Teknisk gjeld kan få store konsekvenser for bedriftens effektivitet og evne til å fastholde og tiltrekke medarbeidere – og dermed konkurranseevnen. Lær mer om hva du kan gjøre for å redusere den.
Å stå i gjeld er ikke en god følelse. Og jo større gjelden er, jo verre blir følelsen. Den legger ikke bare en demper på nye tanker og ideer; også spillerommet blir etter hvert mer og mer begrenset.
Motsatt oppnår du frihet, når du ikke står i (dyp) gjeld og kan selv velge hva du vil reagere på, hva det skal investeres i og hvilke prosjekter og opplevelser du gjerne vil realisere.
Gjeld – bedriftens største fiende
Det samme gjeldsprinsippet gjelder innenfor it-systemer – og dermed også de arbeidsprosessene som du tilbyr dine medarbeidere. Og det kan få store konsekvenser for bedriftens effektivitet og evne til å fastholde og tiltrekke medarbeidere – og dermed konkurranseevnen.
Medarbeidere forventer i større grad moderne, kjente og optimerte brukergrenseflater, full systemintegrasjon på tvers av deres arbeidsprosesser, driftssikkerhet og at datasikkerheten er i orden. Dette er forhold som er spesielt viktig for den store generasjonen fra nittiårene som kalles for «generasjon Z» som er på vei inn på arbeidsmarkedet:
Aldersmessig er de mellom 14 og 24 år og de eldste er på vei inn på arbeidsplassen. Vi kan forvente å møte noen superkompetente digitale innfødte med stor forståelse for nettverk og forretninger i den multiglobale verden med utgangspunkt i «den nordlige provinsen» (kilde: Center for Fremtidsforskning).
Det er disse medarbeiderne som skal tiltrekkes og fastholdes hvis bedriftens fremtid skal sikres. Og det krever at man ikke et tynget av gjeld!
Hva er teknisk gjeld?
Begrepet «teknisk gjeld» betegner et datasystem som ikke følger med tiden. Teknologi og løsninger som av forskjellige årsaker ikke er oppgradert eller er misligholdt med hot fixes og lappeløsninger, eller hvor nye systemer er kommet til fortløpende via knoppskyting, uten noen form for langsiktig perspektiv. Ofte resulterer dette i at bedriften får opprettet manuelle prosesser som ikke bare er tidkrevende, men som også øker risikoen for feil. Dessuten kan driften og utviklingen av løsningene være mer eller mindre personavhengige, noe som gjør at bedriften blir enda mer sårbar.
Innenfor kritiske forretningssystemer som Workforce Management-løsninger, er det noen klassiske utfordringer som skaper teknisk gjeld. Disse utfordringene blir raskt en brennende plattform for bedriften:
- Supporten fra leverandøren kan opphøre eller leverandøren kan ikke levere i forhold til bedriftens fremtidige strategi
- Systemet har problemer med å støtte visjonen om «full systemintegrasjon på tvers av arbeidsprosesser» og løpende tilby medarbeiderne den moderne brukeropplevelsen som de forventer
- Egenutviklede systemer som er blitt for komplekse og kostbare å vedlikeholde og ikke har den nødvendige dokumentasjonen eller er for personavhengig
- Forretningsregler og -logikk som er kodet spesifikt i løsningen, noe som gjør oppgraderinger komplekse og kostnadstunge
- Det er kostnadstungt eller umulig å følge med de sikkerhets- og driftskrav som stilles til moderne forretningssystemer
Slik reduseres teknisk gjeld
Det er flere områder som bedriften kan arbeide med for å redusere teknisk gjeld:
- Opprette en nettbasert løsning som reduserer kostnadene til utrulling og drift av løsningen
- Bruke intuitive, rollebaserte brukergrenseflater som gir brukerne den beste opplevelsen
- Implementere et åpent forretningssystem som kan integreres, ikke bare med tanke på dataene, men også når det gjelder forretningslogikken, slik at det kan eksekveres på «full systemintegrasjon på tvers av arbeidsprosesser»
- Bruke en systemarkitektur som kan skaleres i forhold til nåværende og fremtidige behov
- Øke kravene til systemet og leverandøren av systemet innenfor områder som datasikkerhet, driftssikkerhet og samsvar (f.eks. at de skal overholde EUs persondataforordning, kalt GDPR)
- Sikre fortløpende systemoppgraderinger for å eliminere teknisk gjeld samlet sett
- Implementere programvarer som en tjeneste* via en stabil leverandør som kan levere i forhold til bedriftens strategi med et servicenivå som kan justeres hvis behovet endres over tid
(* Software as a service, forkortet «SaaS», er en skybasert applikasjon som betales etter bruk)
Den generelt spesialiserte løsning
Mange bedrifter kjemper med å kvitte seg med teknisk gjeld i hele systemlandskapet på tvers av et større antall forretningsapplikasjoner. Her har man tradisjonelt benyttet to metoder:
| Best-of-Suite | Best-of-Breed |
|---|---|
| Strategien er at ett stort forretningssystem kan levere «full systemintegrasjon på tvers av arbeidsprosesser». Erfaringen i mange bedrifter er imidlertid at denne tilgangen er kostnadstung: – Fordi den ofte medfører kundespesifikk koding av løsninger i forretningssystemet, noe som skaper dyr gjeld i forhold til oppgraderinger (alt eller intet-oppgraderinger). Dessuten skaper den sentraliserte arkitekturen avhengighet som kan bli en begrensing i forhold til agile forretningsmessige behov – Fordi det ikke kan forventes at leverandører av best-of-suite-programvarer kan imøtegå den nyeste kunnskapen, trender og teknologi på tvers av hele deres business suite i en verden som er i konstant endring – Fordi de fleste bedrifter som har en best-of-suite-strategi, stadig må ta i bruk komplementære tilleggsløsninger for å kunne støtte deres forretningsprosesser fullt ut. Noen ganger beholder man også manuelle arbeidsprosesser fordi man manglet fleksibilitet i business suite-løsningen | Best-of-breed-strategien går den motsatte vei og integrerer mer eller mindre spesialiserte løsninger for å oppnå «full systemintegrasjon på tvers av arbeidsprosesser». Bedrifter som følger denne strategien kjemper også med kostnadene: – Fordi de spesialiserte systemene historisk har hatt begrensede og ikke-standardiserte integrasjonsmuligheter, og integrasjonsprosjektene har vært kostnadstunge – Fordi integrasjonen primært har handlet om data og ikke en samlet intuitiv brukeropplevelse – Fordi best-of-breed-leverandører ikke nødvendigvis har styrken og størrelsen til å være et fremtidssikret valg for bedriften |
Det beste av begge verdener!
Begge strategiene byr på hver deres fordeler og utfordringer. Og det kan gjøre beslutningen om å velge den ene strategien fremfor den andre meget vanskelig.
Heldigvis åpner ny teknologi opp for at man kan bruke det beste fra begge strategiene. De moderne løsningene fokuserer nemlig på:
- Standardisert integrasjon av data (via relevante standard integrasjonsprotokoller)
- Standardisert integrasjon av forretningslogikk (samme som ovenfor)
- Standardisert integrasjon av sikkerhet (f.eks. single sign-on via OAuth2 (adgang til alle systemer med én innlogging)
- Ensartet brukeropplevelse på tvers av de underliggende forretningssystemene (f.eks. nettportaler med webparter per underliggende forretningssystem)
- Skalerbar sikker drift (f.eks. via skybasert oppsett)
- Den rette leverandørsupporten til håndtering av både drift, sikkerhet og integrerte løsninger
En arkitektur som utnytter disse prinsippene kunne se slik ut:
Brukeropplevelsen kan leveres via et intranettportal framework eller via den ene skybaserte løsningens plattform, hvor den andre skybaserte løsningens webparter integreres.
ProMark – en fremtidssikker løsning
ProMark er en standard best-of-breed-programvareløsning utviklet med markedets nyeste teknologi fra innovative partnere. Gjennom integrasjoner til ERP-, HR- og lønnssystemer – og dermed utveksling av data – oppnår bedriften en fleksibel og effektiv støtte av deres forretningsprosesser.
Vår filosofi er at ProMark skal være der hvor brukerne er og fasilitere at data registreres enkelt og greit. Vi har derfor stort fokus på interoperabilitet og sikrer at løsningene våre er tilgjengelig via en lang rekke registreringsenheter, bl.a. terminaler, portaler og mobile enheter – uten å gå på kompromiss med sikkerheten. Andre fokusområder i vårt utviklingsarbeid er enkel igangsetting, optimal yteevne (performance) og skalerbarhet – og at alt er dokumentert.
ProMark er dermed en fremtidssikret løsning som kontinuerlig utvikles for å støtte større bedrifters forretningsprosesser på en optimal måte. Dermed er det mulig å oppnå effektiviseringsgevinster og besparelser og forbli en attraktiv bedrift.
Har dere fremtidssikret it-systemene? Eller har også dere teknisk gjeld?
