en sjukanmälan från en medarbetare, hänger hen upp en lapp med de extra skiften på driftskontoret och i kontrollrummet. Här kan medarbetarna orientera sig om lediga skift och anmäla sitt intresse för de skift som de skulle vilja ta. Samma procedur gäller om en ökad produktion leder till att man behöver kalla in extra personal.

I slutänden är det dock den aktuella arbetsledarens och kontrollrumsmedarbetarens ansvar att hitta personal till det eller de aktuella datumen. Så i akuta lägen eller om skiften inte kan täckas i tid av de övriga medarbetarna i teamet, måste arbetsledaren börja ringa runt.

Det är tidskrävande att ringa runt och kalla in medarbetare, en uppgift som snabbt kan timmar i anspråk varje gång. Dessutom måste arbetsledaren säkerställa att det är “rätt typ av medarbetare” som kallas in till jobbet, berättar Jan Andreasen som är projektledare på IT-avdelningen och ansvarig för ProMark-projektet.

Vilotidsregler och muntliga avtal innebär utmaningar

Idag är det upp till medarbetaren själv – och självklart även den aktuella arbetsledaren – att hålla ordning på vilotid, antal arbetsdagar i rad o.s.v. Och det innebär ibland en del utmaningar. Om en medarbetare har exempelvis fyra extra dagskift under loppet av de sex lediga dagar som normalt följer efter nattskiften, måste den personen stanna hemma den sjunde dagen (det skift medarbetaren ursprungligen skulle ha med sitt eget lag). Och så står chefen plötsligt med en medarbetare mindre – utan att detta har varit planerat eller förutsett.

Dessutom upplever Brdr. Hartmann även utmaningar när medarbetarna byter skift inbördes. Det sker nämligen ofta genom muntliga överenskommelser medarbetarna sinsemellan. Om medarbetarna inte kommer ihåg att informera sin arbetsledare om ändringarna eller om arbetsledaren missar att registrera dessa eftersom hen får informationen muntligt i förbifarten, förloras överblicken över vem som egentligen har ett givet skift lätt.

Digital process för erbjudanden om skift och skiftbyten i fortsättningen

För att optimera bemanningsplaneringen – och inte minst hanteringen av avvikelser – inledde ProMark och Brdr. Hartmann för ca två år sedan ett nära samarbete kring en digitalisering av processen för auktion och byta av arbetspass.

Genom en rad workshops med representanter från ”båda läger” har vi fortlöpande diskuterat, kvalificerat, utvecklat och testat behov av och önskemål på funktionalitet. Detta har resulterat i en rad förbättringar i form av ökad möjlighet för medarbetarsjälvbetjäning, nära integrerad med bemanningsplanering och mobilappen. Brdr. Hartmann uppgraderar därför till senaste version av ProMark.

Ökad självbetjäning för medarbetarna

Smartphonen blir därmed viktig i kommunikationen med medarbetarna framöver.

Den ger alla medarbetare enkel åtkomst till att se sina egna arbetstider samt egna saldon på semester och flextidskonton. Vid eventuella ändringar meddelas berörda medarbetare via påminnelser.

Medarbetaren kan själva ange önskemål om semester och ledighet, vilket även avspeglas i ProMarks planeringsverktyg när planerna läggs. Den aktuella arbetsledaren kan också snabbt avgöra om önskan kan beviljas eller måste avvisas.

Sist men inte minst kan medarbetaren via sin mobiltelefon se när det finns lediga arbetspass – och kommer endast att kunna se de arbetspass hen lagligt kan ta på sig i förhållande till gällande vilotidsregler. Därmed slipper medarbetarna själva hålla ordning på detta. Appen ger även medarbetarna möjlighet att byta arbetspass och lägga ut egna arbetspass till försäljning.

Appen – där det händer!

Användning av mobilappen kommer att vara frivillig. Det finns dock en tydlig förväntan om att den stora majoriteten av medarbetare kommer att börja använda detta alternativ istället för portalen.

Smartphonen blir ett viktigt redskap för oss och där det kommer att hända, berättar Jan. Om man som medarbetare är intresserad av att få extra skift kommer man inte att kunna klara sig utan appen.

Med den moderniserade lösningen får Brdr. Hartmann en gemensam plattform där skift kan skapas, granskas, tilldelas och ev. raderas igen om en medarbetare kommer tillbaka tidigare än förväntat efter sjukdom eller om det sker en nedgång i produktionen. Det ger en mycket bättre online överblick, möjlighet till snabbare omplanering i samband med ändringar och därmed ökad flexibilitet och smidighet.

Vi ser fram mot att få ett system som hjälper våra fem skiftlag att skapa sig en samlad överblick över bemanningen – utan muntliga överenskommelser och små gula lappar överallt, säger Jan.

Hos Brdr. Hartmann förväntar de sig att kunna spara i genomsnitt en halv- till en timme på administration varje dag och uppnå en även effektivare produktion

För ett tillverkande företag som vårt är det viktigt att hela tiden kunna anpassa vår produktion efter efterfrågan. Det kräver en flexibel IT-lösning och det får vi med uppgraderingen av ProMark och implementeringen av smartphonelösningen, avslutar Jan.