En grundig feltstudie er en viktig forutsetning for en vellykket implementering av Workforce Management. Men hva er en feltstudie, egentlig? Og hva må man være spesielt oppmerksomme på for at den skal lykkes? Få gode råd om hvordan man lager en god feltstudie og en brukbar business case basert på vårt samarbeid med Aarsleff.

Godt begynt er halvt fullendt. Sånn lyder et gammelt ordspråk som stadig er meget relevant.

Det er et uttrykk vi her i ProMark er veldig enige i. Og vi etterlever det aktivt i samarbeid med kundene våre. Våre erfaringer viser nemlig at jo bedre vi kjenner kundene våre, og forstår deres forretningsmessige forhold og interne prosesser, jo bedre er vi i stand til å implementere en løsning som støtter bedriftens behov – uten tilbakeløp og uhensiktsmessigheter.

Derfor innleder vi alle våre implementeringsprosjekter med en feltstudie.

Hva er en feltstudie?

En feltstudie er i bunn og grunn en grundig studie i kundens miljø og forhold, som har betydning for løsningen. Ofte er det en kombinasjon av observasjoner, undersøkelser og intervjuer, som bidrar til en beskrivelse, som er så tett på “kundens virkelighet” som mulig.

I ProMark følger vi et velprøvd og dokumentert prosjektforløp, som er utviklet på bakgrunn av erfaringer fra flere hundre prosjekter. Feltstudien er en sentral del av forløpet. Formålet er å sikre kvalitet, kontroll og å oppfylle forventninger – og på den måten få rask suksess og utbytte i forbindelse med implementering av Workforce Management.

Rent praktisk foregår det ved at en eller flere av våre konsulenter besøker bedriften for på den måten bedre kunne planlegge implementering av løsningen. Formålet med besøket er å:

• Se de omgivelsene som installasjonen skal fungere i
• Møte de personene som er involvert i prosjektet og den etterfølgende driften og bruken av løsningen. Hva er deres konkrete utfordringer og hvor ser de muligheter for forbedringer?
• Få kontroll på tolkninger av overenskomster og lokalavtaler, sånn at systemet kan levere de helt rette tider og avrundinger
• Diskutere de IT-messige og funksjonelle kravene med kunden. Hvordan ser utfordringene i forbindelse med implementeringen ut og hvor forventer de optimalisering?
• Kartlegge de nåværende (as is) og fremtidige (to be) arbeidsflytene i forhold til registrering av tid på prosjektet, for å synliggjøre forskjellene. Kartlegging danner grunnlaget for en gap/fit-analyse
• Avstemme forventninger med kunden i forhold til ressurser, business case osv. Hva er det for et formål prosjektet skal oppfylle? Hvorfor gjennomføres det?

Feltstudiet gir sånn en mulighet for å se de daglige rutiner i praksis – både innenfor produksjon, lønnsadministrasjon, planlegging osv. – og slik gi et godt overblikk over eksisterende systemer, forretningsprosesser, prosedyrer og arbeidsganger.

Case: Digitalisering av byggeplasser hos Aarsleff

Entreprenørkonsernet Aarsleff har gjennom mange år arbeidet på å effektivisere deres prosesser gjennom digitalisering.

Som et ledd i denne optimaliseringen har Aarsleff og ProMark inngått et partnerskap om å utvikle en spesialisert løsning til dataoppsamling direkte på byggeplassene. Løsningen betyr at de nåværende fysiske timelistene, som er nødvendige for styring av overenskomster og avlønning av medarbeidere samt oppfølgning av fremdrift på prosjekt, vil fremover avløses av en digital løsning.

De timelønnede medarbeiderne vil via nettbrett selv registrere deres tid fordelt på prosjekter samt kjøring, tillegg, dietter og fravær. Samtidig får formennene mulighet for å rette og godkjenne registreringer samt sørge for at alle nødvendige data er registrert i forhold til f.eks. prosjekter/aktiviteter, maskiner, kjøring og ventetid. Og alle data overføres automatisk til en lønnsjournal som leverer data til lønnssystemet.

Fokus på brukerinvolvering – en feltstudie i praksis

Før beskrivelse av løsningen er det gjennomført mange måneders grundig analyse, i nært samarbeid med Aarsleff. For denne feltstudien skulle omfatte både en plan for utvikling av ny funksjonalitet og selve implementeringen. For å sikre nøyaktig informasjon og ta hensyn til ønsker og krav fra alle relevante avdelinger i forhold til funksjonalitet, valgte Aarsleff ca. 25 medarbeidere som representanter for 3 forretningsområder (anlegg og byggeri, rørteknikk og grunnarbeide) til å delta i en arbeidsgruppe. Fra ProMark deltok flere konsulenter og løsningsarkitekter.

Dette er det første IT-prosjektet hos Aarsleff, som når så bredt ut og påvirker så mange medarbeidere i hele organisasjonen, sier Ulla Bergholt, som er prosjektleder i Aarsleff. Derfor har vi lagt stor vekt på å få de riktige personene med i prosjektet helt fra start – både dem som kjenner prosessene og dem som kan ta beslutningene.

Kravspesifikasjonene tok først utgangspunkt i input fra lønningskontoret. Der var det primært fokus på å skape overblikk over nødvendig funksjonalitet i forhold til beregning av lønn.

Videre ble formennene tatt med i prosessen. De står nærmest de timelønnede og har dermed en praktisk innfallsvinkel til ukebaserte lønnsslipper og hvordan de fungerer i praksis. Det ga ytterligere verdifull input i forhold til valg av brukerflater, administrasjon av medarbeidere og godkjenning av ukebaserte timelister.

Endelig har feltstudien også kartlagt behovene i forhold til integrasjon til Aarsleffs nåværende systemlandskap (ERP og lønn) og behovet for å kunne trekke data ut av systemet i form av rapporter som skal danne grunnlag for aktiv ledelsesinformasjon.

Ved å inkludere alle relevante interessenter har feltstudien belyst hvordan nåværende og fremtidige prosesser for tidsregistrering kan støttes optimalt og avklart prosjektets omfang og kompleksitet. Det er med til å sikre både en felles referanseplattform i prosjektet fremover og har skapt grunnlag for utarbeidelse av en realistisk tidsplan for utvikling og implementering av løsningen.

En brukbar business case

Gevinsten ved å digitalisere de ukebaserte timelistene synes åpenlyse. Automatiseringen av prosessene for tidsregistrering vil fjerne manuelle registreringer og beregninger, minimere risikoen for feil og dermed redusere ressursforbruket – både blant de timelønnede, formennene og i lønnsadministrasjonen.

Men hvordan beregner man den konkrete verdien av et slikt prosjekt? Og gir det mening i forhold til investeringen (ROI)?

Svaret finnes i prosjektets business case, som danner grunnlaget for beslutningen om å gjennomføre.

På bakgrunn av foranalysens kartlegging av de nåværende prosessene og arbeidsflyter (og brukt tid), krav til funksjonalitet og forslag til løsninger, har Aarsleff identifisert en rekke områder, hvor den digitale tidsregistreringsløsningen vil skape verdi. Tidsbesparelser står for en markant del av gevinsten!

• Mindre tidsforbruk på dobbeltregistrering av timelister, kontroll og feilrettelser. Det vil gi ekstra stor tidsbesparelse i lønnsadministrasjonen, hvor Aarsleff forventer å kunne halvere brukt tid i forhold til i dag
• Bedre kvalitet i registreringene. Registreringer kan kun foretas på aktive saksnumre og løsningen beregner også overtid og avrundinger. Det letter registreringen for de timelønnede og reduserer behovet for oppfølging og rettelser
• Automatisk prosess for godkjenning med mulighet for å sette opp flere godkjenningsnivåer og definere stedfortredere
• Bedre overblikk og flere detaljer, da statistikker og rapporter vil bli tilgjengelig raskere
• Tidssvarende og skalerbar løsning med gode utviklingsmuligheter
• Robust IT-støtte av lønnsprosessen

Business casen som rettesnor

Ifølge Ulla Boel Bergholt tar organisasjonen i mot den kommende løsningen med åpne armer og oppbakkingen er god. Prosjektet implementeres i faser. Fase 1 forventes å komme i drift i september 2017, mens faste 2 blir levert etterfølgende med 6 milepæler frem mot januar 2018.

Men hvordan sikrer man at de identifiserte gevinstene også realiseres? Her kan business casen med fordel brukes som rettesnor, slik at prosjektet styres ut fra de forretningsmessige målsetningene og blir en suksess – både for kunden og oss.

Vi anbefaler at man velger ut 5–6 konkrete målepunkter for et prosjekt. Disse målingene foretas etter at systemet er satt i drift og brukerne har tatt løsningen i bruk.

Ifølge Steen Guldborg, som er IT-sjef hos Aarsleff, er nettopp gevinst-realiseringen svært viktig:

Vi krever i alle større IT-prosjekter at det gjennomføres måling av gevinst-realisering et år etter at prosjektet er avsluttet. Derfor vil vi naturligvis følge prosjektet nøye.