Mange bedrifter har allerede sett verdien av å ha en digital tidsregistreringsløsning. Men det er ikke bare viktig å ha kontroll på medarbeidernes oppmøte – det er akkurat like så viktig å kunne deres fravær.

Mange bedrifter har allerede sett verdien av å ha en digital tidsregistreringsløsning som håndterer medarbeidernes møtt/gått-tider, overtid og tillegg. Løsningen gir kanskje også mulighet til å registrere hvilken jobb og prosjekt arbeidstiden er brukt på. Dette sparer tid for alle parter i bedriften og gir presise data i sanntid som sikrer grunnlaget for å skape riktig lønn, detaljert etterkalkulasjon, budsjettoppfølging og rask kundefakturering når det er aktuelt.

Men det er ikke bare viktig å ha kontroll på medarbeidernes oppmøte. Det er akkurat like så viktig å kunne håndtere medarbeidernes fravær – både det som er planlagt og det som ikke er planlagt.

Hvorfor digital fraværshåndtering?

De fleste tidsregistreringsløsninger støtter den løpende registrering av sykdom, ferie og annet fravær til bruk for lønnsbehandlingen.

Men hva med all administrasjon av de forskjellige fraværsårsaker?

På samme måten som arbeidstiden er regulert av avtaler og overenskomster, er der også en rekke regler omkring ferie og sykdom, som bedriften må etterkomme. Og med mange ansatte er det en stor administrativ byrde å håndtere dette manuelt. Derfor kan mange bedrifter med fordel også slå på strømmen til disse prosessene. Det sikrer ikke kun at vital informasjon blir tilgjengelig for både medarbeidere, ledere og HR samt at relevant oppfølging kan skje i tide. Det gir også en rekke økonomiske gevinster, som kan ses på bedriftens bunnlinje.

Strukturert håndtering av sykdom

Sykefravær koster hvert år bedrifter milliarder av kroner. Det gjennomsnittlig sykefravær i norske selskaper er 6,3%. Det fører ikke bare til tap av produksjon men kan også resultere i dyre overtidstimer til kollegaer som må jobbe ekstra. Det er derfor en stor gevinst i å ha økt fokus på medarbeidernes velvære og arbeide målrettet for å redusere sykefraværet.

Mange selskaper har en personalpolitikk som beskriver hva som må gjøres men savner den nødvendige oversikten over hvor og når det må gjøres.

Med ProMark oppnår bedriften en mye bedre oversikt over sykefraværet og kan raskt fange opp eventuelle uregelmessigheter. Ved å observere når bedriftens egendefinerte grenseverdier for sykdom overskrides, kan systemet initiere en avtalt prosess. Det gir flere muligheter for å strukturere oppfølgingen for sykdom:

• Når en medarbeider for eksempel har mer enn et visst antall sykedager innen en gitt periode, kan lederen motta en varsling. Det gir mulighet for å være proaktiv og fremme en tidlig handling som kan bidra til å forebygge fremtidig fravær
• Er fraværet langvarig, hjelper systemet til med å administrere de lovpålagte sykefraværssamtaler og eventuell annen oppfølging

Digitalisert håndtering av ‘egenmelding’

Egenmelding innebærer at en ansatt kan melde sykefravær uten å legge frem en legeerklæring. Det er noen begrensninger relatert til antall dager og antall ganger i løpet av 1 år egenmelding må brukes. Derfor må hver enkelt bedrift utforme rutiner og egenmeldingsskjema for sine ansatte.

ProMark kan håndtere hvor mange perioder, lengden på egenmelding eller sykeperioden og samlet antall dager i løpet av de seneste 12 måneder, som har inngått som egenmelding. Samtidig sikrer systemet at medarbeideren bare kan bruke årsaken egenmelding en gang innen 16 dager.

Ettersom det er bedriften som betaler for sykefraværet ved egenmelding, er bedriften interessert av å få vite i hvilket omfang egenmelding brukes blant bedriftens ansatte. Systemet gir oversikt og kan sende ut forskjellige varslinger til sjefer. Dermed blir håndteringen av egenmelding digitalisert og enkel å styre.

ProMark reduserer ikke bare de administrative arbeidsprosessene i HR-avdelingen. Løsningen sikrer også, at gjeldende regler overholdes og kan ha en preventiv effekt på sykefraværet. Og det vil kunne merkes økonomisk!

I en bedrift med 400 ansatte vil en reduksjon av sykefraværet fra 6% til 5% svare til 1% av den totale lønnssum. Og mindre fravær øker produksjonen.

Det er derfor all grunn til å digitalisere personalpolitikken og skape mer synlighet omkring sykefravær. Ved hjelp av ProMarks fraværs-KPI kan bedriften få å vite presis hva sykefraværet er og hvilke avdelinger som er mest rammet av sykdom og mye mer.

Korrekt feriehåndtering til tiden

Mens sykdom ofte oppstår uventet, er det annerledes med ferie. Planlegging av ferie er vanligvis noe som både bedriften og medarbeider er interessert i å få på plass i god tid. Både fordi ferieloven inneholder noen rettigheter på dette området og fordi det gir det beste grunnlaget for en mer langsiktet planlegging.

Det er i bedriftens interesse at medarbeiderne har oversikt over sine feriedager. Derfor er det viktig at de har en presis oversikt over, hva de har igjen av dager så de kan planlegge ferie i rette tid. Og får de ikke benyttet alle feriedager, kan de legge in ønsker om overføring til neste ferieår. Alt dette støttes i løsningen.

I tillegg forhindrer løsningen at en medarbeider benytter eller overfører mer ferie enn det som er opptjent. Og med automatiske varslinger sikres de nødvendige godkjenninger i tide. Dessuten kan HR løpende holde styr på hva lederne godkjenner og hva som overføres.

Sertifisert integrasjon med SAP

Administrasjonen av medarbeidernes syke- og feriedager håndteres ofte i bedriftens lønnssystem.

I mange selskaper er SAP SuccessFactors Employee Central og Employee Central Payroll høyt på dagsordenen akkurat nå. Men når SAP-kunder velger å oppgradere til disse løsningene er det ofte behov for å ha et eksternt system som samler inn og distribuerer lønnsrelaterte data.

ProMark har sertifisert integrasjon til SAP (og en rekke andre systemer) og kan levere presise lønn- og fraværsdata – uten behov av kundespesifikk programmering. Det øker kvaliteten/aktualiteten av data og reduserer de manuelle rutiner i lønnsberegningen og feil i overføringen av data.

En løsning, som består av godt integrerte og dedikerte systemer, gir betydelig mer fleksibilitet og effektiv støtte av bedriftens forretningsprosesser og øker verdien av bedriftens SAP-løsning. Det gjør ProMark til en fremtidssikker løsning for SAP-kunder.

Økonomiske fordeler og økt tillit med mindre administrasjon

Det er mange fordeler med å digitalisere administrasjonen av fravær:

• Effektivisering av en rekke manuelle arbeidsflyter for både medarbeidere, ledere og i lønnsadministrasjonen reduserer administrativ tid, kostnader og risikoen for feil
• Økonomiske fordeler: Bedriften får et sterkt verktøy som bidrar til å redusere sykefravær og siker korrekt håndtering av ferie
• Compliance: Hjelper bedriften med å overholde forskjellige arbeidsmarkedsregler, overenskomster og interne personalpolitikker relatert til ferie og sykdom
• Økt tillit mellom medarbeider og selskapet. Det er viktig at de ansatte har tillit til at bedriften har kontroll over tingene