Hvorfor velge en internasjonalt dimensjonert Workforce Management-løsning til tidsregistrering og bemanningsplanlegging? Vi ser minst fire fordeler. Les mer her og få vårt synspunkt på fordelene, og eksempler fra bedrifter som bruker ProMark som en løsning på tvers av grenser.
Maksimering av bedriftens produktivitet er noe som de fleste ledere i større organisasjoner er opptatt av. Det er bedriftens konkurranseevne som står på spill.
I den forbindelse inntar Workforce Management en viktig rolle.
Hva kjennetegner en internasjonal Workforce Management-løsning?
En internasjonal Workforce Management-løsning kjennetegnes ved et sentralt kjernesystem til tidsregistrering, bemanningsplanlegging og rapportering, som også fungerer lokalt, på tross av forskjeller i rammevilkår på arbeidsmarkedet og i selskapets interne HR-politikk.
Samtidig med at løsningene både kan brukes av medarbeiderne og administreres desentralt, får konsernledelsen også et ensartet og direkte sammenlignbart overblikk over utviklingen i produktiviteten blant de lønnende ressursene på tvers av bedriftens lokasjoner eller markeder.
Fire fordele som er verdt å forholde seg til
Tidsregistrering, bemanningsplanlegging og produktivitetsrapportering behøver ikke nødvendigvis å være et lokalt anliggende, bare fordi hver enkelt land er omfattet av lokale arbeidsmarkedsforhold og rammevilkår for arbeidstid, overtid, fleksitid, fravær, ferie og refusjon.
Tvert imot! Det er minst fire fordeler ved å velge en internasjonalt dimensjonert Workforce Management-løsning:
#1 Internasjonalt sammenlignbar ledelsesinnsikt
En av de viktigste fordelene er muligheten for å treffe velinformerte beslutninger om optimering i forhold til produktivitetsmål.
På bakgrunn av troverdig og direkte sammenlignbar innsikt i organisasjonens mest effektive arbeidsprosesser og atferd på tvers av geografi, får bedriftens ledelse, økonomiavdeling og HR-organisasjon, mulighet for å endre bemanningsplanleggingen og arbeidsprosessene for å maksimere produktiviteten, redusere sykefraværet eller redusere omkostningene, for eksempel til overtidsarbeid.
Hos VikingGenetics arbeider de fleste ansatte i staller og laboratorier i Finland, Sverige og Danmark. Tidsregistrering og bemanningsplanlegging er inntil nylig gjort med penn og papir i Danmark og lokalt installerte tidsregistreringssystemer i Finland og Sverige.
Våren 2016 implementerte bedriften ProMark som én felles Workforce Management-løsning. Ambisjonen er å redusere kostnadene til overtidsarbeid i de tre landene.
På kort sikt forventer Group Business Controller Andreas Storm et bedre overblikk på tvers:
Med et nytt felles tidsregistreringssystem, regner vi med å få et langt bedre og mer ensartet overblikk over medarbeidernes arbeidsmønster og overtidsarbeid i de forskjellige stallene og laboratoriene i Norden. Overblikket gir oss en unik mulighet for å forbedre vår bemanningsplanlegging og oppnå høyere produktivitet, uavhengig av lokale arbeidstidsregler og overenskomster.
#2 Ensartet HR-politikk og lønnsadministrasjon
En annen fordel er bedriftens evne til å effektivisere gjennomføringen av HR-politikk og de administrative prosessene i HR- og lønnsavdelingene.
Med et felles system til oppsamling og behandling av arbeidstids- og fraværsdata, blir det mulig å implementere en internasjonal HR-politikk, hvor regler om f.eks. godkjenning i forbindelse med sykefravær, fravær, overtidsarbeid og ferie, ensrettes i en digitalt automatisert HR- og lønnsadministrasjonsprosess.
#3 Sentralisert og skalerbar IT-kontrakt og -styring
Flere større bedrifter sentraliserer bedriftens støttefunksjoner i Shared Services-enheter. Det øker IT-innkjøpernes forventninger til både transparens og enkelhet i den internasjonale IT-infrastruktur.
Ved å anskaffe en internasjonal Workforce Management-løsning, får innkjøpere et mer enkelt overblikk over kostnader og tekniske krav – og det blir ikke lenger behov for styring av lokale kontrakter. Videre kan både IT-styringen og -supporten sentraliseres og dermed også forenkles.
Samtidig styrkes bedriftens muligheter for en rask og kostnadseffektiv skalering av Workforce Management-systemets utbredelse fra land til land
#4 Synergier med felles plattform og samme språk
En fjerde fordel er muligheten for en mer smidig og erfaringsbasert implementering av tidsregistrering, bemanningsplanlegging og korrekt beregning av lønn fra land til land.
Med utgangspunkt i det eksisterende systemkjennskapet blant medarbeiderne og superbrukere i organisasjonen, kan en internasjonalt dimensjonert Workforce Management-løsning raskt implementeres i et annet land ved hjelp av beste praksis og samme språk for problemstillinger og forventede resultater.
I Sverige har svenskeide Lantmännen Unibake, med hovedkontor i Danmark og en rekke internasjonalt spredde fabrikker, flere års erfaring med Workforce Management og tidsregistrering.
I Danmark og Tyskland er ambisjonen å implementere ensartet, automatisert og lokalt forankret oppsamling av data, for komme/gå og fravær blant de timelønnede på fabrikkene. Løsningen er rullet ut i Danmark og snart følger Tyskland etter.
I den forbindelse opplever Morten Green Jeppesen, som er IT Manager for Danmark og Tyskland, at det er klare fordeler forbundet med internasjonalt skalerbare Workforce Management-løsninger:
Vi har allerede superbrukere og adgang til kjernesystemet, så med den ballasten oppnår vi synergier i forhold til rask implementering og organisasjonens eksisterende kjennskap til prosessene i systemet.
Generelt ser Morten Green Jeppesen frem til å hjelpe ledelsen og organisasjonen med å skape et langt bedre og mer rettvisende datagrunnlag for arbeidstid og fravær på de forskjellige produksjonsstedene.
I Danmark er vi godt i gang med oppsamling av data med vårt tidsregistreringssystem. På kort sikt må vi lære av det og produsere bedre datakvalitet enn den de tyske registrerings- og rapporteringsprosesser med penn og papir klarer i dag.
På lengre sikt, forventer han betydelige tidsbesparelser i prosessene for håndtering av sykefravær og lønnsadministrasjon:
Når implementeringen er ferdig, får vi et internasjonalt ensartet verktøy til lettere og mer nøyaktig håndtering av sykefravær og eksport av lønnsdata til eksempelvis våre egne lønnssystemer og til eksterne partneres systemer i Danmark og Tyskland.
Dette er bare fire fordeler. Det er selvfølgelig mange flere, avhengig av bedriftens produktivitetsmål, HR-administrative kjerneprosesser og generelle ambisjoner i forhold til konkurranseevne.
Lyder dette spennende og vil du høre mer, la oss ta en gjennomgang med dere for at vi sammen kan identifisere mulige gevinster.
