Mange av våre kunder kjenner utfordringen. Det er bruk for ekstra arbeidskraft i en kortere eller lengre periode på grunn av ferie, sykdom, ordreinntak, sesongmessige svingninger eller andre toppbelastninger. Løsningen er ofte å bruke frilansere, vikarer, eksterne konsulenter eller andre eksterne ressurser, som kan kalles inn når behovet oppstår.
I henhold til Dansk Erhverv har det aldri vært så mange vikarer i den private forretningsverdenen, noe som gjenspeiler at det går bra med økonomien. Selv om det har kommet restriksjoner fra myndighetene i bruk av vikarer/innleie ser vi den samme trenden i Norge. Det er spesielt produksjons-, lager- og logistikkselskaper samt bygg- og anleggsbransjen som bruker vikarer. Men vikarer blir også mer og mer utbredt innen helse- og administrasjonssektoren.
I tillegg velger en stadig økende andel av arbeidsstyrken å skifte de faste heltidsjobbene ut med fleksible, midlertidige ansettelser – også kalt ’the gig economy’.
De eksterne ressursene utgjør en fleksibel arbeidskraft som kan justeres opp og ned i forhold til dagens situasjon – og lønnen blir dermed en variabel kostnad for arbeidsgiveren.
Presis registrering og oppsamling av timer er viktig
Når bedrifter gjør bruk av eksterne ressurser betaler de en fast takst per time til medarbeideren eller vikar-/konsulentbyrået. Det er derfor nødvendig å registrere og samle det nøyaktige antall arbeidede timer, ettersom de danner grunnlaget for lønnsutbetalingen eller byråets fakturering av virksomheten.
I mange virksomheter skjer den løpende registrering ved hjelp av fysiske timesedler som medarbeideren fyller ut og sender inn til bedriften eller vikar-/konsulentbyrået. Det er ikke bare dyrt og tidskrevende, men også kilden til både feil og forsinkelser. Det er derfor mange fordeler ved (også) å digitalisere tidsregistreringen for den fleksible arbeidsstyrken.
ProMark holder oversikt over timene
Hvis bedriften din ofte må kalle in ekstra ressurser, kan det være lønnsomt å gi disse tilgang til registrering i deres ProMark-løsning.
Gjennom å opprette en spesiell kategori i ProMark kan de eksterne medarbeidere registrere komme/gå via samme brukerflater som bedriftens øvrige ansatte, f.eks. mobiltelefon, terminal eller pc. I forbindelse med lønnsforberedelsen utskilles de eksterne medarbeiderne i et separat datagrunnlag. Timeoversikten danner grunnlag for lønnsutbetalingen eller kan sendes til et eksternt byrå, som fakturerer dere basert på dette og sørger for utbetaling av lønn til medarbeideren.
Dermed kan dere unngå å bli fakturert basert på feil grunnlag, f.eks. å betale for for mange timer og/eller å betale feil timelønn i forhold til det arbeidet som er utført.
Case: ProMark letter administrasjonen av vikarer hos Easyfood
Easyfood er en dansk produksjonsvirksomhet, der fremstiller kvalitetsbakevarer til convenience-segmentet, inkludert Starbucks, McDonald’s, Circle K, 7-eleven og Coop.
Easyfood har omtrent 160 ansatte på fabrikken deres i Kolding, som jobber i 3 skift. De har i gjennomsnitt 30 vikarer om uken for å kunne opprettholde produksjonen i forbindelse med sykdom og i perioder med toppbelastning. Vikarene kommer pt. fra 2 forskjellige vikarbyråer.
Alle vikarer er opprettet i ProMark ut fra de ansatt numre, vi har fått fra vikarbyråene. Vikarene stempler ’møtt’ og velger heretter avdeling via en terminal når de møter opp – presis som alle våre fastansatte medarbeidere – og kan skifte avdeling(er) i løpet av arbeidsperioden etterhvert som oppgavene endres, forteller Bjarne Hansen, lønningssjef hos Easyfood.
Easyfood har brukt ProMark siden januar 2016 – også til sine vikarer. Før ProMark ble alle timer registrert på fysiske timelister. Nå tar Bjarne hver uke en kvitteringsliste ut fra systemet, som sendes til vikarbyråene. Listen danner grunnlaget for byråenes fakturering av timer.
ProMark sparer oss for mye tid, fortsetter Bjarne. Vi ble kvitt timelister som er vanskelige å lese, kommer sent frem eller forsvinner, og selve beregningsdelen av lønn og tillegg er allerede laget. Dette gir oss lett et enkelt grunnlag til byråene.
Bjarne kan løpende følge med i, at de fakturerte timer er riktige i forhold til kvitteringslisten, så Easyfood ikke betaler for feil antall timer. I tillegg gjør han prøver på lønnsslipper i forhold til overtid, tillegg, pensjon osv. for å sikre, at vikarene får riktige lønn i forhold til det arbeidet, som er utført, akkurat som han sjekker at arbeidstidsregler overholdes.
En ekstragevinst ved å bruke ProMark er, at vi alltid har kontroll på, hvor mange og hvilke medarbeidere som har møtt på jobb. Det vil være en stor hjelp om vi måtte evakuere fabrikken, slutter Bjarne.
Gevinster ved digital registrering av arbeidstid
En digital løsning som ProMark gir mange fordeler for både medarbeideren, bedriften og vikar-/konsulentbyrået:
- Lett for den enkelte medarbeider å registrere de timer han/hun arbeider
- Korrekt registrering og oppsamling av timer (komme/gå-registrering) i en automatisert proses
- Medarbeideren får den lønn, han/hun har krav på etter gjeldende overenskomst (ved å opprette dem i de relevante medarbeiderkategorier i ProMark)
- Medarbeideren får lønn i tide – uten feil og forsinkelser
- Raskere faktureringsgrunnlag
- Transparens og mulighet til å følge opp på, om timeantallet er korrekt i forhold til den faktura, som kommer fra vikar-/konsulentbyrået
- Tillit til at data – og dermed lønnsutbetalingen – er riktig
Trenger virksomheten å kunne planlegge arbeidstid og oppgaver for den fleksible arbeidsstyrken, kan ProMark også håndtere dette. Den enkelte medarbeider vil ha tilgang til arbeidsplanen sin via portal eller mobil.
Medarbeiderne kan også registrere eget tidsforbruk på de prosjekter eller produksjonsoppgaver, de jobber på – presis som bedriftens fastansatte medarbeidere. Det gir oversikt over fremdriften på aktiviteter og aktuelle data til løpende oppfølging og optimering.
Med ProMark kan bedriften effektivisere administrasjonen av den moderne arbeidsstyrken, og lett tilpasse de tilgjengelige ressurser til bedriftens konkrete behov – mens overenskomster, arbeidstidsregler og budsjetter overholdes.
