Gode råd om ProMark Business Process Outsourcing fra begge sider av bordet.
Økt konkurranse og en konstant forventning om å forbedre produktiviteten og samtidig minimere kostnaden, setter mange bedrifter under et stadig økende press.
Derfor velger flere og flere bedrifter å overdra ansvaret for en eller flere oppgaver til eksterne forretningspartnere – også kaldt Business Process Outsourcing.
Hvorfor Business Process Outsourcing?
Det er mange årsaker til at bedrifter velger å outsource noe av aktiviteten. Det kan være en strategisk beslutning hvor målet er å spare tid og penger og frigi interne ressurser, som så kan fokusere på og utvikle bedriftens kjerneforretninger.
Beslutningen kan skyldes at bedriften befinner seg på en ‘brennende plattform’ på grunn av mangel på arbeidskraft/kompetanse, fordi det enten er vanskelig å rekruttere nødvendig kompetanse eller at spisskompetansen forlater bedriften, eller man har behov for å få adgang til den nyeste teknologien uten selv å måtte investere i den.
Hva er Business Process Outsourcing?
Begrepet ‘outsourcing’ betyr at en bedrift lar en ekstern leverandør overta noen av bedriftens aktiviteter.
Business Process Outsourcing (BPO) er et delelement av outsourcing. BPO handler om å la en ekstern partner overta en eller flere (IT-intensive) forretningsprosesser, som så utfører prosessene ut fra en rekke definerte og målbare parametre. Eksempler på prosesser som ofte outsources, er HR, lønn, regnskap og call center/møtebooking-aktiviteter.
Noen av fordelene ved å outsource en eller flere av bedriftens prosesser er:
- Økt fleksibilitet og mulighet for å kunne fokusere på bedriftens kjerneforretning
- Lavere kostnader og større forutsigbarhet i budsjettet
- Adgang til den nyeste teknologien uten selv å måtte investere
- Adgang til den nødvendige kompetansen, uten å måtte bruke tid og penger på å rekruttere og lære opp nye medarbeidere
- Mulighet for å redusere sårbarhet og unngå flaskehalser, og for stor avhengighet av få personer innenfor en rekke nøkkelområder (f.eks. HR og IT)
Baksiden av medaljen ved å overdra oppgaver til en ekstern leverandør, kan være at bedriften gir avkall på kritisk kunnskap om egne prosesser og dermed blir meget avhengig av den eksterne partneren.
Gjør hverdagen enklere med ProMark-tjenester
Også i ProMark merker vi et stigende aktivitetsnivå hos kundene våre og større behov for stabilitet i forhold til den IT- og personalmessige driften og vedlikeholdet av de kritiske forretningssystemene.
Derfor tilbyr vi utviklet et antall tjenester som komplementerer kundenes ressurser og kompetanse, og bidrar til å optimere investeringene i ProMark.
HR-avdelingens forlenget arm
Mange bedrifter er avhengig av få personer som kan håndtere fortløpende oppsett og vedlikehold av ProMark. Det gjør bedriften sårbar i forbindelse med fravær, som sykdom, ferie og oppsigelser.
Med superbruker service overtar vi rollen som bedriftens superbruker og tar hånd om en rekke oppgaver, bl.a. styring av lønnsforberedelser, slik at datagrunnlaget til kjøring av lønn overføres til lønnssystemet på de avtalte tidspunktene.
Superbrukeroppgavene kan leveres som en fast ytelse, hvor vi sammen med kunden definerer hvilke oppgaver som skal løses. Men ytelsen kan også doseres i forhold til perioder med spissbelastning i bedriften, f.eks. i forbindelse med kjøring av lønn.
Det gir bedriften et stabilt beredskap av superbrukere, frigjør tid i HR-avdelingen til å støtte opp om andre oppgaver og prosesser, som skaper verdi og konkurransefordeler, og vil ofte kunne gi betydelige økonomiske besparelser.
Superbruker service hos Carlsberg: Mer tid til andre HR-oppgaver
Carlsberg har i mange år brukt ProMark til registrering av arbeidstid og fravær, bemanningsplanlegging og ledelsesrapportering for å optimere deres ressurser og oppnå produktivitetsforbedringer. Det betyr bl.a. at de har redusert administrasjonen i forbindelse med styring av diverse overenskomster og lokalavtaler markant og fått nøyaktige data til utbetaling av korrekt lønn. Løsningen dekker per i dag 1500 registranter i Danmark.
Carlsberg har et shared services-senter i Polen, som gir support til HR og regnskap i hele Europa. Men det er HR-avdelingen i Danmark som administrerer de danske overenskomstene.
Carlsberg har for nylig valgt å outsource ProMark superbrukeroppgaven til oss. Det betyr at vi løpende justerer det eksisterende oppsettet av ProMark, bl.a. vedlikehold av møteplanter, overenskomstjusteringer og kontooppsett, mens Carlsberg selv ivaretar de ‘daglige oppgavene’ som kjøring av lønn. Videre hjelper vi til med ad hoc-oppgaver, som f.eks. opprydding.
Ifølge Compensation & Benefit and Payroll Manager Ulla Christophersen er samarbeidet en suksess:
Vi har valgt å overlate en del av oppgavene til ProMark, slik at vi ikke gir helt avkall på den interne kunnskapen. Det er viktig at vi stadig forstår oppsetting av våre overenskomster, for å kunne arbeide med dem. Ellers vil vi bli for sårbare. Til gjengjeld kan vi utnytte ProMarks erfaring fra andre bedrifter og bruke dem til å finne en løsning på eventuelle problemer, slik at vi ikke selv bruker tid på det. Samarbeidet betyr at vi ikke trenger å ha all kompetansen selv og at vi bevarer følingen med driften og forståelsen for hvorfor ting kanskje ikke kjører som de bør. Det gir mer tid til andre HR-oppgaver.
Det todelte oppsettet som vi har med ProMark er en enkel og brukbar modell som fungerer godt for oss. Men det er viktig å ha et nært samarbeid med en tydelig beskrivelse av roller og ansvar. Når begge parter har adgang til det samme systemet, er det viktig med klare avgrensninger, slik at man ikke rører ved noe bare fordi man kan. Det kan få konsekvenser som man kanskje ikke hadde regnet med, sier HR Supporter Lise Rasmussen.
Et godt råd fra Ulla og Lise, er at man med jevne mellomrom holder møter, hvor man tar temperaturen på samarbeidet og får informasjon om nye tiltak i løsningen. Og så er det selvfølgelig viktig at man føler seg trygg på de ressurser og den kompetansen som står til rådighet til å løse oppgaven. Relasjoner er avgjørende for et godt samarbeid!
Mer overskudd i IT-avdelingen
Det er også merkbart travelt i bedriftenes IT-avdelinger. Mer digitalisering, nye systemer og flere brukere, betyr at det kan være vanskelig å følge med.
Med vår hardware service kan dere leie terminaler og overlate den daglige overvåking og drift til oss. Vi overvåker utstyret via fjernoppkobling, og hvis terminalene slutter å fungere og har behov for IT-support eller reparasjon, sørger vi for at de kommer i gang igjen. Kan utstyret ikke repareres, erstatter vi det med noe tilsvarende.
Gjennom å leie terminaler og overlate den løpende håndtering og support til oss kan dere både unngå å skulle investere i terminaler samt eventuelle uforutsette kostnader til reparasjon. Dette frigjør tid i IT-avdelingen til å fokusere på andre verdiskapende oppgaver, og dere er samtidig sikret rask bistand ved stopp – med økt økonomisk gjennomsiktighet.
Er outsourcing alltid den beste løsningen?
Vi ser en økende interesse for våre tjenester i markedet, sier Henrik Trolle, Deputy Head of Sales & Marketing i ProMark. Flere og flere bedrifter velger å komplementere og overdra de daglige oppgavene i forhold til ProMark til oss. Det reduserer behovet for selv å måtte ha den relevante kompetansen, gir besparelser og frigir tid til å fokusere på andre kjerneoppgaver i bedriften.
Og det komplementære elementet er her viktig. Våre tjenester bør nemlig ses som et supplement, som gir mer tid til andre verdiskapende oppgaver i bedriften. Det kan f.eks. være bedre oppfølging på sykefravær, med mål om å redusere medarbeidernes fravær og sikre at mulige sykelønnsrefusjon blir søkt om i tide. Eller redusert overtid hos medarbeiderne som følge av bedre planlegging. Altså en vinn-vinn-situasjon for medarbeidere og bedriften.
Beste praksis BPO
Muligheten for å kunne frigjøre tid til å fokusere på mer verdiskapende oppgaver, er altså hele begrunnelsen for å outsource.
Men det er viktig å finne en god balanse i forhold til den eksisterende organisasjonen. Litt outsourcing gir kanskje ikke ønsket effekt … Men for mye outsourcing kan på sin side føre til at bedriften blir ineffektiv, fordi den mister overblikket over prosessene og hvem som har ansvar for hva, med feilkommunikasjon til følge.
Vi mener derfor at et mer sammensatt oppsett er den beste løsningen. På den måten kan kundene bevare kritisk kunnskap internt og gi motspill til leverandørene deres. Og som leverandør har vi en kontaktperson på huset, som vi kan sparre med, noe som gir de beste betingelsene for å kunne løse de oppgavene som vi for ansvaret for.
Business Process Outsourcing bør derfor aldri erstatte intern kunnskap helt, men være en ekstra leveransemuskel som letter presset i bedriften.
