Tiden er knapp i de lyse timene om sommeren, da er det travle tider for grønlandske bedrifter. Alle kundene vil ha varene sine før vinteren kommer og havet fryser til. Pålitelige timetall fra Workforce Management-systemet starter diskusjonene hos bedrifter og utvikler arbeidsplassen.
Sommeren er høysesong for grønlandske bedrifter. Mannskap og maskiner presses til det ytterste for å få forberede så mange varer som mulig og få dem sendt av sted med skip før dårlig vær og vinteren legger en demper på aktivitetene. Vinteren gir tid til roligere vedlikeholdsarbeid, mens det om sommeren er mangel på arbeidskraft hos noen av bedriftene.
En av de bedriftene som opererer under alle værforhold, er rederiet Royal Arctic Line. Rederiet er forpliktet overfor det grønlandske selvstyret. Det skal betjene både store og små havner med varer til byer og bygder og ta med fisk og reker i retur til eksport, slik at innbyggerne og bedriftene kan sikre økonomien sin når de handler med omverdenen.
Dette stiller krav om effektiv betjening og optimal utnyttelse av skip, havner og mannskap. Skipene er livsnerven mellom byene på Grønland. Enkelte av de minste og mest avsidesliggende bygdene får bare skipsbesøk to ganger i året. Uten en pålitelig transport, vil en stor del av samfunnet stå stille.
Dette gir et stort engasjement blant både ledelsen og medarbeiderne om hvordan oppgavene kan gjøres bedre, slik at godset kommer frem. I øyeblikket bruker Royal Arctic Line Workforce Management til å registrere og validere arbeidet som utføres på havnene, der et av de viktigste nøkkeltallene er antall kranløft pr. medarbeidertime.
Den siste store oppgaven har vært å analysere løft. Her på Grønland er det vanskelige operative forhold, så etter å ha gjennomgått arbeidsprosessene, har vi innført kranførere som reiser med skipene. De kan løfte godset av og på skipene raskere og mer sikkert på grunn av at de er blitt mer rutinerte enn en havnearbeider fra en liten havn med få anløp, sier HR-sjef Helena Rotvig Kristiansen.
Samfunnskrav om sunn drift
Royal Greenland er også viktig for Grønland. Fiskerinæringen er Grønlands største næring med 875 timelønnede, og er en inntektskilde for mange familier. I likhet med rederiet, er Royal Greenland eid av den grønlandske regjeringen og er forpliktet til å ha en sunn økonomi og støtte samfunnet. Dette tvinger ledelsene i de to bedriftene til å sørge for en optimal drift, slik at begge hensyn blir møtt.
Fiskeribedriften er kjent for sine røde reker og kveite. I høysesongen fra april til oktober ansettes sesongarbeidere, og mangelen på arbeidskraft presser ledelsen og de ansattes til å gi så mye som mulig. Fravær vil bli registrert i Workforce Management-systemet ProMark og sender en melding til arbeidsformannens skjerm. Den blir brukt som et utgangspunkt for en samtale med den ansatte.
Antall ansatte tilpasses etter hvor mange fisk som kommer inn. Mye av fisken er fersk når den blir landet, så hvis bare én av ti ansatte i en produksjon er borte, er det svært merkbart for oss, sier operational purchaser Johan Berthelsen.
Timeantall fra systemet spiller også en aktiv rolle i produktivitetsforbedringer mellom de mange fabrikkene langs kysten. På ukentlige fabrikkmøter diskuterer driftssjefene avvik i timeforbruk, særlig nøkkeltall for antall arbeidstimer for et tonn fisk er i fokus. Usedvanlige timetall skal forklares, slik at svakheter kan rettes og gode resultater kopieres.
Timeforbruket er viktig, for det er en av de største postene i vår produksjon etter omkostninger til råvarer, sier Johan Berthelsen.
Gyldige data for beslutninger
Royal Arctic Lines fraktmengde har vært på en nedadgående trend, og Royal Arctic Line er under konstant press for å drive rederiet effektivt.
De timetallene som kommer ut av systemet står ikke alene når bedriften skal videreutvikles. I stedet er dataene et supplement til ledelsesbeslutningene. Systemet gir hun en del av æren for bevisstheten om behovet for effektiviseringer.
Tallene gir et innspill til fruktbare diskusjoner. På tavlemøter tenker medarbeiderne høyt om forbedringer sammen med nærmeste leder. Her er gyldige data fødselshjelper for prosessoptimering. Fordi alle er avhengige av tidsregistrering, hopper de ansatte og ledelsen direkte inn i vurderinger om hvordan produksjonen kan effektiviseres.
Kunsten er å gjøre tallene forståelige for de ansatte. Da stiller de spørsmål som blir diskutert, og man kan ta tak og finne en løsning, sier Helena Rotvig Kristiansen.
I fremtiden vil Royal Arctic Line øke bruken av Workforce Management-systemet til å belyse de enkelte landbaserte aktivitetene, slik at hver arbeidsoppgave blir utført effektivt.
Fremtiden byr på en mer kritisk oppgavestyring, der vi kan dokumentere hva vi bruker tiden vår på. Vi trenger ytterligere integrering med oppgavebehandling og bruke Workforce Management som et styringsverktøy, sier Helena Rotvig Kristiansen.
