En grundligt utförd förstudie är en viktig förutsättning för en framgångsrik implementering av Workforce Management lösningar. Men vad är egentligen en förstudie? Och vad måste du vara extra uppmärksam på för att lyckas? Få goda råd om hur du skapar en bra förstudie och ett användbart business case baserat på vårt samarbete med Aarsleff.

Med en bra början är halva jobbet gjort. Så lyder ett gammalt ordspråk som fortfarande är högst relevant.

Ett påstående vi verkligen instämmer i på ProMark. Och vi eftersträvar ett aktivt samarbete med våra kunder. Våra erfarenheter visar nämligen att ju bättre vi känner våra kunder och förstår deras affärsmässiga förutsättningar och interna processer, desto bättre rustade är vi att implementera en lösning som stöder verksamhetens behov – utan att behöva göra om för att sedan förhoppningsvis göra rätt.

Därför inleder vi alla våra implementeringsprojekt med en förstudie.

Vad är en förstudie?

En förstudie är i grund och botten en grundlig genomgång av kundens miljö och av förhållanden som är av betydelse för lösningen. Det är ofta en kombination av observationer, undersökningar och intervjuer som bidrar till en beskrivning som är så nära ”kundens verklighet” som möjligt.

På ProMark följer vi en beprövad och dokumenterad projektprocess som har utvecklats mot bakgrund av erfarenheter från flera hundra projekt. Förstudien är en central del i denna process. Syftet är att garantera kvalitet, kontroll och infriande av förväntningar – och därmed snabb framgång och upplevde kundnytta i samband med implementering av Workforce Management.

Rent praktiskt sker det genom att en eller flera av våra konsulter besöker företaget för att bättre kunna förbereda implementeringen av lösningen. Syftet med besöket är att:

• Dokumentera de förutsättningar som gäller för installationen
• Träffa de personer som kommer att vara delaktiga i projektet och den efterföljande förvaltningen och användningen av lösningen. Vilka är deras problem? Var ser de möjlighet till förbättringar?
• Få fullständig kontroll över avtal och lokala överenskommelser så att systemet kan leverera fullständigt korrekt underlag till lön
• Diskutera de IT-mässiga och funktionella kraven med kunden. Var ser de för utmaningar i samband med implementeringen och var förväntar de sig att uppnå?
• Kartlägga de nuvarande (as is) och framtida (to be) arbetsflödena i förhållande till registrering av tid på projekt för att synliggöra skillnaderna. Kartläggningen bildar underlag för en gap/fit-analys
• Stämma av förväntningar med kunden i relation till resurser, business case o.s.v. Vilket syfte är projektet avsett att fylla? Varför genomförs det?

Förstudien ger sålunda möjlighet att se de dagliga rutinerna i praktiken – och gärna både inom produktion, löneadministration, planering o.s.v. – och skapar en god överblick över befintliga system, affärsprocesser, procedurer och arbetsflöden.

Case: Digitalisering av byggarbetsplatsen hos Aarsleff

Bygg- och anläggningskoncernen Aarsleff har under flera år arbetat med att effektivisera sina processer med hjälp av digitalisering.

Som ett led i denna optimering har Aarsleff och ProMark ingått ett partnerskap om att utveckla en specialiserad lösning för datainsamling direkt på byggarbetsplatserna. Lösningen innebär att de nuvarande fysiska timlistorna, vilka är avgörande för kontrollen av gällande avtal och regelverk samt avlöning av medarbetarna samt uppföljning på projekt, kommer att ersättas av en digital lösning som är fullt integrerad med bakomliggande system.

De timavlönade medarbetarna kommer via surfplattor själva att registrera sin tid fördelat på projekt liksom även milersättning, tillägg, traktamente och frånvaro. Samtidigt får förmännen möjlighet att korrigera och godkänna registreringar samt ansvara för att alla erforderliga data är registrerade i förhållande till exempelvis projekt/aktiviteter, maskiner, milersättning och väntetid. Och all data överförs automatiskt enligt definierade lönearter och projekt & aktiviteter till en lönejournal projekt- och lönesystem.

Fokus på involvering av slutanvändare – en förstudie i praktiken

Beskrivningen av lösningen har föregåtts av flera månaders grundlig analys utförd i nära samarbete med Aarsleff. Förstudien skulle nämligen i detta fall både täcka en plan för utveckling av ny funktionalitet och själva implementeringen. För att säkerställa exakta arbetsprocesser och tillgodose önskemål om och krav på funktionalitet från alla relevanta avdelningar inom företaget pekade Aarsleff ut ca 25 medarbetare som representerade tre affärsområden (Bygg & anläggning, Rörteknik och Pålning) som skulle delta i en arbetsgrupp. Från ProMark deltog flera konsulter och lösningsarkitekter.

Detta är det första IT-projekt hos Aarsleff som når ut så brett och påverkar så många medarbetare inom hela organisationen, berättar Ulla Boel Bergholt, projektledare på Aarsleff. Därför har vi lagt stor vikt vid att få rätt personer involverade i projektet redan från början – både de som kan processerna och de som kan fatta beslut.

Kravspecifikationen tog i första hand avstamp i input från löneavdelningen. Här var det primära fokus att skapa överblick över den funktionalitet som krävdes i förhållande till själva löneberäkningen.

Därutöver inkluderades även förmännen som arbetar närmast de anställda och därmed har en praktisk ingångsvinkel till det operativa arbetet och hur det fungerar ”ute på golvet”, in i processen. Detta gav ytterligare värdefull input i förhållande till val av användargränssnitt, administration av medarbetare och godkännande av projektrapporter.

Avslutningsvis har förstudien även kartlagt behoven i relation till integrationen till Aarsleffs befintliga systemlandskap (koncernens affärs- och lönesystem), liksom data som ska kunna producera ut från systemet i form av rapporter som ska ligga som underlag för aktiv och korrekt styrning av verksamheten samt intuitiva beslutsunderlag.

Genom att involvera alla relevanta intressenter har förstudien belyst hur nuvarande och framtida processer för tidsregistrering kan stöttas optimalt och definierats projektets omfång och komplexitet. Båda dessa faktorer bidrar till att säkerställa en gemensam referensplattform i projektet framöver och har skapat ett underlag för utarbetandet av en realistisk tidsplan för utveckling och implementering av lösningen.

Ett användbart business case

Vinsterna i att digitalisera all rapportering tycks direkt uppenbara. En automatisering av processen för tidsregistrering kommer att eliminera behovet av manuella registreringar och beräkningar, minimera risken för fel och därmed reducera resursförbrukningen – både i förhållande till de anställda, förmännen och i löneadministrationen.

Men hur beräknar man det konkreta värdet av ett sådant projekt? Och är det meningsfullt i relation till investeringen (ROI)?

Svaret återfinns i projektets business case som har utgjort underlag för beslutet om att genomföra projektet.

Mot bakgrund av föranalysens kartläggning av de nuvarande processerna och arbetsflödena (och använd tid), krav på funktionalitet och förslag på lösning, har Aarsleff identifierat en rad områden där den digitala tidsregistreringslösningen kommer att skapa värde. Tidsbesparingar står för en markant del av vinsten!

• Minskad tidsåtgång på dubbelinmatning av timlistor, kontroll och korrigeringar av fel. Lösningen kommer framförallt ge en stor tidsbesparing i löneadministrationen där Aarsleff förväntar sig kunna halvera den tid som krävs idag
• Bättre kvalitet på registreringarna. Registreringar kan endast göras på aktiva ärendenummer och lösningen beräknar övertid och avrundningar automatiskt. Det underlättar registreringen för de timavlönade och reducerar behovet av uppföljning och korrigeringar
• Automatisk process för godkännanden med möjlighet att ställa in flera godkännandenivåer och definiera representanter
• Bättre överblick och flera detaljer eftersom statistik och rapporter blir snabbare tillgängliga
• Modern och skalbar lösning med goda utvecklingsmöjligheter
• Robust IT-stöd av löneprocessen

Business caset som rättesnöre

Enligt Ulla Boel Bergholt tar organisationen emot den kommande lösning med öppna armar och stödet är stort. Projektet implementeras i faser. Fas 1 förväntas tas i drift i september 2017, medan fas 2 levereras successivt med sex milstolpar fram till januari 2018.

Men hur säkerställer man att de identifierade vinsterna även kan realiseras? Här kan business caset med fördel användas som ett rättesnöre så att projektet styrs utifrån de affärsmässiga förutsättningarna och blir framgångsrikt – sett både ur vårt och kundens perspektiv.

Vi rekommenderar att man pekar ut 5–6 mycket konkreta mätetal för ett projekt. Dessa mätningar genomförs efter att systemet har tagits i drift och användarna har börjat använda lösningen.

Enligt Steen Guldborg, som är IT-chef på Aarsleff, är just vinstrealiseringen mycket viktig:

I alla större IT-projekt ställer vi krav på att vi inom ett år efter att projektet har avslutats ska mäta om vinsterna har realiserats. Därför kommer vi givetvis följa projektet noga.