Det är inte bara viktigt att ha kontroll på de anställdas närvaro. Det är minst lika viktigt att kunna hantera deras frånvaro. Lär hur och vad konsekvenserna är av att inte kunna det.

Många företag har redan identifierat värdet av att ha en digital tidredovisningslösning som hanterar de anställdas kom/gå-tider, övertid och tillägg för att skapa korrekt lön. Lösningen bör även kunna erbjuda möjlighet till att registrera vilka aktiviteter och projekt som arbetstiden fördelas på. Det sparar tid för båda anställda, löneadministration och ekonomiavdelning – och ger exakte data i förhållande till planering och uppföljning.

Men det är inte bara viktigt att ha kontroll på de anställdas närvaro. Det är minst lika viktigt att kunna hantera deras frånvaro – båda planerad och den som inte är planerad.

De flesta tidredovisningslösningar stödjer den kontinuerlige registrering av semester, sjukdom och annan frånvaro för lönebehandlingen.

Men hur är det med all underliggande administration av de olika frånvaroorsaker? Varför är det alls viktigt att ha kontroll över det? Och vad är konsekvensen av att inte ha det?

Hantering av semesterredovisning

Enligt semesterlagen har en anställd rätt till 25 semesterdagar varje semesterår. Grundregeln är att semestern ska vara fyra sammanhängande veckor under sommaren, juni–augusti. Det är arbetsgivarens skyldighet att se till att de anställda kan vara helt ledig från arbetet under fyra sammanhängande veckor. Man måste ta ut 20 dagar under semesteråret och får spara fem dagar per år i fem år. Har man längre semester får man spara alla dagar utöver de 20. Med förskottssemester kan de anställda låna framtida semesterdagar och ta ut betald semester även om de inte tjänat in den.

#1: Kontroll på tilldelning av semesterdagar

Semester är något som upptar de flesta anställda. Det är därför viktigt att företaget har kontroll på korrekt tilldelning av semesterdagar utifrån den anställdas arbetstid, anställning och ålder så de anställda får den semester de har rätt till jfr. semesterlag och lokala avtal

#2: Planering av semester i tid

Båda anställda och företag är vanligtvis intresserade av att ha semesterplaneringen på plats i tid. Delvist för att semesterlagen innehåller vissa rättigheter på det området och delvist för att ge det bästa underlag för att säkerställa den nödvändiga bemanningen i relation till de arbetsuppgifter som måste hanteras. Därför är det viktigt att ha en exakt och uppdaterad överblick över de anställdas semesterbalans. På detta sätt kan båda anställda, chefer och HR löpande hålla jämna steg med att semestern planeras i tid. Korrekt registrering och uppföljning är därmed helt centralt! Annars kan det kosta företaget dyrt …

Om uppföljningen är otillräcklig kan företaget hamna i en situation där flera anställda har (för) många semesterdagar kvar i slutat av semesteråret. Och det kan sätta press på företagets produktion. Därför är det viktigt att företaget och den anställda i god tid avtalar när semestern ska tas ut – eller vad som kommer att hända med överskjutande semesterdagar. Ska de sparas till nästa semesterår eller betalas ut?

#3: Korrekt överföring av semesterdagar till nytt semesterår

De anställda kan spara fem dagar per år i fem år. Om de har rätt till längre semester får de spara alla överskjutande dagar utöver 20. I många företag är överföringsprocessen ofta baserad på formulär eller e-mails mellan medarbetar och chef. Det är inte bara tidskrävande för alla parter, men kan också leda till fel.

#4: Samband mellan förbrukad och registrerad semester

Om semesterregistreringen är otillräcklig måste företaget i slutänden överföra dagar som den anställda faktiskt har förbrukat. Det betyder att företaget verkligen betalar dubbelt för den anställdas semesterdagar.

Strukturerad uppföljning på sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro kostar varje år företag miljarder kronor. Detta orsaker inte bara förlorad produktion, utan kan innebära dyra övertidsbetalningar till kolleger som måste arbeta extra. Det är därför en stor vinst i att öka fokus på detta område.

#5: Överblick över sjukfrånvaro i realtid

Många företag har inte komplett överblick på det totale sjukfrånvaro. Det betyder att de inte har kunskap om:

• Frånvaroorsaker och vilka avdelningar som är mest drabbade
• Vad sjukfrånvaron kostar just nu
• Om trenden är nedåt eller uppåt
• Om företaget har mer sjukdomsdagar än resten av branschen

Brist på överblick gör det svårt att strukturera uppföljningen på sjukfrånvaro och arbeta målmedvetet för att minska frånvaron och stärka arbetsmiljön. Men inte bara det …

#6: Kontroll på karensavdrag och ersättning för sjukpenning

Brist på överblick över sjukfrånvaro gör det också svårt för företag:

• Att hantera lag gällande karensavdrag och säkerställa att detta överföras korrekt till lönesystemet
• Att säkerställa ersättning för sjukpenning i relevanta fall

Slå på strömmen till processerna!

Men det behöver inte vara så … Genom att slå på strömmen till frånvaroprocesserna kan ni minska ett antal manuella arbetsflöden inom företaget. Det sparar inte bara tid för alla parter och säkerställer att ni efterlever regler och policyer. Det betyder också, att vital information kommer att vara tillgänglig för båda anställda, ledare och HR, vilket skapar möjlighet för relevant uppföljning i tid. Det ger garanterat företaget ekonomiska fördelar!