For de fleste bedrifter er medarbeiderne den viktigste – og mest kostbare – ressursen de har. Derfor er det viktig å optimere planleggingen av medarbeidernes arbeidstid, slik at den alltid koordineres med de oppgaver som skal løses. Ellers kan det bli dyrt for bedriften!
Det kan være en komplisert og tidkrevende oppgave å sikre at de rette medarbeiderne er til stede når det er behov for dem – spesielt i bedrifter med mange timeansatte med fleksible arbeidstider og mange vikarer. For når medarbeidernes arbeidstid skal planlegges, er det mange elementer å ta hensyn til:
- Medarbeidernes arbeidstid samt planlagt ferie og fravær
- Arbeidstidsregler, overenskomster og lokalavtaler
- Medarbeidernes kvalifikasjoner
- Bemanningskrav i forhold til oppgavene
- Medarbeidernes ønsker til endring av arbeidstid og/eller ferie
- Budsjetterte timer
Får dere til en optimal bemanningsplan, kan dere maksimere produktiviteten og holde kostnadene innenfor bedriftens rammer. Motsatt vil overbemanning eller unødvendig overtidsarbeid få kostnadene til å gå i været.
Og akkurat når alt ser ut til å gå bra skjer det plutselige endringer. Det kan f.eks. være endringer i etterspørsel, enten at den øker eller reduserer behovet for medarbeidere, eller det plutselig oppstår fravær pga. sykdom, møter og annet. Endringer som bedriften må reagere på – og helst så fort som mulig.
Effektiv medarbeiderplanlegging er et must
Dynamikken i mange bedrifters hverdag gjør det nødvendig med medarbeiderplanlegging på tvers av organisasjonen. Typiske utfordringer kan være:
- Personavhengig proses med manuell håndtering fører til behov for enkel og fleksibel bemanning for å optimere ressursene
- En sentral planleggingsfunksjon uten integrert systemstøtte skaper ineffektivitet og uønsket avhengighet
- Et stort antall timeansatte og løst tilknyttede medarbeidere øker behovet for fleksibilitet og mulighet for å flytte rundt på medarbeidere
- Automatiserte produksjonslinjer krever konstant bemanning – og ofte spesifikke kvalifikasjoner hos medarbeiderne
- Medarbeidere som arbeider hos bedriftens kunder krever at arbeidsplanen må kunne nå helt ut til den enkelte medarbeideren
- Informasjon om avvik i forhold til det planlagte, vil ofte komme for sent, og det gjør det vanskelig å reagere i tide
Med en digital løsning til personalstyringen kan bedrifter skape en optimal plan med færre ressurser. Det gir også et godt utgangspunkt for å kunne korrigere for uventede hendelser etter at planen er satt ut i livet.
Beckett’s Foods er en ledende leverandør av bacon til næringsmiddel- og detaljhandelen i Storbritannia og i hele Europa. Som en familiebedrift med internasjonale samarbeidspartnere, er de opptatt av å tilby bacon av høyeste kvalitet.
ProMarks verktøy for personalplanlegging hjelper med å styre personalet og skiftmønstre gjennom hele virksomheten, og gir mye fleksibilitet til planleggingsavdelingen for de mange produksjonsløp i selskapet, sier Tamar Butkhuzi, Human Resources Advisor.
Flytt planleggingen ut på gulvet
Med ProMark får bedriften et moderne verktøy til å flytte personalstyringen helt ut til den enkelte teamleder – som er tett på den enkelte medarbeider. Det gir bedre oversikt og mulighet for å effektivisere planleggingen.
ProMark tilbyr to planleggingsverktøyer som kan brukes sammen:
- Bemanningsplanlegging basert på turnus/skift og medarbeidernes arbeidstider
- Vaktplanlegging ut fra behovet for arbeidskraft (og ev. kvalifikasjoner), deretter tildeles vaktene relevante medarbeidere.
Bemanningsplanlegging er basert på de ansattes normale arbeidstid/skift. Med et samlet overblikk over bemanningen kan planleggeren lett tilpasse den enkelte medarbeiders møte- og gå-tider og bytte vakter mellom medarbeidere før planene publiseres. Verktøyet gjør det dermed lett å tilpasse den faste arbeidsplanen.
Brdr. Hartmann A/S er en av verdens ledende produsenter av formstøpt pappemballasje med produksjon 24 timer i døgnet, 365 dager i året. De 300 produksjonsmedarbeiderne er fordelt på fem skiftlag, som alle arbeider i tredelt turnus.
For en produksjonsvirksomhet som vår er det viktig at vi hele tiden kan tilpasse produksjonen til etterspørselen. Det krever en fleksibel IT-løsning, og det har vi med ProMark og mobilløsningen, sier Jan Andreasen, IT-medarbeider med ansvar for ProMark.
I vaktplanleggingen opprettes planen ved å definere behovene som blokker med vakter som skal dekkes inn av medarbeiderne for å få en fulltegnet vaktplan. Når vaktene er fastlagte, bemannes de med relevante medarbeidere – og løsningen holder samtidig styr på evt. krav til medarbeidernes kompetanse. Hvis vaktene ikke blir bemannet i forbindelse med planleggingen eller hvis det oppstår ledige vakter på grunn av sykdom eller annet fravær, kan de tilbys relevante medarbeidere eller tilkallingsvikarer.
Verktøyet gir medarbeiderne mulighet for selvbetjening. De har lett adgang til å se ledige vakter som de kan overta og de kan bytte eller selge vaktene sine. Medarbeiderne kan også angi ønsker om ferie og fri, som vises i ProMark når planene legges.
Felles for modulene er:
- Det er mulig å legge flere vakter på samme dag for medarbeiderne – både til den samme funksjonen eller til forskjellige roller som kanskje betyr forskjellig lønn
- Den tidsmessige konsekvensen av planen er synlig underveis. Det betyr at planleggeren kan verifisere at tidsforbruket ligger innenfor rammene, før planen publiseres
- Alle planene lagres og valideres sentralt av ProMark, noe som sikrer at arbeidstidsreglene overholdes
- Når planen er klar, vil den være tilgjengelig for medarbeidere på portal og mobil. Medarbeiderne får dermed alltid overblikk over deres arbeidstider. Hvis planene endres, kan de berørte medarbeiderne få beskjed via varslinger. Mobilen blir dermed et viktig verktøy i kommunikasjonen med medarbeiderne
Ahlsell er en ledende nordisk distributør av installasjonsprodukter, verktøy og maskiner. Siden 2019 har Ahlsell hatt sin egen vikarpulje i stedet for å bruke et eksternt vikarbyrå. I begynnelsen av 2020 ble mobilappen og selvbetjeningsfunksjonene tatt i bruk.
Behovet for ekstra vakter skapes med utgangspunkt i prognoser om antall ordrer som skal plukkes og det kjente fraværet som allerede ligger i ProMark. Alle ledige vakter publiseres i mobilappen og vikarene får mulighet til å by på vaktene etter førstemann til møllen-prinsippet ut fra de rettigheter som er har fått tildelt.
Appen forenkler og effektiviserer hele håndteringen av vikarpuljen. Ahlsell sparer tid og penger på å ha en fleksibel vikarpulje, hvor håndteringen i ProMark støtter de reglene som gjelder for løst tilknyttede medarbeidere. Og som arbeidsgiver får Ahlsell et moderne image ved å bruke moderne verktøy til vårt personale, sier Ingela Tholin Carlos, produksjonsplanlegger.
En vinn-vinn-situasjon
Dynamisk medarbeiderplanlegging bidrar ikke bare til å øke bedriftens produktivitet og holde kostnadene innenfor rammene, slik at bedriften kan forbli lønnsom og konkurransedyktig. Det øker også fleksibiliteten og mulighetene for å reagere hurtig på endringer – både for bedriften og de ansatte.
En vinn-vinn-situasjon!
| Gevinster for virksomheten | Fordeler for medarbeideren |
|---|---|
| – Mindre administrasjonstid gjennom effektivisering av rutineoppgaver – Mulighet for å se den tidsmessige konsekvensen av en gitt plan, og dermed stram styring i forhold til bedriftens rammer – Sparte lønnsutgifter (normaltid i stedet for overtid) – Lett å ta hensyn til medarbeidernes ønsker – Hurtig og fleksibel replanlegging ved avvik – Mulighet for å tilby ledige vakter til løst tilknyttede medarbeidere – Alltid ajourførte og optimerte planer – Online oversikt for ledere – Moderne verktøy er med til å gi bedriften et bedre image som arbeidsgiver i forhold til den digitale generasjonen | – Sikrer at arbeidstidsreglene overholdes – Mindre overtid, mindre stress og mindre sykefravær (støtter balanse mellom arbeid og fritid (work/life-balance)) – Lettere å få sine ønsker om endringer eller ferie oppfylt – Selvbetjening motiverer til ansvar – Alltid ajourførte planer – Online oversikt for den enkelte medarbeideren |
