Sykefravær koster hvert år bedrifter milliarder av kroner. Det gjennomsnittlige sykefravær i norske selskaper er 6,3%. Det fører ikke bare til tap av produksjon men kan også resultere i dyre overtidstimer til kollegaer som må jobbe ekstra. Derfor har de aller fleste bedrifter et strategisk fokus på nettopp dette området.

Pålitelige data i sanntid er en viktig forutsetning for å kunne arbeide målrettet for å redusere sykefraværet. Derfor er kontroll på fraværshåndteringen veldig viktig!

Oppfølging av medarbeidernes sykedager (og annet fravær) skjer ofte i bedriftens HR-system. Prosessen relatert til godkjenning er ofte også inkludert i HR-systemet – i hvert fall når det gjelder de større HR-systemene.

Det betyr at mange bedrifter kjører 2 parallelle systemer i forhold til håndtering av tid og fravær. Dette kan resultere i mangel på oppdatert oversikt over sykefravær og brudd på regelverk.

Men det trenger ikke å være slik …

Aktuelle data er viktig for oppfølging!

På samme måten som arbeidstiden er regulert av avtaler og overenskomster, er det også en rekke regler for sykdom, som bedriften må etterkomme. I tillegg har bedriften kanskje også en intern personalpolitikk som beskriver hva som må gjøres når en medarbeider blir syk. Og med mange ansatte er det en tidkrevende administrativ oppgave å håndtere dette hvis man ikke har tilstrekkelig systemstøtte.

Med sykefraværshåndtering i ProMark kan bedriften få overblikk over medarbeidernes fraværsperioder og -mønstre på tvers av avdelinger, divisjoner eller områder og kan raskt fange opp eventuelle uregelmessigheter. Ved å observere når offentlige – eller bedriftens egendefinerte grenseverdier – for sykdom overskrides, kan systemet sende ut varslinger, når det er behov for å agere eller iverksette tiltak.

Det kan f.eks. være:

• Når en medarbeider har mer en et vist antall sykedager innen en gitt periode, kan HR eller lederen motta en varsling om oppfølging. Det gir mulighet for å være proaktiv og fremme en tidlig handling som kan bidra til å forebygge fremtidig fravær
• Om en medarbeider leverer “egenmelding” kan modulen håndtere regelverket og varsle HR eller ledere om brudd
• Er fraværet langvarig, hjelper systemet til med å varsle de lovpålagte sykefraværssamtaler

Derfor skal dere håndtere sykdom i ProMark

Det er mange fordeler med å digitalisere administrasjonen av sykdom og enda flere gode grunner for å samle tids- og fraværsregistrering i ProMark. De viktigste argumentene er:

#1 En strømlinjeformet proses for hele virksomheten

En strømlinjeformet proses for både medarbeidere, ledere og HR som støtter:

• Digital innsamling av data om arbeidstid og fravær, som kan håndtere alle typer av fravær som ferie, avspasering, sykdom, inkludert bruk av egenmelding
• En sømløs og automatisert godkjenningsprosess
• En lønnsprosess, hvor det genereres en komplett fil med presise lønn- og fraværsdata uten manuell inntastning med integrasjon til deres HR- og lønnssystem, uten behov av kundespesifikk programmering, da ProMark har integrasjon til en lang rekke systemer

En samlet løsning reduserer de manuelle rutiner i lønnsberegningen og feil i overføringen av data. Den sikrer korrekt lønn til tiden og at bedriften får de refusjoner den har krav på.

#2 Data i sanntid for alle

Korrekte data i sanntid er forutsetningen for å følge opp sykefravær. ProMark leverer oversiktlige, strukturerte og systematiserte nøkkeltall hvilket gir mulighet til å se tendenser og eventuelt komme fravær i forkjøpet:

• Medarbeidere kan enkelt selv registrere sykefravær uansett årsak og har tilgang til oppdatert oversikt over eget fravær
• Ledere får lett tilgjengelig informasjon om fravær på samtlige egne medarbeidere og påminnelser når det er behov for å iverksette tiltak
• HR får presis oversikt over hva sykefraværet er i virksomheten, om det er egenmeldt eller legeerklært, hvilke avdelinger som er mest rammet og fraværets varighet samt påminnelser når det er behov for å agere

#3 Støtte/overholdelse av love og regelverk

ProMark hjelper bedriften med å overholde de forskjellige arbeidstidsregler, overenskomster og interne personalpolitikker relatert til tids- og fraværsregistrering, inkludert bruk av egenmelding og sykefraværssamtaler.

#4 Full sporbarhet

Det er komplett sporbarhet gjennom logning av data i systemet. Det betyr at vi er klar til revisjon, hvis dere er.

#5 Moderne brukergrensesnitt

Sykdomshåndteringen kan ’pakkes inn’ i vår moderniserte portalløsning.

ProMark reduserer ikke bare de administrative arbeidsprosessene i HR-avdelingen. Løsningen sikrer også, at gjeldende regler overholdes og at vital informasjon blir tilgjengelig for både medarbeidere, ledere og HR så relevant oppfølging kan skje i tide. Våre erfaringer viser at det er mulig å redusere fravær med helt opptil 25% gjennom målrettede prosesser på grunnlag av økt innsikt i bedriftens fravær. Det vil gi en rekke økonomiske gevinster som kan ses på bedriftens bunnlinje!