Effektiv bemanningsplanlegging står høyt på agendaen i mange virksomheter. Med ProMark digitaliserer Brdr. Hartmann nå prosessen for å tilgjengeliggjøre vakter og vaktbytte. Dette reduserer både administrativ tid og øker fleksibiliteten og smidigheten.

Brdr. Hartmann A/S er en av verdens ledende produsenter av pappemballasje, som blir fremstilt av gjenbruksmaterialer som blant annet gamle aviser og ukeblader. Det viktigste produktet er eggekartonger, men virksomheten produserer også emballasje til frukt, elektronikkprodukter og husholdningsapparater.

På den danske fabrikken i Tønder kjører maskinene i produksjonen og trykkeriet – som produserer forskjellige salgsfremmende printløsninger – i 24 timer i døgnet, 365 dager i året. De 300 produksjonsmedarbeiderne er fordelt på fem skiftlag, som alle arbeider i tredelt turnus. De har en rullende vaktplan som blir planlagt for 1 år ad gangen, og planen lages av den ansvarlige lederen for hvert av de fem skiftlagene.

Kompleks planleggingsoppgave

Det å lage vaktplaner for så mange medarbeidere er et komplekst og tidkrevende puslespill. Brdr. Hartmann har derfor i flere år benyttet vår tidligere modul til bemanningsplanlegging som hjelp i planleggingen.

Når den endelige planen er klar og publisert, kan den enkelte medarbeider se sine arbeidstider på intranettet, og planen er også tilgjengelig i papirformat.

Men en ting er å utarbeide en plan, noe annet er å gjennomføre den. I en produksjonsvirksomhet som Brdr. Hartmann oppstår det løpende endringer i etterspørselen, som enten øker eller reduserer behovet for medarbeidere, mens medarbeiderne selvfølgelig også kan bli syke. Det er derfor nødvendig å være agil, slik at produksjonen hele tiden kan opprettholdes.

Vakter byttes på papir

Tilbud av vakter håndteres i dag via telefon eller ved hjelp av penn og papir. Når en leder mottar en sykemelding fra en medarbeider, henger vedkommende opp en seddel med de ekstra vaktene på driftskontoret og i kontrollrommet. Her kan medarbeiderne orientere seg om ledige vakter, og by på vakter som de er interesserte i å ta. Det samme gjelder hvis det er behov for å innkalle ekstra ressurser på grunn av økning i produksjonen.

Det er likevel den aktuelle lederen og kontrollrommedarbeiderens ansvar å finne mannskap til den eller de aktuelle datoene. Så i akutte tilfeller eller hvis vaktene ikke blir dekket av andre medarbeidere i teamet i tide, må lederen i gang med å ringe rundt.

Det er en tidkrevende oppgave å ringe rundt og tilkalle medarbeidere, en oppgave som fort kan ta én time hver gang. Videre må lederen sikre at det er riktig type medarbeider som tilkalles til jobben, forteller Jan Andreasen, som er prosjektleder i IT-avdelingen og ansvarlig for ProMark-prosjektet.

Hviletidsregler og muntlige avtaler gir utfordringer

I dag er det opp til medarbeideren selv, og selvsagt også den aktuelle lederen, å ha oversikt over hviletid, antall arbeidsdager i strekk og mer. Og dette gir av og til noen utfordringer. Hvis en medarbeider f.eks. har fire ekstra dagvakter i løpet av de seks fridagene som normalt følger etter nattevaktene, må han bli hjemme den syvende dagen (den vakten medarbeideren opprinnelig skulle ha arbeidet på sitt eget skift). Da står lederen plutselig med en medarbeider for lite, uten at det har vært planlagt eller forutsett.

Videre opplever Brdr. Hartmann også utfordringer når medarbeiderne bytter vakter innbyrdes. Dette fordi det ofte skjer gjennom muntlige avtaler mellom medarbeiderne. Hvis medarbeideren ikke husker å informere lederen om endringene, eller lederen ikke får registrert dem fordi de gis muntlig i forbifarten, mister man lett oversikten over hvem som egentlig har en gitt vakt.

Digital prosess for tilbud av vakter og vaktbytte fremover

For å optimalisere planleggingsoppgaven, og ikke minst håndteringen av avvik, innledet ProMark og Brdr. Hartmann for ca. 2 år siden et tett samarbeid om digitalisering av prosessen for tilbud av vakter og vaktbytte.

Gjennom en rekke workshops med representanter for begge sider er behov og ønsker for funksjonalitet diskutert, kvalifisert, utviklet og løpende testet. Det har resultert i en rekke forbedringer i form av økt mulighet for selvbetjening for medarbeiderne, tett integrert med vår løsning til bemanningsplanlegging og mobilappen. Brdr. Hartmann oppgraderer derfor til den nyeste versjonen av ProMark.

Økt selvbetjening for medarbeiderne

Mobiltelefonen blir dermed svært viktig i kommunikasjonen med medarbeiderne fremover.

Medarbeiderne får da enkel tilgang til å se egen arbeidsplan og egen saldo på ferie- og fleksisaldo. Hvis planene endres, får de berørte medarbeiderne beskjed via varslinger.

De kan taste inn ønsker om ferie og fridager som også reflekteres i planleggingsløsningen når planene legges. Den aktuelle lederen kan så raskt avgjøre om ønskene kan oppfylles eller må avslås.

Sist, men ikke minst vil medarbeiderne via mobiltelefonen enkelt kunne se når det er ledige vakter – og vil bare kunne se hvilke vakter de kan påta seg og likevel overholde gjeldende regler for arbeidstid. Dermed slipper de å holde oversikt over dette selv. Dessuten gir appen også mulighet for å bytte og selge vakter.

Appen – der hvor det skjer!

Bruk av appen vil være frivillig. Det er imidlertid en klar forventning om at det store flertallet av ansatte vil bruke dette alternativet i stedet for å benytte portalen.

Mobilen blir et viktig verktøy for oss og der hvor det kommer til å skje, forteller Jan. Hvis man som medarbeider er interessert i å få ekstra vakter, vil det ikke være mulig å komme utenom appen.

Med den oppdaterte løsningen får Brdr. Hartmann en felles plattform hvor vakter kan opprettes, bli sett, bemannes, godkjennes og eventuelt slettes igjen, hvis en medarbeider kommer tilbake etter sykdom tidligere enn forventet, eller virksomheten opplever en nedgang i produksjonen. Dette gir betydelig bedre oversikt, mulighet for raskere replanlegging i forbindelse med endringer og dermed økt fleksibilitet og smidighet.

Vi ser frem til å få et system som hjelper våre fem skiftlag til å få en samlet oversikt over bemanningen, uten muntlige avtaler og små, gule lapper rundt omkring, sier Jan.

Hos Brdr. Hartmann forventer man i gjennomsnitt å kunne spare 0,5 til 1 time på administrasjon om dagen og at man får en mer effektiv produksjon.

For en produksjonsvirksomhet som vår er det viktig at vi hele tiden kan tilpasse produksjonen til etterspørselen. Det krever en fleksibel IT-løsning, og det får vi med oppgraderingen av ProMark og implementeringen av mobilløsningen, avslutter Jan.