Får internasjonale konserner nok verdi ut av landsspesifikke Workforce Management-systemer til tidsregistrering og bemanningsplanlegging? En rundspørring viser nye fordeler ved en internasjonal Workforce Management-løsning i form av bedre oppfølging, høyere medarbeiderengasjement og økt medarbeidermobilitet.

Internasjonale konserner har mange års erfaring med digitale løsninger for tidsregistrering og bemanningsplanlegging blant bedriftens ansatte.

Mange av løsningene består av en portefølje med forskjellige og landsspesifikke systemer som er utviklet for å møte rammebetingelsene på arbeidsmarkedet i de respektive landene.

Det betyr at det er både dyrere og lite fleksibelt å arbeide med lokale Workforce Management-systemer i forhold til å ha en felles og internasjonalt dimensjonert løsning på tvers av konsernet.

Med flere lokale løsninger, blir det også mye vanskeligere for konsernet å rapportere troverdig og ensartet ledelsesinformasjon om utviklingen i produktiviteten og utvikle effektive prosesser for oppfølging på tvers av land og steder.

Disse og andre fordeler er tidligere behandlet i fire fordeler ved en internasjonal Workforce Management-løsning.

Vi har spurt en amerikansk Workforce Management-ekspert og noen erfarne brukere av ProMark om å gi deres personlige vurdering av de fire fordelene.

Tilbakemeldingene viser generell enighet om de fire fordelene og inneholder dessuten noen nye og interessante tanker i denne forbindelse.

Høyere medarbeiderengasjement og bedre oppfølgingsprosesser

Sammenlignbar ledelsesinformasjon og synergieffekt ved en felles, internasjonal Workforce Management-plattform topper listen over de viktigste fordelene.

Amerikanske Mollie Lombardi er ekspert og forsker på Workforce Management. Hun mener generelt at internasjonalt sammenlignbar informasjon er den viktigste fordelen:

Det er naturligvis avhengig av øynene som ser. Men sett fra medarbeidernes perspektiv, er det en ekstra fordel at synlige data på tvers av konsernet skaper en mye mer engasjerende arbeidsopplevelse for alle.

Hennes amerikanske undersøkelse fra Aptitude Reseach Partners viser at organisasjoner med synlige produktivitetsdata for arbeidsstyrken på tvers av steder, er mye mer tilbøyelig til å indikere høyere medarbeiderengasjement enn gjennomsnittet i bransjen. Samtidig indikerer organisasjonene også at de har en mye lavere personaleomsetning enn organisasjoner uten denne grad av synlighet.

Ulla Amtoft er HR-manager hos Coor Service Management, som er en nordisk facility management-leverandør. Hun er enig i at det er en fordel å ha et ensartet sammenligningsgrunnlag og supplerer

Et ensartet sammenligningsgrunnlag gir bedre mulighet for å utvikle oppfølgingsprosesser.

Oppfølging er et helt sentralt element i Workforce Management. Det er sentralt for medarbeidernes engasjement og støtte til datainnsamlingen og for å endre på uhensiktsmessige forhold som reduserer bedriftens produktivitet.

I den forbindelse vurderer lønnsadministrator Maria Gheorghe fra næringsmiddelbedriften KLS Ugglarps, at nøkkeltall og læring henger nøye sammen:

At sjefer kan sammenligne nøkkeltall er også viktig for å kunne lære av hverandre og forbedre lokale forhold.

Samme system øker den globale medarbeidermobiliteten

En felles plattform og samme “språk” innenfor Workforce Management gjør en internasjonal utrulling og implementering av systemer og prosesser mer smidig når systemet først brukes i et land.

Ulla Amtoft fra Coor understreker også fordelene ved enklere integrasjon og tilpassing til andre systemer i bedriften:

Det er lettere å implementere nye systemer hvis systemet har vært brukt i konsernet i et annet land. Det betyr at erfaringer og behovene ved tilpasning til andre systemer allerede er kjent.

Et annet viktig poeng kommer fra Steinar Gundersen fra Aker Solutions. Han står i spissen for håndteringen av konsernets datainnsamlings- og informasjonssystemer som ProMark og SAP. Han sier:

Når medarbeidere flytter fra et land eller sted til et annet, er det en stor fordel at de møter de samme systemløsningene. Det gjør oss fleksible når vi skal utføre arbeidet vårt.

Poenget hans er, at konsernets spesialister og eksperter raskere kan inngå i arbeidsprosessene og bruke systemene på like fot med andre, uansett om en gitt ordreproduksjon skjer i Norge eller Angola.

Lavere kostnader, mindre administrasjon

Pålitelige Workforce Management-løsninger er komplekse systemer som samler og behandler organisasjonens lønns- og produktivitetsdata i forhold til de gjeldende reglene, overenskomstene og lokalavtaler på arbeidsmarkedet.

Derfor er det også de færreste leverandørene som kan levere en internasjonalt dimensjonert Workforce Management-løsning, som kan romme flere lands lokale arbeidsmarkedsforhold.

ProMark er en profesjonell Workforce Management-løsning som er designet til å håndtere og optimere både lokale og internasjonale prosesser for tidsregistrering og bemanningsplanlegging, uansett lokale rammebetingelser.

Våre betydelige investeringer i produktutvikling og løpende input fra våre kunder, betyr at vi kan tilby en Workforce Management-løsning som kan skaleres internasjonalt, hvor systemets kompleksitet i “motoren” er oversatt til brukervennlig datainnsamling, administrasjon og ledelsesrapportering på tvers av land og sted, sier Torkel Olrik, CEO, ProMark.

Hvis dere vurdere å skifte ut dagens løsning for tidsregistrering og bemanningsplanlegging i hele eller deler av konsernet, er det en god idé å gjennomgå konsernets avtaler og kostnader til lokale systemer.

Ofte viser det seg at de samlede IT-kostnadene til de enkelte landenes systemer og supportavtaler er større enn de totale kostnadene ved en sentralt administrert og internasjonalt skalerbar Workforce Management-løsning.

Om fordelene ved en sentralisert og skalerbar IT-kontakt og styring, sier Steinar Gundersen:

Standardisering av applikasjoner gjør det enklere å ta beslutninger og man oppnår stordriftsfordeler.