Teknisk skuld kan få stora konsekvenser för företagets effektivitet och förmåga att behålla och attrahera medarbetare – och därmed även för konkurrensförmågan. Lär dig mer om vad du kan göra för att minska den.
Att stå i skuld är ingen trevlig känsla. Och ju större skulden är, desto värre blir känslan. Den kväver inte bara nya tankar och idéer, utan betyder även att ens handlingsutrymme med tiden begränsas allt mer och mer.
Omvänt så uppnår du frihet när du inte står i (djup) skuld och själv kan välja vad du vill reagera på, vad det ska investeras i och vilka projekt du helst vill förverkliga.
Skuld – företagets värsta fiende
Samma skuldprincip gäller inom IT-system – och därmed även de arbetsprocesser du erbjuder dina medarbetare. Och det kan få stora konsekvenser för företagets effektivitet och förmåga att behålla och attrahera medarbetare och därmed även för konkurrensförmågan.
Medarbetarna förväntar sig i allt högre utsträckning moderna, igenkännbara och optimerade användargränssnitt, full systemintegration på tvärs av deras arbetsprocesser, driftssäkerhet samt att datasäkerheten är på plats. Dessa förhållanden spelar framförallt stor roll för den stora generationen från mitten av 90-talet, den så kallade generation Z, som nu är på väg in på arbetsmarknaden:
Åldersmässigt är de mellan 14 och 24 år, och de äldsta är på väg in i arbetslivet. Vi kan förvänta oss att ställas inför superkompetenta, digitala medborgare med stor förståelse för nätverk och affärer i en multiglobal värld med utgångspunkt från ”den nordliga provins” … (källa: Center for Fremtidsforskning).
Det är dessa medarbetare som man måste attrahera och behålla om företagets framtid ska säkerställas. Och det kräver att man inte tyngs av skuld!
Vad er teknisk skuld?
Begreppet teknisk skuld täcker ett IT-systemlandskap som inte har följt med i utvecklingen. Teknologier och lösningar som av olika orsaker antingen inte har uppdaterats och hållits à jour, har misskötts med snabba fixar och lappa-och-laga-lösningar eller där nya system fortlöpande har tillkommit via knoppbildning utan någon form av långsiktigt perspektiv. Resultatet blir ofta att företaget låter bygga upp manuella processer som inte bara är tidskrävande utan även ökar risken för fel. Dessutom kan driften och utvecklingen av lösningarna vara mer eller mindre personberoende vilket gör företaget ännu mer sårbart.
Inom kritiska affärssystem som Workforce Managementlösningar finns det några klassiska utmaningar som skapar teknisk skuld. Följande utmaningar blir därmed snabbt en brinnande plattform för företaget:
- Supporten från leverantören upphör eller leverantören klarar inte av att leverera i förhållande till företagets framtida strategi
- Systemet har svårt att stödja visionen om ”full systemintegration på tvärs av arbetsprocesser” och fortlöpande erbjuda medarbetarna de förväntade moderna användarupplevelserna
- Egenutvecklade system som har blivit för komplexa och dyra att underhålla, saknar den nödvändiga dokumentationen och/eller är för personberoende
- Affärsregler och -logik som är kodat specifikt i lösningen, vilket gör uppgraderingar till ett komplext och kostnadskrävande projekt
- Det är kostnadskrävande eller omöjligt att följa de säkerhets- och driftskrav som ställs på moderna affärssystem
Så kan du minska företagets tekniska skuld
Det finns flera områden som företag kan arbeta med för att minska sin tekniska skuld. Man kan:
- Etablera en webbaserad lösning som minimerar kostnaderna för utrullning och drift av lösningen
- Använda intuitiva, rollbaserade användargränssnitt som ger användarna den bästa upplevelsen
- Implementera ett öppet affärssystem som kan integreras, inte bara datamässigt, utan även affärslogikmässigt så att exekvering i ”full systemintegration på tvärs av arbetsprocesser” blir möjligt
- Använda en systemarkitektur som är skalbar i förhållande till nuvarande och framtida behov
- Höja kraven på system och leverantör av systemet inom områden som datasäkerhet, driftsäkerhet och compliance (t.ex. efterlevnad av GDPR, EU:s dataskyddsförordning)
- Säkra fortlöpande systemuppgraderingar för övergripande att eliminera teknisk skuld
- Implementera Software as a Service* (SaaS) via en stabil leverantör som kan leverera i förhållande till företagets strategi med en servicenivå som kan justeras i takt med behovet över tid
*(molnbaserad applikation där du betalar för din användning av tjänsten)
Den generellt specialiserade lösningen
Många företag kämpar med att adressera teknisk skuld i hela systemlandskapet på tvärs av ett större antal affärsapplikationer. Här har man traditionellt arbetat med två olika approacher
| Best-of-Suite | Best-of-Breed |
|---|---|
| Strategin går ut på att ett stort affärssystem kan leverera ”full systemintegration på tvärs av arbetsprocesser”. Erfarenheten på många företag är dock att denna approach är kostnadskrävande på grund av följande orsaker: – Den medför ofta kundspecifik kodning av lösningar i affärssystemet vilket skapar dyr skuld i förhållande till uppgraderingar (allt eller inget-uppgraderingar). Den centraliserade arkitekturen skapar dessutom beroenden som kan vara begränsande i förhållande till agila affärsbehov – Man kan inte förvänta sig att leverantörer av best-of-suite-software kan adressera de senaste rönen, trenderna och teknologierna på tvärs av hela deras business suite i en värld som är stadd i konstant förändring – För de flesta företagen med en best-of-suite-strategi slutar det med att man fortfarande behöver använda kompletterande tilläggslösningar för att fullt ut stödja företagets affärsprocesser. I vissa fall behåller man till och med manuella arbetsprocesser på grund av den bristande flexibiliteten i business suite-lösningen | Best-of-breed-strategin går i motsats till den förra approachen ut på att integrera mer eller mindre specialiserade lösningar för att uppnå ”full systemintegration på tvärs av arbetsprocesser”. Företag som följer denna strategi kämpar också med kostnader på grund av följande orsaker: – De specialiserade systemen har historiskt sett haft begränsade och icke-standardiserade integrationsmöjligheter och integrationsprojekt har varit kostnadskrävande – Integrationer har primärt handlat om data och inte om en samlad intuitiv användarupplevelse – Best-of-breed-leverantörer har inte nödvändigtvis styrkan och storleken att vara ett framtidssäkert val för företaget |
Det bästa av två världar!
Båda approacherna medför sina respektive fördelar och utmaningar. Något som kan göra beslutet om att välja den ena approachen framför den andra svårt.
Som tur är bereder nya teknologier vägen för att man kan använda det bästa från de båda approacherna. De moderna lösningarna fokuserar nämligen på:
- Standardiserad integration av data (via relevanta standardintegrationsprotokoll)
- Standardiserad integration av affärslogik (samma som ovan)
- Standardiserad integration på säkerhet (t.ex. single sign-on via OAuth2 (åtkomst till alla system med en inloggning)
- Enhetlig användarupplevelse på tvärs av de underliggande affärssystemen (t.ex. webbportaler med webbdelar per underliggande affärssystem)
- Skalbar, säker drift (t.ex. via en molnlösning)
- Rätt leverantörssupport för hantering av både drift, säkerhet och integrerade lösningar
En arkitektur som utnyttjar dessa principer skulle kunna se ut så här:
Användarupplevelsen kan levereras via exempelvis ett intranet portal framework eller den ena molnlösningens plattform i vilken man integrerar den andra molnlösningens webbdelar.
ProMark – en framtidssäker lösning
ProMark är en standard best-of-breed-mjukvarulösning utvecklad med marknadens nyaste teknologier från innovativa partners. Genom integrationer till affärs-, HR- och lönesystem – och därmed överföring av data – får företag ett flexibelt och effektivt stöd för sina affärsprocesser.
Vår filosofi är att ProMark ska finnas där användaren är och underlätta enkel och problemfri registrering av data. Vi har därför stort fokus på interoperabilitet och säkerställer att vår lösning är åtkomlig via en lång rad registreringsenheter, däribland terminaler, portaler och mobila enheter – utan att kompromissa med säkerheten. Andra fokusområden i vårt utvecklingsarbete är enkel idrifttagning, optimala prestanda (performance) och skalbarhet – och att allt är dokumenterat.
ProMark är därmed en framtidssäker lösning som utvecklas kontinuerligt för att optimalt kunna stödja affärsprocesserna hos större företag. Det ger företaget möjlighet att uppnå effektiviseringsvinster, minska kostnader och förbli ett attraktivt företag.
Har ni framtidssäkrad IT-systemen på ditt företag? Eller kämpar även ni med teknisk skuld?
