Det går att uppnå stora vinster inom HR-administrationen genom att implementera tid- och frånvaroregistrering via mobila enheter, till exempel smarta telefoner och surfplattor. Att göra användaren delaktig tidigt och testa systemet noga är avgörande för en framgångsrik implementeringsprocess. Det anser chefen för HR-administrationen vid ett av Europas största jordbruksföretag, DLG, som här ger fem goda råd för att lyckas med implementeringen.
Förenklad HR-administration samt möjlighet att fatta snabbare och mer korrekta beslut i samband med logistikplaneringen. Detta var de viktigaste argumenten för att införa mobil tidregistrering för de 112 lastbilschaufförerna inom DLG-koncernen.
Framöver ersätts de manuella tunga tidregistreringsprocesserna med digital inmatning av närvaro, arbetstid, frånvaro och övertid via chaufförernas surfplattor.
Den här registreringen utgör underlag för automatiserad löneberäkning och validering enligt gällande överenskommelser och avtal som upprättats i ProMark.
I den här videon berättar chefen för HR-administration, transport- och planeringschefen samt en lastbilschaufför hur mobil tid- och frånvaroregistrering eliminerar de manuella processerna och underlättar arbetstidregistreringen för alla.
Chaufförerna har välkomnat den nya lösningen, eftersom den gör det enklare att registrera arbetstiden och säkerställer att löneuträkningen fungerar korrekt.
Fem goda råd för framgångsrik implementering
Flera års erfarenheter av HR-digitalisering och Workforce Management har visat att nyckeln till framgångsrik implementering av mobil tidregistrering är att göra användarna delaktiga tidigt genom en öppen och ärlig dialog samt att testa olika scenarier.
I samband med implementeringen framhåller DLG:s chef för HR-administration, Søren Bjerrum Bentzen, även vikten av att avsätta den tid som krävs för implementeringen när löneberäkningsunderlaget är komplicerat:
Vår löneberäkning är mycket komplicerad när det gäller överenskommelser och lokala avtal. Vi har varit mycket noga med att det inte får förekomma fel i löneberäkningarna, så att det inte ska uppstå misstro till systemet bland slutanvändarna.
Hans råd till andra är därför:
#1 Se till att det finns ett bra business case
Vilka är fördelarna? Hur skapar förändringen värde?
#2 Involvera ledare och medarbetare
Medarbetarna har ofta bra förslag på hur systemet kan ställas in. Därför är det viktigt att göra dem delaktiga tidigt i processen. När ledarna och medarbetarna är delaktiga bidrar det till att tidregistreringen upplevs som enkel och smidig.
#3 Tydlig och öppen kommunikation kring mål och process
Enskilda medarbetare kan uppfatta tidregistrering som något negativt. Detta måste företaget acceptera som en förutsättning inför implementeringen. Genom en tydlig och öppen dialog skapas en gemensam förståelse så att förändringen blir meningsfull för den enskilde.
#4 Testa, testa och testa
Go-live ska fungera felfritt. En bra start ger medvind åt implementeringen. DLG har använt följande modell:
- Tekniska tester och utvärderingar bland ett antal utvalda chaufförer
- Tester och utvärderingar av testdata som jämförs med manuellt beräknade resultat
- Tester och utvärderingar av löneberäkning och löneutbetalning med verkliga data hos ett begränsat antal slutanvändare
- Tester och utvärderingar av löneberäkning och löneutbetalning med verkliga data hos ett stort antal slutanvändare
#5 Gör det ordentligt – eller vänta!
När implementeringen har beslutats måste det finnas tid för delaktighet, kommunikation och tester. Alla tre parametrarna är viktiga. Om det inte finns tid för alla tre bör implementeringen skjutas upp till ett tillfälle då det finns tid.
DLG har ett bra business case. Bara omläggningen av de manuella registreringslistorna har gett en betydande tidsbesparing – både för chaufförerna och inom HR-administrationen. Konkreta beräkningar visar att de administrativa processerna minskar med 18 timmar i månaden – eller knappt ett halvt manår årligen.
Och det är inte allt.
Antalet möjliga felkällor reduceras och fel och felbehandlingar kan undvikas – faktorer som inte nödvändigtvis går att mäta i timmar. Ett mer korrekt löneunderlag ger därmed både tillfredsställelse och trygghet åt alla parter.
