En ny markedsveiledning fra det anerkjente analyseselskapet Gartner hjelper større bedrifter med å navigere i landskapet av Workforce Management-løsninger og leverandører. ProMark er med. I tillegg til markedsveiledningen tilbyr vi supplerende førstehjelp til anskaffelse, utskifting eller utvidelse av Workforce Management-løsning.
Å anskaffe, utvide eller skifte ut Workforce Management-løsninger er ingen enkel beslutning for ledelsen i større bedrifter.
Dels krever beslutningen et godt gjennomarbeidet business case for å skape mer effektive administrasjons- og planleggingsprosesser. I tillegg er det krevende å skaffe seg oversikt over markedet med mange typer leverandører, som hver for seg tilbyr ulike løsninger, teknologier og tjenester.
ProMark i internasjonalt anerkjent markedsveiledning
Hvis du og bedriften din overveier å investere i Workforce Management, er det god hjelp å hente i Gartners «Market Guide for Workforce Management Applications».
Denne veiledningen gir et overblikk over 18 utvalgte leverandører, og du får innblikk i deres typiske kundetyper, geografiske rekkevidde og utviklingsambisjoner.
Det viktigste er imidlertid at du får en skjematisk oversikt over hva leverandørenes Workforce Management-produkter inneholder med tanke på de prosesser og oppgaver som dere forventer at løsningen skal kunne håndtere.
Og ProMark er med på listen.
Velg bedriftens strategiske argument
Før du og bedriften velger riktig Workforce Management-leverandør, anbefales det først og fremst å evaluere den strategiske argumentasjonen for å investere i en Workforce Management-løsning.
- Er det ønsket om høyere produktivitet for å forbedre bedriftens konkurranseevne som er viktigst?
- Eller har bedriften i høyere grad behov for å sikre at regler, retningslinjer og lover fra fagforeninger, bedriften selv eller offentlig myndighet blir overholdt?
- Eller er argumentasjonen basert på et behov for å forbedre datainnsikt og analysegrunnlag med tanke på organisasjonens arbeidsmønstre og i forhold til lønnsutgifter, flaskehalser og kapasitetsforbedringer i organisasjonen?
Flere undersøkelser og kvalitative forskningsstudier peker på forbedring av bedriftenes produktivitet som en av de viktigste årsakene til å investere i Workforce Management-løsninger.
Amerikanske Aptitude Research Partners har gjennomført en undersøkelse, der 34 % av 388 intervjuede oppgir behov for å øke bedriftens produktivitet, som den viktigste årsaken til å investere i Workforce Management systemer.
Dominerer Excel fortsatt bedriftens kjerneprosesser og analysegrunnlag?
En fordelaktig business case bør være et sentralt element i din og bedriftens evaluering av Workforce Management-løsning og leverandør.
I den forbindelse er det verd å undersøke om Excel (eller papir for den saks skyld) fortsatt er et utbredt verktøy i administrasjonen av bedriftens kjerneprosesser innenfor f.eks. fremmøte, fravær, bemanningsplanlegging og korrekt lønnsberegning med tanke på gjeldende avtaler, lokalavtaler og bedriftens HR-retningslinjer.
Det er som regel betydelige og oppnåelige gevinster å hente ved å bytte ut Excel med digitaliserte og automatiserte administrasjonsprosesser.
Merk også at evalueringsprosessen bør omfatte hvordan Excel brukes på tvers av organisasjonen og den geografiske tilstedeværelsen. På denne måten hjelper den prosessen dere også med å identifisere potensielle feilkilder og begrensninger i forhold til hastighet, presisjon, analyse og rapportering.
Vil du vite mer om hvordan dere kan finne veien til Workforce Management-skatten i organisasjonen deres, så se videoen med Workforce Management-analytikeren Mollie Lombardi, som forklarer hvordan dere ved hjelp av «5C Stakeholder Workforce Management matrix» kan konkretisere business casen.
Prioritering av viktigste funksjoner
Kanskje har organisasjonen din allerede en rekke systemer og verktøy for å håndtere mer eller mindre komplette prosesser knyttet til digitalisering og automatisering av Workforce Management-relaterte temaer. Dette kan f.eks. være selskapets ERP, lønns- eller HCM-system.
Et godt råd er først å undersøke hva bedriftens eksisterende systemer kan, og hvordan de gjør det i forhold til selskapets mest kritiske behov og ønsker.
Tre viktige spørsmål er viktig å diskutere i arbeidet med å prioritere hvilke funksjoner som er viktigst, og den eksisterende IT-infrastruktur er tilstrekkelig:
- Hvordan og hvor enkelt samles nødvendig planleggings- og arbeidstidsdata blant de ansatte i organisasjonen?
- Med hvilken grad av automatisering, nøyaktighet og hastighet beregnes og behandles de innsamlede dataene og i hvilke systemer?
- Hvordan, hvor og hvor raskt gjøres de innsamlede dataene synlige og nyttige for mellomledere , toppledere, HR og ansatte?
Det samme rådet gjelder hvis du allerede har en Workforce Management-løsning, som dere overveier å skifte ut eller utvide.
I sistnevnte tilfelle viser intervjuer med andre store bedrifter at det ofte er behov for bedre og raskere ledelsesrapportering, som får bedrifter til å skifte Workforce Management-system.
Her er det spesielt ønsket om bedre datainnsikt i produktivitetsmønstre på toppledernivå, samt et ønske om automatisk avviksvarsling til mellomledere som har stor verdi med tanke på ledelsesrapportering.
Valg av leverandør
Du og bedriften din kan med fordel anskaffe «Market Guide for Workforce Management Applications» fra Gartner og deretter redusere leverandørgruppen til 3-4 potensielle leverandører, som lever opp til deres mest forretningskritiske behov og ønsker.
I tillegg til veiledningen anbefaler vi at du er spesielt oppmerksom på hva slags leverandør du ønsker å etablere et langsiktig samarbeid med, og om leverandøren tilbyr den riktige løsningen.
Når valget faller på en spesialisert «Workforce Management Vendor», kan det spesielt anbefales at dere kartlegger hvilke muligheter løsningen har for å integrere med ERP- og lønnssystemer, samt løsningens geografiske rekkevidde.
ProMark er markedsledende innenfor internasjonale Workforce Management-løsninger i Nord-Europa.
Vi vil naturligvis bli invitert inn hos større og gjerne internasjonale organisasjoner som er opptatt av å oppnå maksimal produktivitet i organisasjonen, sier Torkel Olrik, adm. direktør i ProMark.
Han utdyper: Vi har over 35 års erfaring med Workforce Management. Vi investerer massivt i utviklingen av ProMark og er allerede på forkant når det gjelder dataintegrasjon, dataanalyse, rapportering og mobilitet. Samtidig har vi et bredt utvalg av nye og verdiskapende funksjoner i en avsluttende testfase, før de slippes i markedet.
Uansett hvordan du og bedriften planlegger å gå frem når dere velger leverandør av Workforce Management, håper vi at denne veiledningen har hjulpet deg på vei.
Og har du bruk for flere råd og veiledning før investering, utskifting eller utvidelse av Workforce Management-løsning, er du selvsagt velkommen til å ta kontakt med oss.
