Privatlivs- og cookiepolitik

Privatlivspolitik

Som dataansvarlig virksomhed tager ProMark databeskyttelse meget alvorligt. Vi værner om de personoplysninger, vi håndterer, og sikrer os, at vi lever op til databeskyttelseslovgivningen.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af oplysninger om kunder, besøgende på vores hjemmeside, leverandører og jobsøgende samt de rettigheder, man har som registreret.

Udover privatlivspolitikken gælder vores cookiepolitik, som du kan finde her.

1. Dataansvarlig virksomhed

ProMark A/S
Maglebjergvej 11
2800 Kgs. Lyngby
Danmark
CVR: 31 07 52 62
Telefon: +45 4690 0000
Email: info@promark365.com

2. Kategorier af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hos ProMark modtager vi blandt andet oplysninger om vores kunder, besøgende, leverandører og jobsøgende. Når du anvender vores website, indsamler og behandler vi en række sådanne informationer. Det sker fx ved almindelig brug af indhold, hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller arrangementer, udfylder kontaktformular og registrerer dig som bruger af vores kundeportal.

De oplysninger, vi behandler om dig, kan omfatte:

Almindelige personoplysninger, herunder:
- identifikationsoplysninger, herunder navn, titel, adresse, telefonnummer, email, firmanavn og adresse
- oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig
- loginoplysninger til vores kundeportal
- oplysninger om dine bestillinger af varer og tjenesteydelser
- korrespondance med Customer Care og/eller andre medarbejdere
- oplysninger om din adfærd på vores digitale tjenester (for eksempel IP-adresse, geografisk placering, browsere, operativsystem og hvilket indhold, som du ser mv.)
- situationsbilleder/video fra arrangementer som konferencer og erfamøder
Følsomme eller semifølsomme personoplysninger (kun kunder):
- Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme eller semifølsomme personoplysninger om dig, Vi kan dog i særlige situationer få del i CPR-nr. samt fraværs- og helbredsoplysninger, når vi assisterer med problemløsning. Oplysningerne anonymiseres eller slettes, når sagen er løst. Vi opfordrer til, at du ikke selv fremsender eller informerer os omkring sådanne oplysninger.

3. Vi bruger personoplysninger til følgende formål og med de nævnte behandlingsgrundlag

Formål

Eksempler

Behandlingsgrundlag

1. Administration af potentielle og eksisterende kundeforhold

Når du ønsker at blive kunde hos ProMark, behandler vi nødvendige oplysninger om dig med henblik på at:
– indgå en aftale om levering af et Workforce Management-system til din virksomhed
– sikre entydig identifikation af dig

Når du er kunde hos os på en løbende aftale, behandler vi dine oplysninger til at administrere aftalen herunder at:
– sikre, at de aftalte produkter og ydelser leveres
– modtage betaling for vores varer og ydelse(r)
– identificere dig, når du kontakter os
– holde dine kontaktoplysninger opdaterede
– opfylde øvrige forpligtelser for dig eller os, der følger af aftalen og lovgivningen

Du er kunde og deltager i et arrangement, hvor vi tager situationsbilleder/video, som kan anvendes til:
– at markedsføre den pågældende type event
– at omtale afholdte arrangementer

Deltagere kan fravælge at være med på billeder til dette formål.

Eksempel:
Du er en potentiel kunde
Når du kontakter os for at få information om eller et tilbud på en Workforce Management-løsning, anvender vi dit navn, adresse og andre kontaktoplysninger til at lave et tilbud og kontakte dig.

Eksempel:
Du er kunde hos os
Vi leverer ydelser som aftalt og sender faktura på disse samt løbende vedligehold i henhold til vores aftale samt registrerer, at du betaler.

Eksempel:
Du deltager i vores brugerkonference eller i et erfamøde
Gennem billeder og video fortæller vi på vores kundeportal og i nyhedsbreve de gode historier fra arrangementer med kunder og videndeler og informerer om arrangementer og aktiviteter.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og litra f.

Vores legitime interesser er at:
– sikre, at der ikke sker udlevering af oplysninger til andre end dig
– kunne markedsføre vores produkter og informere om funktionalitet og nyheder
– sikre overholdelse af gældende lovgivning

Som ovenfor.

Når du deltager i arrangementer hos ProMark tager vi stemningsbilleder og anvender dem til markedsføring. Deltagere kan fravælge at være med på billeder til dette formål.

Til evt. portrætbilleder indhentes samtykke.

2. Markedsføring, analyser og segmentering

Vi bruger dine personoplysninger til at sende nyhedsmail eller elektronisk markedsføring, hvis du har givet samtykke til det. Dit samtykke kan være indhentet, hvis du tilmelder dig vores events eller via formular på hjemmesiden. Du kan altid framelde dig nyhedsmails og den elektroniske markedsføring.

Vi kan også benytte dine oplysninger til brug for markedsføring med almindelig post.

Vi laver også løbende kundetilfredshedsundersøgelser via email.

Eksempel:
Vi sender dig information om moduler eller funktionalitet, I ikke allerede anvender
Du har afgivet dit samtykke til, at vi må sende dig information om systemer som ProMark/WinTid, som du og din virksomhed kan få gavn af. Her anvender vi din email og evt. købshistorik. Vi bruger aldrig din mailadresse mv. i strid med markedsføringslovgivningen og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Eksempel:
Du har fået assistance fra Customer Care eller en konsulent
Vi sender efterfølgende et evalueringsskema, så vi løbende kan forbedre vores service.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, litra b og litra f.

Vores legitime interesser er at:
– kunne udvikle og markedsføre vores produkter
– afsætte vores produkter
– foretage kundetilfredshedsanalyser
– forbedre produkter og services

3. Administration og forbedring af vores digitale tjenester

Vi anvender trackingsoftware til at registrere antallet af besøg på promark365.com/dk, herunder hvilke domæner de besøgende kommer fra, og hvilket indhold de ser.

Oplysningerne anvendes udelukkende til at udvikle og forbedre vores digitale tjenester og gør det ikke muligt for os at identificere bestemte personer.

Eksempel:
Du bruger vores digitale tjenester
Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi dine oplysninger med henblik på at forbedre vores digitale tjenester.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Vores legitime interesser er at:

– forbedre kundeoplevelsen
– udvikle og forbedre vores digitale tjenester

4. Behandling af jobansøgninger

Alle jobansøgninger (både specifikke og uopfordrede) registreres og behandles af den HR-ansvarlige samt eventuelt involverede ledere og interviewere.

Eksempel:
Du sender os en jobansøgning
Vi registrerer og vurderer ansøgningen og beholder de modtagne informationer, mens behandlingen foregår. Senest 3 mdr. efter afsluttet behandling sletter vi alle data og mails.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b

Vores legitime interesser er at:

– behandle din ansøgning og kommunikere omkring eventuelle interview og kontrakt/afslag.

Hvis vi behandler dine personoplysninger til andre formål end dem, vi har beskrevet ovenfor, vil vi give dig besked om det nye formål, inden vi begynder behandlingen, hvis det følger af databeskyttelsesreglerne.

4. Indsigt i dine oplysninger (ret til adgang og til at blive glemt)

Du har mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger vi opbevarer og anvender om dig. Kontakt os på email gdpr@promark365.com eller adressen angivet øverst, hvis du ønsker ret til:

indsigt i dine personlige oplysninger, der er gemt i vores databaser
at få dine personlige data rettet
at blive slettet fra vores databaser
at få begrænset data
at få elektronisk overført dine data
at gøre indsigelse
ikke at få foretaget afgørelser baseret på automatisk behandling, herunder profilering

Vi vil besvare dit spørgsmål eller din anmodning, så hurtigt vi kan (og under alle omstændigheder inden for en måned fra vi modtager din anmodning, selv om dette kan udvides i vanskelige tilfælde). Hvis dit spørgsmål eller anmodning er mere omfattende, kan det blive nødvendigt at indhente mere information fra dig.

5. Vores databehandlere/underdatabehandlere

Vi anvender en række data- og underdatabehandlere til at håndtere personlige data på vores vegne. Disse tredjeparter er nøje udvalgt, og er alle underlagt databehandler- og underdatabehandleraftaler med os i overensstemmelse med lovgivningen i EU’s generelle databeskyttelsesforordning 2018 (GDPR) og Databeskyttelsesloven.

Der foretages ikke overførsel af data til 3. land.

6. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

ProMark følger generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven i Danmark, Norge, Sverige og England. For at sikre korrekt håndtering af tilbagevendende kundeforhold, eventuelle reklamationssager og garantiforpligtelser og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvendigt at gemme oplysninger i op til 10 år plus indeværende år fra forretningsforholdet eller formålet er ophørt.

7. Datakrænkelser

Vi vil rapportere enhver ulovlig datakrænkelse af databaser fra nogen af vores underdatabehandlere til alle relevante personer eller myndigheder inden for 72 timer efter overtrædelsen, hvis det fremgår, at personoplysninger, der er lagret på en identificerbar måde er blevet kompromitteret.

8. Kontakt vedr. databeskyttelse og privatlivspolitikken

Har du yderligere spørgsmål til privatlivspolitikken eller databehandlingen, kan du kontakte os på email gdpr@promark365.com eller via adressen angivet ovenfor.

Hvis du ønsker at klage over en mulig overtrædelse persondataforordningen, skal du kontakte Datatilsynet.

Husk at almindelig email ikke er en sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din email, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

Privatlivspolitikken er gældende fra den 20. februar 2020

Cookies

Denne hjemmeside ejes og administreres af: