För de flesta företag är medarbetarna den viktigaste – och mest kostsamma – resursen man har. Därför är det viktigt att optimera planeringen av medarbetarnas arbetstid så det alltid är sammanhang med uppgifterna som ska utföras. Annars kan det bli väldigt dyrt för företaget!

För de flesta företag är medarbetarna den viktigaste – och mest kostsamma – resursen man har. Därför är det viktigt att optimera planeringen av medarbetarnas arbetstid så det alltid är sammanhang med uppgifterna som ska utföras. Annars kan det bli väldigt dyrt för företaget!

Det kan vara en komplicerad och tidskrävande uppgift att se till att rätt medarbetare är på plats när de behövs – framförallt på företag med många timanställda med flexibla arbetstider och många vikarier. Det finns ofta många element att beakta vid medarbetarplaneringen:

• Medarbetarnas arbetstider och planerad frånvaro som semester
• Arbetstidsregler, kollektivavtal och lokala överenskommelser
• Medarbetarnas kvalifikationer
• Bemanningskrav i förhållande till arbetsuppgifter
• Medarbetarnas önskemål om ändring av arbetstid och/eller semester
• Budgeterade timmar

Får ni allt på plats gällande företagets planeringsprocess kan ni maximera produktiviteten och hålla kostnaderna inom ramarna för budget. Överbemanning eller onödigt övertidsarbete kan får kostnaderna att skena.

Och när man väl har lyckats sy ihop det hela, så kan det plötsligt uppstå ändringar. Det kan till exempel vara ändringar i efterfrågan som antingen ökar eller minskar behovet av medarbetare eller plötsligt uppkommen frånvaro som sjukdom, möten eller liknande. Ändringar som företaget måste reagera på och det helst snarast möjligt.

Effektiv personalplanering är ett måste

Dynamiken i många företags vardag skapar en efterfrågan på effektiv personalplanering i hela organisationen. De vanliga utmaningarna är:

• En personberoende process med manuell hantering skapar behov av enkel och flexibel bemanning för att optimera resurserna
• En central planeringsfunktion utan integrerat systemstöd skapar ineffektivitet och oönskade beroenden
• Ett stort antal timanställda och tillfälliga medarbetare ökar behovet av flexibilitet och möjlighet att kunna flytta runt medarbetarna
• Automatiserade produktionslinjer kräver konstant bemanning och ofta specifika kvalifikationer hos medarbetarna
• Medarbetare som arbetar utanför företagets lokaler innebär att arbetsplanen måste kunna nå ända ut till den enskilda medarbetaren
• Information om avvikelser i förhållande till det som har planerats kommer ofta sent vilket gör det svårt att reagera i tid

Med en digital lösning för personalplaneringen kan företaget skapa en optimal plan med färre resurser. Den ger dessutom en bra utgångspunkt för korrigering vid oväntade händelser när planen har satts i verket.

Flytta planeringen till golvet

Med ProMark får företagen ett modernt verktyg för att flytta ut medarbetarplaneringen ända till den enskilda teamledaren – nära den enskilda medarbetaren. Det ger bättre överblick och möjlighet att effektivisera planeringen.

ProMark erbjuder två planeringsalternativ som kan användas tillsammans:

• Bemanningsplanering baserad på schemacykler och medarbetarnas arbetstider
• Skiftplanering utifrån behovet för arbetskraft (och ev. kvalifikationer), varpå skiften tilldelas relevanta medarbetare

Bemanningsplaneringen utgår från medarbetarnas normala arbetstider. Med en samlad överblick över bemanningen kan den planeringsansvarige enkelt anpassa kom och gå tiderna för den enskilda medarbetaren och byta skift mellan medarbetare innan planerna publiceras. Det gör det därmed lätt att anpassa den fasta arbetsplanen.

I skiftplaneringen byggs planen däremot upp genom att definiera behoven som block av arbetspass som ska täckas av medarbetarna för att skapa det fullständiga skiftschemat. När arbetspassen har fastställts bemannas de med de relevanta medarbetarna – och lösningen håller samtidigt ordning på eventuella krav på medarbetarnas kvalifikationer. Om skiften inte bemannas i samband med planeringen eller om det uppstår lediga skift på grund av sjukdom eller annan frånvaro, kan de erbjudas relevanta medarbetare eller tillfällighetsarbetare.

Verktyget ger även medarbetarna möjlighet till självbetjäning. De har enkelt åtkomst till att se lediga arbetspass som de kan boka och de kan även byta eller sälja sina egna pass. Medarbetarna kan också ange önskemål om semester och ledighet, vilket avspeglas i ProMark, när schemat läggs.

Gemensamt för verktygen är:

• Det är möjligt att planera fler arbetspass på samma dag för medarbetarna – både för samma funktion eller till olika roller som kanske betyder olika lön
• Den tidsmässiga konsekvensen av planen är synlig under resans gång. Det betyder att den planeringsansvarige kan verifiera att tidsåtgången ligger inom ramarna innan planen släpps
• Alla planer sparas och valideras centralt av ProMark, vilket säkerställer att arbetstidsregler följs
• När planen är klar är den tillgänglig för medarbetarna i portalen och på mobilen. Medarbetarna har därmed alltid överblick över sina arbetstider. Vid eventuella schemaändringar kan berörda medarbetare meddelas via påminnelser. Mobilen blir därmed ett viktigt verktyg i kommunikationen med medarbetarna

Win-win för alla parter

Dynamisk personalplanering bidrar inte bara till att öka företagets produktivitet och hålla kostnaderna inom ramarna så att företaget förblir lönsamt och konkurrenskraftigt. Det ökar även flexibiliteten och förmågan att reagera snabbt på ändringar – och det gäller både företaget och medarbetarna.

En win-win-situation för alla parter!

Vinster för företaget

Vinster för medarbetaren

– Mindre administrationstid genom effektivisering av rutinuppgifter – Möjlighet att se den tidsmässiga konsekvensen av en given plan och därmed stram styrning i förhållande till företagets ramar – Besparingar vad gäller lönekostnader (normaltid istället för övertid) – Enkelt att ta hänsyn till medarbetarnas önskemål – Snabb och flexibel omplanering vid avvikelser – Möjlighet att erbjuda lediga arbetspass till tillfälliga arbetare – Alltid uppdaterade och optimerade planer – Onlineöverblick för chefer – Moderna verktyg bidrar till att ge företaget en bättre image som arbetsgivare i relation till den digitala generationen

– Säkerställer att arbetstidsregler följs – Mindre övertid, mindre stress och mindre sjukfrånvaro (främjar balans mellan arbete och fritid (work/life-balance)) – Enklare att få sina önskemål om ändringar eller semester uppfyllda – Självbetjäning uppmuntrar ansvar – Alltid uppdaterade planer – Onlineöverblick för den enskilda medarbetaren