Bedriften får betydelige HR-administrative fordeler ved å implementere arbeidstids- og fraværsregistrering ved hjelp av mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Brukerinvolvering og grundig testing er helt sentrale elementer i implementeringsprosessen. Det mener sjefen for HR-administrasjonen i DLG, en av Europas største landbruksvirksomheter, som her gir deg fem gode råd for å sikre en vellykket implementering.
Forenklet HR-administrasjon og muligheten for å ta raskere og riktigere beslutninger i forbindelse med logistikkplanleggingen. Det var de viktigste argumentene da DLG-konsernet skulle innføre mobil tidsregistrering for 112 lastebilsjåfører.
I fremtiden vil manuelt krevende prosesser for registrering av arbeidstid bli erstattet av digital rapportering av oppmøte, arbeidstid, fravær og overtid direkte fra sjåførenes nettbrett.
Registreringene brukes som grunnlag for automatisk utregning av lønn i henhold til gjeldende tariffer og lokalavtaler som er satt opp i ProMark.
I denne filmen får du høre sjefen for HR-administrasjonen, transport- og planleggingssjefen og en lastebilsjåfør snakke om hvordan mobil arbeidstids- og fraværsregistrering har fjernet behovet for manuelle prosesser og gjort registrering av arbeidstid enklere for alle.
Sjåførene har tatt godt imot den nye løsningen. Den har gjort det enklere å registrere arbeidstid slik at lønnsberegningen blir helt riktig.
Fem gode råd til en vellykket implementering
Flere års erfaring med HR-digitalisering og Workforce Management viser at god brukerinvolvering med en åpen og ærlig dialog, samt grundig testing, er nøkkelen til en vellykket implementering av mobil tidsregistrering.
I forbindelse med implementeringen understreker DLGs sjef for HR-administrasjon også hvor viktig det er å sette av den tiden som trengs til implementering når kompleksiteten i lønnsberegningsgrunnlaget er stor:
Vi har en meget kompleks lønnsberegning i forhold til tariffer og lokalavtaler. Vi har også vært veldig nøye med at det ikke skal oppstå feil i lønnsberegningen, da det kan føre til at sluttbrukeren mister tiltroen til systemet.
Hans råd til andre er derfor:
#1 Sørg for å ha en god prosjektbegrunnelse
Hvilke fordeler gir implementeringen? Hvordan skaper forandringene verdi for bedriften?
#2 Involver ledere og medarbeidere
Medarbeiderne har ofte gode forslag til hvordan systemet bør settes opp. Derfor er det viktig å inkludere dem tidlig i prosessen. Når ledere og medarbeidere involveres, fører det ofte til at medarbeiderne opplever arbeidstidsregistreringen som enkel og problemfri.
#3 Åpen og tydelig kommunikasjon om både mål og prosess
Enkelte medarbeidere oppfatter tidsregistreringen som noe negativt. Som virksomhet må man anerkjenne det som et vilkår for implementeringen. Ved å ha en åpen og tydelig dialog, kan man skape en felles forståelse slik at hver enkelt skjønner hensikten med forandringen.
#4 Test, test og test
Det skal ikke oppstå problemer i forbindelse med at man tar i bruk løsningen. Riktig grunnarbeid sikrer en vellykket implementering. Hos DLG har vi fulgt denne modellen:
- Teknisk test og evaluering hos utvalgte sjåfører
- Test og evaluering med testdata som sammenlignes med manuelt beregnede resultater
- Test og evaluering av lønnsberegning og lønnsutbetaling med korrekte data blant noen få sluttbrukere
- Test og evaluering av lønnsberegning og lønnsutbetaling med korrekte data blant mange sluttbrukere
#5 Gjør det skikkelig – eller vent!
Når det er besluttet at implementeringen skal gjennomføres, må det være rom for inkludering, kommunikasjon og testing. Alle disse tre parametrene er viktige. Hvis man ikke har tid til å gjennomføre alle tre, bør man vente med implementeringen til man finner tid.
DLG har oppnådd gode resultater. Bare omleggingen av de manuelle registreringslistene har ført til en vesentlig tidsbesparelse for både sjåførene og HR-administrasjonen. Konkrete beregninger viser at de administrative prosessene reduseres med 18 timer i måneden, eller et knapt halvt årsverk i året.
Men ikke nok med det.
Antallet potensielle feilkilder er redusert, samtidig som man unngår feil og feilbehandling – faktorer som ikke nødvendigvis kan telles i timer. Et mer korrekt lønnsgrunnlag gir ikke bare mer tilfredse ansatte, men også trygghet for alle parter.
