Fysiska tidrapporter till insamling av arbetstiden för den flexibla arbetskraften är fortfarande utbredd på många företag. Det är inte bara tidskrävande, men kan också vara källan till båda fel och förseningar. Det finns därför många fördelar med också att digitalisera tidsinsamlingen för dem.
Många av våra kunder känner till utmaningen: De behöver extra arbetskraft för en kortare eller längre period på grund av semester, sjukdom, orderingång, säsongsvariationer eller andra toppbelastningar. Lösningen är ofta att använda frilansare, tillfälliga arbetare, externa konsulter eller andra externa resurser, som kan kallas in när behovet uppstår.
Enligt Dansk Erhverv har det aldrig funnits så många tillfälliga arbetstillfällen inom det privata näringslivet, vilket speglar att ekonomin går bra. Det är speciellt produktions-, lager- och logistikföretag samt bygg- och anläggningsföretag som använder timanställda. Men tillfälliga anställningar blir också mer utbredd inom hälso- och administrationssektorn.
Dessutom ser många av våra kunder också att dagens arbetskraft är mer flexibel. En ständigt ökande del av arbetskraften väljer nämligen att ersätta det fasta heltidsarbete med en flexibel, tillfällig anställning – också kallat ’the gig economy’.
De externa resurser representerar en flexibel arbetskraft som kan justeras upp och ner enligt den nuvarande situationen – och lönen blir sålunda en variabel kostnad för arbetsgivaren.
Exakt insamling av timmar är viktig
När företag använder externa resurser, betalar de en fast tariff per timme till medarbetaren eller bemanningsföretaget/konsultbyrån. Det finns därför ett behov av att samla in det exakta antalet timmar eftersom de utgör grunden för löneutbetalningen eller byråns fakturering av företaget.
På många företag sker den pågående tidssamlingen med användning av fysiska tidrapporter som medarbetaren fyller i och skickar till företaget eller bemanningsföretaget/konsultbyrån. Det är inte bara dyrt och tidskrävande. Det kan också vara källan till båda fel och förseningar. Därför finns det många fördelar med att digitalisera tidsinsamlingen för den flexibla arbetskraften.
ProMark håller reda på timmarna
Om du som företag har behov av att kalla in extra resurser kan det vara riktig förnuftigt att skapa dem som medarbetare i eran ProMark-lösning.
Genom att skapa en speciell kategori i ProMark kan de externa medarbetarna registrera kommit/gått via samma användargränssnitt som företagets övriga anställda t.ex. mobiltelefon, terminal eller pc. I samband med löneförberedelserna särskiljs de externa medarbetarna i ett separat underlag. Timöversikten utgör grunden för löneutbetalningen eller kan skickas till en extern byrå som fakturerar er på denna grund och säkerställer utbetalning av lön till medarbetaren.
På det sättet kan ni undvika att bli fakturerat på felaktiga grunder, t.ex. att betala för många timmar och/eller att betala fel timlön i förhållande till det utförda arbetet.
Case: ProMark underlättar administration av tillfälliga arbetare på Easyfood
Easyfood är en dansk tillverkningsindustri som producerar kvalitetsbakverk för convenience-segmentet, inklusive Starbucks, McDonald’s, Circle K, 7-eleven och Coop.
Easyfood har runt 160 anställda på deras fabrik i Kolding, som arbetar i 3-skift. De har i genomsnitt 30 tillfälliga arbetare per vecka för att skulle kunna upprätthålla produktionen i samband med sjukdom och i perioder med toppbelastning. De tillfälliga resurserna kommer just nu från två 2 olika bemanningsföretag.
Alla tillfälliga arbetare är skapad i ProMark utifrån de medarbetarnummer vi fick från byråerna. Medarbetarna stämplar ’kommit’ och väljer sedan avdelning via en terminal när de dyker upp – precis som alla våra fasta anställda – och kan byta avdelning(ar) under arbetsperioden när uppgifterna förändras, berättar Bjarne Hansen, löneadministratör på Easyfood.
Easyfood har använt ProMark sedan januari 2016 – också till de tillfälliga medarbetarna. Före ProMark registrerades alla timmar på fysiska timsedlar. Nu drar Bjarne varje vecka en kvittolista från systemet som skickas till bemanningsföretagen. Listan utgör grunden för byråernas fakturering av timmar.
ProMark sparar oss mycket tid, fortsätter Bjarne. Vi har blivit av med sedlar som är svåra att läsa, blir försenad eller försvinner, och själva beräkningsdelen på lön och tillägg är redan klar. På så sätt får vi snabbt en enkel data basis för byråerna.
Bjarne kan nu hålla jämna steg med att de fakturerade timmarna är korrekta jämfört med kvittolistan, så Easyfood inte betalar för fel antal timmar. Dessutom gör han slumpmässiga stickprov på löneslippar i förhållande till övertid, tillägg, pension osv. för att säkerställa att de tillfälliga medarbetarna får den korrekta lön jämfört med det arbete de har levererat. Även kontroll att 11-timmarsregeln följs kan göras i systemet.
En annan liten sidofördel av att använda ProMark är att vi alltid har koll på hur många anställda som är på jobbet. Det skulle vara en stor fördel om vi var tvungna att evakuera fabriken, slutar Bjarne.
Vinster ved digital insamling av arbetstider
En digital lösning som ProMark gör fördelar för båda medarbetarna, företaget och bemanningsföretaget/konsultbyrån:
- Lätt för den enskilda medarbetaren att registrera de timmar hen arbetat
- Korrekt insamling av timmar (kommit/gått-registrering) i en automatiserad process
- Medarbetaren får den lönen, hen har rätt till efter överenskommelse (genom att skapa dem i lämpliga medarbetarkategorier i ProMark)
- Medarbetaren får lönen i tid – utan fel och förseningar
- Snabbare faktureringsunderlag
- Transparens och möjlighet till att följa upp om antal timmar stämmer i förhållande till faktura från bemanningsföretaget/konsultbyrån
- Tillit till att data – och därmed löneutbetalningen – är korrekt
Om företaget har behov av att kunna planera arbetstid och aktiviteter för den flexibla arbetskraften, kan ProMark också hantera detta. Och den enskilda medarbetar har åtkomst till sitt schema via portal eller mobil.
Medarbetarna kan också registrera eget tidsförbruk på de projekt eller produktionsorder de arbetar på – exakt som företagets fasta anställda. Det ger överblick över framsteg på aktiviteter och aktuella data till pågående uppföljning och optimering.
Med ProMark kan företaget effektivisera administrationen av den moderna arbetskraften och lätt anpassa de tillgängliga resurserna till företagets behov – samtidig som överenskommelser, arbetstidsregler och budget följs.
