Får internationella koncerner ut tillräckligt med värde ur lokalt förankrade Workforce Management-system för tidredovisning och bemanningsplanering? En undersökning visar nya aspekter av fördelarna med en internationellt dimensionerad Workforce Management-lösning i form av stärkt uppföljning, högre medarbetarengagemang och ökad medarbetaremobilitet.

Internationella koncerner har nu flera års erfarenhet av digitala lösningar för tidredovisning och bemanningsplanering bland företagets anställda.

Många av lösningarna kännetecknas av en portfölj av olika och landspecifika system som endast har utvecklats och implementerats för att uppfylla ramvillkoren på arbetsmarknaden i det aktuella landet.

Det betyder rent konkret att det är både dyrare och mindre flexibelt att arbeta med lokala Workforce Management-system än att ha en gemensam och internationellt dimensionerad lösning för hela koncernen.

Med flera lokala lösningar blir det också mycket svårare för företaget att rapportera trovärdig och enhetlig ledningsinformation om hur produktiviteten utvecklas och att utveckla rättvisa processer för uppföljning över landsgränser och produktionsställen.

Dessa fördelar – och andra – har vi tidigare gått igenom i fyra fördelar med en internationell Workforce Management-lösning.

Vi har därefter bett en amerikansk Workforce Management-expert samt några erfarna användare av ProMark att titta närmare på dessa fyra fördelar och ge sin personliga bedömning av dem.

Återkopplingen från dessa vittnar om en generell enighet kring de fyra fördelarna kompletterat med ett par intressanta iakttagelser.

Högre medarbetarengagemang och bättre uppföljningsprocesser

Jämförbar ledningsinformation och synergierna med en gemensam internationell Workforce Management-plattform toppar listan som de två viktigaste fördelarna.

Amerikanska Mollie Lombardi är expert och forskare inom Workforce Management. Rent generellt bedömer hon att internationellt jämförbar ledningsinformation är den viktigaste av de fyra fördelarna:

Det är förstås beroende av betraktarens ögon. Men sett med medarbetarnas ögon är det ytterligare en fördel att synliga data inom hela koncernen skapar en betydligt mer engagerande arbetsupplevelse för alla.

Hennes amerikanske studie från Aptitude Research Partners pekar på att organisationer med synliga produktivitetsdata för arbetsstyrkan över landsgränser och produktionsställen är markant mer benägna att indikera högre medarbetarengagemang än genomsnittet för branschen. Samtidigt indikerar organisationerna även att de har en betydligt lägre personalomsättning än organisationer utan denna grad av synlighet.

Ulla Amtoft är HR-manager på Coor Service Management, som är en nordisk facility management-leverantör. Hon instämmer också i att det är en fördel att ha ett enhetligt underlag för jämförelser och tillägger:

Ett enhetligt underlag för jämförelser ger bättre möjligheter för utveckling av uppföljningsprocesser.

Uppföljning är ett mycket centralt element i Workforce Management. Det är centralt för medarbetarnas engagemang och uppbackning för datainsamlingen och för att ändra på icke ändamålsenliga eller olämpliga förhållanden som minskar företagets produktivitet.

I denna kontext anser löneadministratören Maria Gheorghe från livsmedelsföretaget KLS Ugglarps att det finns en nära koppling mellan nyckeltal och lärdomar:

Att chefer kan jämföra nyckeltal är också viktigt för att de ska kunna lära sig av varandra och förbättra lokala förhållanden.

Samma system ökar den globala medarbetarmobiliteten

En gemensam plattform och samma ”språk” inom Workforce Management gör en internationell utrullning och implementering av system och processer betydligt smidigare när systemet först har tagits i bruk i ett land.

Ulla Amtoft från Coor framhäver samtidigt fördelarna med enklare integration och anpassningar till andra system på företaget:

Det är enklare att implementera nya system om systemet har använts i ett annat land inom koncernen. Det innebär att man redan har samlat på sig erfarenheter och känner till behoven av anpassningar till andra system.

En annan och mycket viktig poäng kommer från Steinar Gundersen hos Aker Solutions. Han står i spetsen för hanteringen av koncernens datainsamlings- och informationssystem som ProMark och SAP. Han anser:

När medarbetare flyttar från ett land eller en produktionsplats till en annan är det en stor fördel att de möts av samma systemlösningar. Det gör oss flexibla i utförandet av arbetet.

Hans poäng är att koncernens specialister och experter snabbare kan ingå i arbetsprocesserna och använda systemen på samma sätt som alla andra, oavsett om en given beställningsproduktion sker i Norge eller Angola.

Lägre kostnader, mindre administration

Pålitliga Workforce Management-lösningar är komplexa system som samlar in och bearbetar organisationens löne- och produktivitetsdata i förhållande till gällande regler, överenskommelser och lokala avtal på arbetsmarknaden.

Därför är det också endast ett fåtal leverantörer som kan leverera en internationellt dimensionerad Workforce Management-lösning som kan rymma flera länders lokala arbetsmarknadsförhållanden.

ProMark är en professionell Workforce Management-lösning som är utformad för att hantera och optimera både lokala och internationella processer för tidredovisning och bemanningsplanering oavsett lokala ramvillkor:

Våra betydande investeringar i produktutveckling och kontinuerlig input från våra kunder innebär att vi kan erbjuda en internationellt skalbar Workforce Management-lösning där systemets komplexitet i ”motorn” har omsatts till användarvänlig datainsamling, administration och ledningsrapportering över landsgränser och produktionsställen, berättar Torkel Olrik, CEO, ProMark.

Funderar ni på att byta er nuvarande lösning för tidredovisning och bemanningsplanering i hela eller delar av koncernen är det en bra idé att gå igenom koncernens avtal och kostnader för lokala system.

Det visar sig ofta att de totala IT-kostnaderna för de enskilda ländernas system och supportavtal är högre än de totala kostnaderna för en centralt administrerad och internationellt skalbar Workforce Management-lösning.

Om fördelen av ett centraliserat och skalbart IT-kontrakt och styrning säger Steinar Gundersen:

Standardisering av applikationer förenklar besluten och man kan uppnå stordriftsfördelar.