Goda råd om ProMark Business Process Outsourcing från båda sidor av bordet.
Ökad konkurrens kombinerat med en konstant förväntan om att både förbättra produktiviteten och samtidigt minimera kostnaderna sätter många företag under allt större press.
Därför väljer allt fler företag att överlåta ansvaret för en eller flera arbetsuppgifter till en extern affärspartner – även kallat Business Process Outsourcing.
Varför Business Process Outsourcing?
Det kan finnas många skäl till varför företag väljer att outsourca verksamhet. Beslutet kan vara ett strategiskt val i syfte att spara tid och pengar och frigöra interna resurser så att de kan fokusera på och utveckla företagets kärnverksamhet.
Beslutet kan även bero på att företaget befinner sig på en ‘glödhet plattform’ på grund av brist på arbetskraft/kompetens eftersom det antingen är svårt att rekrytera erforderlig kompetens eller att spetskompetens lämnar företaget, alternativt ett behov att få tillgång till den nyaste teknologin utan att själv behöva investera.
Vad är Business Process Outsourcing?
Begreppet outsourcing betyder att företag eller organisationer låter externa leverantörer sköta delar av verksamheten som man tidigare själva har tagit hand om.
Business Process Outsourcing (BPO) är ett delelement av outsourcing. BPO handlar om att överlåta en eller flera (IT-intensiva) affärsprocesser till en extern partner som utför processen utifrån en rad definierade och mätbara performance-parametrar. Exempel på processer som ofta outsourcas är HR, lön, redovisning och call center-/mötesbokningsaktiviteter.
Vissa av fördelarna med att outsourca en eller flera av företagets processer är:
- Ökad flexibilitet och möjlighet att kunna fokusera på företagets kärnverksamhet
- Lägre kostnader och större förutsägbarhet i budgeten
- Tillgång till den senaste teknologin utan att själv behöva investera
- Tillgång till erforderlig kompetens utan att lägga tid och pengar på att rekrytera och lära upp nya medarbetare
- Möjlighet att reducera sårbarhet samt undvika flaskhalsar och för stort beroende av ett fåtal personer inom en rad nyckelområden (t.ex. HR och IT)
Nackdelen med att överlåta uppgifter till en extern leverantör kan vara att företaget förlorar kritisk kompetens om de egna processerna och därmed blir starkt beroende av den externa partnern.
Underlätta vardagen med ProMark-tjänster
På ProMark noterar vi även en ökande aktivitetsnivå hos våra kunder och ett ökat behov av stabilitet vad gäller den IT- och personalmässiga driften och underhållet av de kritiska affärssystemen.
Därför har vi utvecklat ett antal tjänster, som kompletterar kundens resurser och kompetenser och bidrar till att optimera investeringen i ProMark.
HR-avdelningen förlängda arm
Många företag är beroende av ett fåtal personer som kan hantera den löpande justeringen och underhållet av ProMark. Det gör företaget sårbart i samband med frånvaro som sjukdom, semester och när medarbetare slutar o.s.v.
Med superanvändarservice tar vi över rollen som företagens superanvändare och sköter en rad arbetsuppgifter, däribland styrningen av löneförberedelserna så att dataunderlaget för löneberäkningen överförs till lönesystemet vid avtalade tidpunkter.
Superanvändaruppgifterna kan levereras som en fast tjänst där vi tillsammans med kunden definierar vilka uppgifter som ska lösas. Men tjänsten kan även portioneras ut till perioder med hög belastning på företaget, t.ex. i samband med löneberäkningen.
Det ger företaget en stabil beredskap av superanvändare, frigör tid på HR-avdelningen så att de kan ägna tid och kraft åt andra arbetsuppgifter och processer som skapar mervärde och konkurrensfördelar för företaget och vill ofta ge ekonomiska besparingar.
Superanvändarservice hos Carlsberg: Mer tid över åt andra HR-uppgifter
Carlsberg har sedan flera år tillbaka använt ProMark för registrering av arbetstid och frånvaro, bemanningsplanering och ledningsrapportering i syfte att optimera företagets resurser och uppnå produktivitetsförbättringar. Det betyder bland annat att Carlsberg har minskat sin administration i samband med kontrollen av olika kollektivavtal och lokala avtal markant samt fått exakta data för korrekta löneutbetalningar. Lösningen täcker för närvarande 1 500 registrerade användare i Danmark.
Carlsberg har ett Shared Services-center i Polen som supporterar HR och redovisning i hela Europa. Men det är HR-avdelningen i Danmark som administrerar de danska kollektivavtalen.
Carlsberg har nyligen valt att outsourca superanvändaruppgiften för ProMark till oss. Det betyder att vi fortlöpande justerar den befintliga ProMark-installationen, däribland underhåll av närvaroplanering, justeringar av kollektivavtalen i ProMark och kontoinställningar, medan Carlsberg själv sköter de ’dagliga uppgifterna’ som lönekörning. Förutom detta bistår vi även med ad hoc-uppgifter som exempelvis rensning av transaktioner.
Enligt Compensation & Benefit och Payroll Manager Ulla Christophersen är samarbetet framgångsrikt:
Vi har valt att endast överlåta en del av uppgifterna i ProMark, så att vi inte förlorar den interna kompetensen helt. Det är viktigt att vi fortfarande förstår uppsättningen för våra avtal för att kunna arbeta med dem. Annars blir vi för sårbara. I gengäld kan vi utnyttja Mark Informations erfarenhet från andra företag och använda dem för att hitta lösningar på eventuella problem så att vi slipper ägna tid åt det. Samarbetet betyder att vi inte själva behöver ha all kompetens i huset, men samtidigt att vi bevarar kontakten med driften och förståelsen för varför saker och ting kanske inte går som de ska. Det ger mer tid över åt andra HR-uppgifter”.
En setup med två parter som den vi har med ProMark, är en enkel och användarbar modell som fungerar bra för oss. Men det är viktigt att ha ett nära samarbete med en klar beskrivning av roller och ansvar. När båda parter har tillgång till samma system krävs det klara avgränsningar så att ‘man inte råkar peta på saker bara för att man kan’. Det kan få konsekvenser som man kanske inte hade räknat med”, säger HR supporter Lise Rasmussen.
Ett gott råd från Ulla och Lise är också att ha regelbundna möten där man tar tempen på samarbetet och får information om nya initiativ i lösningen. Och så är det självklart viktigt att man känner sig trygg med de resurser och den kompetens som står till förfogande för att lösa uppgiften. Relationer är helt avgörande för ett gott samarbete!
Mer överskott på IT-avdelningen
Den ökade pressen märks även på företagens IT-avdelningar. Ökad digitalisering, nya system och fler användare innebär att det kan vara svårt att hänga med.
Med vår hardwareservice kan ni hyra terminaler och lämna den dagliga övervakning och drift till oss. Vi övervakar utrustningen via fjärråtkomst, och om terminalerna går sönder och har behov av IT-stöd eller reparation, säkerställer vi att de kommer igång igen. Om utrustningen inte kan repareras, ersätter vi den med något motsvarande.
Genom att hyra era terminaler och överlämna den löpande hantering och support till oss kan ni både undvika att investera i terminaler och eventuella oförutsedda kostnader för reparation. Detta frigör tid inom IT-avdelningen till att fokusera på andra värdeskapande arbetsuppgifter och ni får samtidig snabb hjälp vid driftsstörningar – med en tillförlitligare IT-budget.
Är outsourcing lösningen varje gång?
Vi ser ett växande intresse på marknaden för våra tjänster”, säger Henrik Trolle, Deputy Heaf of Sales & Marketing på ProMark.
Alltfler företag väljer att komplettera och överlåta de dagliga uppgifterna med koppling till ProMark till oss. Det minskar behovet att själv ha kompetensen i huset, medför besparingar och frigör tid som kan ägnas åt att fokusera på andra kärnuppgifter inom företaget.
Och här är det kompletterande elementet helt centralt. Våra tjänster bör nämligen ses som ett komplement som ger mer tid åt andra värdeskapande uppgifter på företaget. Det kan till exempel handla om bättre uppföljning av sjukfrånvaro i syfte att minska medarbetarnas frånvaro och säkerställa att uppföljningen sker inom uppsatta ramar och förordning. Eller minskad övertid hos medarbetarna till följd av bättre planering. Alltså en win-win-situation för både medarbetarna och företaget!
Best practice BPO
Det är alltså i möjligheten att kunna frigöra tid för att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter som hela business caset för att outsourca bör ligga.
Men det är viktigt att hitta en god balans i förhållande till den befintliga organisationen. En begränsad grad av outsourcing ger kanske inte önskad effekt … I gengäld kan en hög grad av outsourcing resultera i att företaget blir ineffektivt eftersom man tappar överblicken över processerna och vem som har ansvar för vad, kommunikationsmissar o.s.v.
Vi anser därför att en mer blandad setup är den optimala lösningen. På så sätt kan kunden bevara en viss kritisk kunskap internt och utgöra en motkraft i förhållande till leverantören. Och som leverantör har vi en kontaktperson i huset som vi kan använda som bollplank vilket ger optimala förutsättningar när det gäller att kunna leverera på de uppgifter som har överlåtits till oss.
Business process outsourcing bör därför aldrig ersätta intern kunskap helt, utan ska snarare ses som en extra leveransmuskel som lättar bördan som vilar på företagets axlar.
