Personverns- og cookiepolitikk

Personvernspolitikk

Som dataansvarlig virksomhet tar ProMark databeskyttelse veldig seriøst. Vi verner om de personopplysninger, vi håndterer og sikrer oss at vi overholder personvernreglene.

I denne personvernspolitikk beskriver vi vår behandling av opplysninger om kunder, besøkende på vårt nettsted, leverandører og jobbsøkende samt de rettighetene man har som registrert.

Foruten personvernspolitikken gjelder vår cookiepolitikk som du finner nedenfor.

1. Dataansvarlig virksomhet

ProMark A/S
Maglebjergvej 11
2800 Kgs. Lyngby
Danmark
Org.no: 31 07 52 62
Telefon: +45 4690 0000
Email: info.no@promark365.com

2. Kategorier av personopplysninger

Personopplysninger er alle typer informasjon som til en viss grad kan tilskrives deg. Hos ProMark mottar vi blant annet opplysninger om våre kunder, besøkende, leverandører og jobbsøkende. Når du bruker nettsiden vår, samler vi inn og behandler en rekke slik informasjon. Dette skjer for eksempel ved almen bruk av innhold, hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev eller påmelder deg begivenheter, fyller ut kontaktskjema og registrerer deg som bruker av vår kundeportal.

De opplysninger vi behandler om deg kan omfatte:

  • Vanlige personopplysninger, inkludert:
    – Identifikasjonsopplysninger, inkludert navn, tittel, adresse, telefonnummer, email, virksomhetsnavn og adresse
    – Opplysninger som er en del av vår korrespondanse med deg
    – Påloggingsinfo til vår kundeportal
    – Opplysninger om dine bestillinger av varer og tjenester
    – Korrespondanse med Customer Care og/eller andre medarbeidere
    – Opplysninger om din oppførsel/adferd på våre digitale tjenester (for eksempel IP-adresse, geografisk plassering, nettleser, operativsystem og hvilke sider du klikker mv.)
    – Bilder/video fra arrangementer som kundekonferanser og brukermøter
  • Sensitive eller halvsensitive personopplysninger (kun kunder):
    – Som utgangspunkt behandler vi ikke sensitive eller halvsensitive personopplysninger om deg. Vi kan imidlertid i spesielle situasjoner få del i personnummer samt fraværs- og helseinformasjon, når vi hjelper med problemløsning. Opplysningene anonymiseres eller slettes, når saken er løst. Vi oppfordrer deg til ikke å sende eller informere oss om slik informasjon.

3. Vi bruker personopplysninger til følgende formål og med de nevnte behandlingsgrunnlag

Formål Eksempler Behandlingsgrunnlag

1. Administrasjon av potensielle og eksisterende kundeforhold

Når du ønsker å bli kunde hos ProMark, behandler vi nødvendig opplysninger om deg for å kunne:

– inngå en avtale om levering av et Workforce Management-system til din bedrift
– sikre entydig identifikasjon av deg

Når du er kunde hos oss på en pågående avtale, behandler vi dine opplysninger til å administrere avtalen inkludert å:

– sikre at de avtalte produktene og tjenestene leveres
– motta betaling for våre varer og tjenester
– identifisere deg, når du kontakter oss
– holde din kontaktinformasjon oppdatert
– oppfylle eventuelle andre forpliktelser for deg eller oss som følger av avtalen og loven

Du er kunde og deltar i et arrangement, hvor vi tar situasjonsbilder/video, som kan brukes til:

– å markedsføre den typen arrangement
– å omtale holdte arrangementer

Deltakere kan fravelge å delta i bilder for dette formålet.

Eksempel:
Du er en potensiell kunde
Når du kontakter oss for å motta informasjon om eller et tilbud på en Workforce Management-løsning, bruker vi ditt navn, adresse og andre kontaktopplysninger til å utarbeide et tilbud og kontakte deg.

Eksempel:
Du er kunde hos oss
Vi leverer tjenester som avtalt og sender faktura på disse samt løpende vedlikehold i samsvar med vår avtale og registrerer at du betaler.

Eksempel:
Du deltar i vår brukerkonferanse eller i et erfamøte
Gjennom bilder og video forteller vi på vår kundeportal og i nyhetsbrev de gode historiene fra arrangementer med kunder og kunnskapsdeler og informerer om arrangementer og aktiviteter.

Personvernreglene artikkel 6, klausul 1 (b og f)

Våre legitime interesser er å:

– sikre at det ikke skjer utlevering av opplysninger til andre enn deg
– kunne markedsføre våre produkter og informere om funksjonalitet og nyheter
– sikre overholdelse av gjeldende lov

Som ovenfor.

Når vi deltar på arrangementer på ProMark, tar vi stemningsbilder og bruker dem på markedsføring. Deltakere kan fravelge å delta i bilder for dette formålet.

For portrettbilder er innhentet samtykke.

2. Markedsføring, analyser og segmentering

Vi bruker dine personopplysninger til å sende nyhetsmail eller annen elektronisk markedsføring, hvis du har gitt samtykke til det. Ditt samtykke kan være innsamlet, hvis du påmelder deg våre events eller via formular på nettstedet. Du kan alltid avmelde deg nyhetsmails og den elektroniske markedsføring.

Vi kan også bruke dine opplysninger til markedsføring med vanlig post.

Vi utarbeider også løpende kundetilfredshetsundersøkelser via email.

Eksempel:
Vi sender deg informasjon om moduler eller funksjonalitet, I ikke allerede bruker
Du har gitt ditt samtykke til at vi må sende deg informasjon om systemer som ProMark, som du og din bedrift kan dra nytte av. Her bruker vi din email og potensiell kjøpshistorikk. Vi bruker aldri din mailadresse mv. i strid med markedsføringsloven og du kan alltid tilbakekalle ditt samtykke.

Eksempel:
Du har fått hjelp fra Customer Care eller en konsulent
Vi sender etterfølgende et evalueringsskjema slik at vi løpende kan forbedre vår service.

Personvernreglene artikkel 6, klausul 1 (a, b og f)

Våre legitime interesser er å:

– kunne utvikle og markedsføre våre produkter
– selge våre produkter
– foreta kundetilfreds-hetsanalyser
– forbedre våre produkter og services

3. Administrasjon og forbedring av våre digitale tjenester

Vi bruker trackingprogramvare til å registrere antall besøk på promark365.com/no, inkludert hvilke domener de besøkende kommer fra, og hvilke sider de klikker. Opplysningene brukes utelukkende til å utvikle og forbedre våre digitale tjenester og gjør det ikke mulig for oss at identifisere bestemte personer.

 Eksempel:
Du bruker våre digitale tjenester
Når du besøker vår nettsted behandler vi dine opplysninger for å kunne forbedre våre digitale tjenester.

Personvernreglene artikkel 6, klausul 1 (f)

Våre legitime interesser er å:

– forbedre kundeopplevelsen
– utvikle og forbedre våre digitale tjenester

4. Behandling av jobbsøknader

Alle jobbsøknader (både spesifikke og uoppfordrede) registreres og behandles av HR-ledere og eventuelt involvert ledere og intervjuere.

 Eksempel:
Du sender oss en jobbsøknad
Vi registrerer og evaluerer søknaden og beholder informasjonen mottatt under behandlingen. Innen 3 måneder etter at behandlingen er fullført, sletter vi alle data og mails.

Personvernreglene artikkel 6, klausul 1 (b)

Våre legitime interesser er å:

– behandle din søknad og kommunisere om eventuelle intervjuer og kontrakt/avslag

Hvis vi behandler dine personopplysninger til andre formål enn dem, vi har beskrevet ovenfor, vil vi gi deg beskjed om det nye formål, før vi begynner behandlingen, hvis det følger av personvernreglene.

4. Innsikt i dine opplysninger (ret til tilgang og til å bli glemt)

Du har mulighet for å få vite hvilke personopplysninger vi oppbevarer og bruker om deg. Kontakt oss på email gdpr@promark365.com eller adressen spesifisert øverst, hvis du vil ha rett til:

  • tilgang til dine personlige opplysninger lagret i våre databaser
  • å korrigere dine personlige data
  • å bli slettet fra våre databaser
  • å få begrenset data
  • å få elektronisk overføring av dine da
  • å gjøre innvendinger
  • ikke å få tatt beslutninger basert på automatisk behandling, inkludert profilering

i vil besvare ditt spørsmål eller din forespørsel, så fort som mulig (og i alle fall innen en måned fra vi mottar din forespørsel selv om dette kan bli utvidet i vanskelige tilfeller). Hvis ditt spørsmål eller forespørsel er mere omfattende, kan det bli nødvendig å få mer informasjon fra deg.

5. Våre databehandlere/underdatabehandlere

Vi bruker en rekke data- og underdatabehandlere til å håndtere personlige data på våre vegne. Disse tredjeparter er nøye valgt, og er alle underlagt databehandler- og underdatabehandleravtaler med oss i samsvar med EU’s personvernregler 2018 (GDPR).

Ingen data blir overført til et tredjeland.

6. Hvor lenge oppbevarer vi dine opplysninger?

Vi sletter opplysningene om deg, når de ikke lenger er nødvendige.

ProMark følger generelt den oppbevaringstid som gjelder efter regnskapsloven i Danmark, Norge, Sverige og England. For å sikre korrekt håndtering av tilbakevendende kundeforhold, eventuelle reklamasjonssaker og garantikrav og for å kunne leve opp til våre forpliktelser, har vi vurdert, at det er nødvendig å spare opplysninger i opp til 10 år samt inneværende år fra forretningssamarbeidet eller formålet er opphørt basert på loven i landet der personopplysninger lagres.

7. Databrudd

Vi vil rapportere ethvert ulovlig databrudd av databaser fra noen av våre databehandlere eller underdatabehandlere til alle relevante personer eller myndigheter innen 72 timer etter krenkelsen, hvis det ser ut til at personopplysninger som er lagret på en identifiserbar måte er blitt kompromittert.

8. Kontakt om databeskyttelse og personvernspolitikken

Har du ytterligere spørsmål til personvernspolitikken eller databehandlingen, kan du kontakte oss på email gdpr@promark365.com eller via adressen spesifisert ovenfor.

Hvis du ønsker å klage om et mulig brudd på personvernreglene, vennligst kontakt Datatilsynet.

Ikke glem at vanlig email ikke er sikker kommunikasjon. Derfor ikke skriv noe i din email som er privat eller sensitiv, eller som du ellers tror bør beskyttes.

Personvernspolitikken gjelder fra 20. februar 2020.

Dette nettstedet eies og drives av:

ProMark A/S
Maglebjergvej 11
2800 Kgs. Lyngby
Danmark
Org.no.: 31 07 52 62
Telefon: +45 4690 0000
E-mail: info.no@promark365.com

Hva er en cookie?