Vaktplanlegging kan være en kompleks og tidkrevende oppgave, men nå er det enda mer hjelp å få. Ved hjelp av kunstig intelligens (AI) kan dere få servert et utkast til den optimale vaktplan, som oppfyller både virksomhetens og medarbeidernes behov.

De fleste som arbeider med vaktplanlegging vet at det kan være en kompleks oppgave å legge en plan for medarbeidernes arbeidstid som henger sammen. Og jo flere ansatte og vakter, virksomheten skal planlegge, jo flere muligheter er det for å skape en vaktplan.

Målet er å legge en plan, som utnytter medarbeiderens samlede arbeidstid best mulig og sikrer, at det verken er for få eller for mange medarbeidere på arbeide. For mange medarbeidere medfører unødvendige lønnskostnader, mens for få medarbeidere kan påvirke produksjonen eller salget negativt – og muligens kreve overtid av de medarbeidere som er tilstede.

For å skape den optimale plan må virksomheten ta hensyn til:

• Behovet for arbeidskraft: Hva er det aktuelle behovet for arbeidskraft til bestemte tider i løpet dagen/perioden i forhold til de oppgavene som skal utføres og hvilke kvalifikasjoner er det behov for
• Arbeidstidsreglene: Det er viktig å overholde gjeldende arbeidstidsregler, overenskomster og lokale avtaler som f.eks. 11-timers reglen og antall arbeidede timer per uke. Brudd på disse reglene kan medføre bøter
• Medarbeidernes ønsker til arbeidstid: F.eks. gå tidlig eller møte senere samt ønsker til ferie- og fridager

Våre verktøyer til personalplanlegging hjelper virksomheter med å skape den optimale plan med mindre administrativt arbeid. De bidrar til å sikre, at de rette medarbeidere er til stede i forhold til virksomhetens behov – og holder samtidig rede på arbeidstidsregler og de mange andre elementene som påvirker planleggingen.

Nå tar vi neste steg ved å inkludere kunstig intelligens i planleggingen.

La ProMark lage det beste utkastet til en plan

Kunstig intelligens er på vei inn i flere og flere bransjer, produkter og tjenester. AI-teknologien gjør det mulig for IT-systemer å utføre oppgaver som normalt krever menneskelig intelligens – men raskere og bedre.

Vi har innledet et samarbeid med konsulentfirmaet Datapult om å utvikle og utnytte AI til å optimalisere vaktplanleggingsoppgaven ytterligere.

Med kunstig intelligens kan planleggeren få presentert et utkast til en plan som tar hensyn til prognose, arbeidstidsregler og medarbeidernes kvalifikasjoner og ønsker. Det sparer planleggeren for arbeid med å allokere medarbeiderne til vaktene – og gjør det dermed enda raskere og enklere å utarbeide den beste plan og bemanne i forhold til behovene.

Slik fungerer AI i ProMark

Med AI i ProMark starter planleggeren med en helt blank plan og definerer så de konkrete behovene (vakter) som må dekkes av medarbeiderne i perioden.

Heretter vil ProMark på bare noen få minutter gjøre et veldig stort antall simuleringer og presentere et utkast til den beste planen basert på følgende parametere:

• Medarbeidere
• Kvalifikasjoner/kompetanser
• Teams/avdeling/gruppe
• Behov (demands) oppdelt i vakter
• Prognose
• Arbeidstidsregler for hver medarbeider (medarbeiderkategori) samt mulighet for å imøtekomme  ’uskrevne regler’ som f.eks. at 5 arbeidsdager på rad må utløse 2 fridager, og jobber man sent om fredagen, skal man ikke møte opp tidlig på mandagen
• Fravær (planlagt ferie/fri)
• Tilgjengelighet (medarbeidernes ønsker til arbeidstid definert via portalen eller på mobilen)
• Historikk fra tidligere perioder i form av de faktiske inn- og utstemplinger i ProMark, som sier noe om avvik i forhold til det som var planlagt

ProMark vil automatisk finne den beste balansen mellom å kunne oppfylle flest mulige medarbeiderønsker og samtidig dekke behovet for bemanning basert på planlagt produksjon/forecast eller budsjett. Det gjør det enkelt for planleggeren å avgjøre, hvilke ønsker som kan imøtekommes, og hvilke som skal avvises.

Heretter kan den foreslåtte vaktplanen godtas og legges ut til medarbeiderne.

Det samme gjelder naturligvis også, hvis/når planen må endres på grunn av sykdom eller andre uventede hendelser. Basert på endringene kan det være en utfordring å finne den beste justeringen av den opprinnelige planen, men med AI vil ProMark raskt kunne lage et forslag til en ny plan.

AI-optimalisert vaktplanlegging løfter effektiviteten

AI i vaktplanleggingen har et stort potensiale til å optimalisere planleggingen ytterligere og sikre enda bedre anvendelse av arbeidsstyrken. Det betyr at virksomheten kan:

• Spare administrativ tid for planleggeren som kan brukes på andre verdiskapende oppgaver
• Redusere over- og underbemanning, overtidsbetaling og samtidig sikre at de riktige kvalifikasjoner er til stede i forhold til de oppgaver som skal utføres
• Unngå brudd på arbeidstidsregler og eventuelle bøter som følge av dette
• Rask finne den mest optimale justeringen av en plan ved uventede endringer som f.eks. sykdom
• Gi medarbeiderne større innflytelse på når de vil jobbe og samtidig kunne imøtekomme så mange av medarbeidernes ønsker som mulig

Ønskescenarioet for de fleste virksomheter er å ha vaktplaner som alltid er i perfekt balanse – og det krever gode data. Her er AI den teknikken som gjør det mulig å utnytte og analysere data i sanntid slik at virksomheten i stedet kan fokusere på å skape resultater.

Ønsker dere å bli med på utviklingsreisen?

AI er et fokusområde som vi kommer til å gjøre mye mer av – både i forhold til vakt- og bemanningsplanlegging, men også når det gjelder å automatisere planleggingen av medarbeidere til konkrete arbeidsoppgaver.

Hvis dere vil inngå i et aktivt samarbeide med oss om videreutvikling av AI-funksjonalitet, så kontakt oss.