Det er ikke bare viktig å ha kontroll på medarbeidernes oppmøte. Det er akkurat likeså viktig å kunne håndtere deres fravær. Les hvorfor og hva konsekvensen av ikke å kunne det er.

Mange bedrifter har allerede sett verdien av å ha en digital tidsregistreringsløsning som håndterer medarbeidernes møtt/gått-tider, overtid og tillegg til å skape det korrekte lønnsgrunnlag. Løsningen gir kanskje også mulighet til å registrere, hvilken jobb og prosjekt arbeidstiden er brukt på. Dette sparer tid for både medarbeidere, lønnsadministrasjon og økonomifunksjon – og gir presise data i forhold til planlegging og oppfølging.

Men det er ikke bare viktig å ha kontroll på medarbeidernes oppmøte. Det er akkurat likeså viktig å kunne håndtere deres fravær – både det som er planlagt og det som ikke er planlagt.

De fleste tidsregistreringsløsninger støtter den løpende registrering av ferie, sykdom og annet fravær til bruk for lønnsbehandlingen.

Men hva med all den underliggende administrasjon av de forskjellige fraværsårsaker? Hvorfor er det i det hele tatt viktig å ha kontroll over det? Og hva er konsekvensen av ikke å ha det?

Strukturert oppfølging på sykefravær

Sykefravær koster hvert år bedrifter milliarder av kroner. Det fører ikke bare til tap av produksjon men kan også resultere i dyre overtidstimer til kollegaer som må jobbe ekstra. Det er derfor en stor gevinst i å ha økt fokus på nettopp dette området.

#1: Oversikt over sykefravær i sanntid

Mange bedrifter har ikke full oversikt over det samlede sykefravær. Det betyr at de ikke har viden om:

• Fraværsårsakene og hvilke avdelinger som er mest rammet
• Hva sykefraværet faktisk koster bedriften her og nå
• Om trenden er nedadgående eller oppadgående
• Om bedriften har mer sykdom enn resten av bransjen

Mangelen på oversikt gjør det vanskelig å strukturere oppfølgingen på sykdom og arbeide målrettet for å redusere fraværet og styrke arbeidsmiljøet. Men ikke bare det …

#2: Kontroll på bruk av egenmeldinger

Mangel på oversikt over sykefraværet gjør det også vanskelig for bedrifter:

• Å følge opp på medarbeidernes bruk av egenmeldinger så begrensninger relatert til antall dager og antall ganger i løpet av et år ikke overskrides
• Å overse hvilke medarbeidere som skal kalles inn til de lovpålagte sykefraværssamtaler og når. Det betyr at samtalene ofte ikke blir holdt – og dokumentert – i tide

Håndtering av ferieregnskap

I følge ferieloven har en arbeidstaker i utgangspunktet lovmessig krav på fire uker og en dag ferie (25 virkedager) hvert kalenderår, og rett og plikt til å avvikle full ferie. Ansatte med tariffavtale har rett på fem uker ferie, men ferieloven gjelder ikke for disse ekstradagene. Arbeidstaker har dessuten rett til å avvikle tre uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni til 30. september. Arbeidsgiver plikter på den annen side å sørge for at arbeidstaker tar ut ferie i løpet av ferieåret, og ferie skal avklares to måneder før den tas ut.

#3: Kontroll på tildelning av feriedager

Ferie er noe som opptar de fleste medarbeidere. Det er derfor viktig at bedriften har kontroll på korrekt tildelning av feriedager ut fra medarbeiderens arbeidstid, ansiennitet og alder, så medarbeiderne får den ferie de har rett til jf. ferielov og eventuelle tariffavtaler.

#4: Avvikling av ferie i tide

Både medarbeider og virksomhet er interessert i å få ferieplanleggingen på plass i god tid. Dels fordi bedriften plikter å sørge for at arbeidstaker avvikler full ferie og dels fordi det gir det beste grunnlaget for å sikre den nødvendige bemanning i forhold til de oppgaver som må løses. Derfor er det viktig å ha en presis og oppdatert oversikt over medarbeidernes feriebalanser. På denne måten kan både medarbeider, leder og HR løpende følge med i, at ferien avvikles i tide. Korrekt registrering og oppfølging er dermed helt sentralt!

Er oppfølgingen mangelfull kan bedriften ende i en situasjon hvor flere medarbeidere har (for) mange feriedager tilbake ved ferieårets avslutning. Og det kan sette bedriftens produksjon under press. Derfor er det viktig at bedriften og medarbeider i god tid avtaler, når ferien skal avvikles – eller at resterende dager overføres til neste ferieår.

#5: Korrekt overføring av feriedager til neste ferieår

Hvis medarbeidere har feriedager til gode som ikke er avtalt overført, så anses det som et brudd på ferieloven. Og da skal alle dager til gode automatisk overføres til neste ferieår.

Medarbeidere kan overføre inntil 12 virkedager (2 uker) til neste ferieår. I mange bedrifter er overføringsprosessen typisk basert på blanketter eller e-mails mellom medarbeider og leder. Det er ikke bare tidkrevende for alle parter, men kan også føre til feil.

#6: Samsvar mellom avviklet og registrert ferie

Er ferieregistreringen mangelfull kan bedriften ende opp med å skulle overføre dager som medarbeideren faktisk har avviklet. Det betyr at bedriften i virkeligheten betaler dobbelt for den ansattes feriedager.

Slå på strømmen til prosessene!

Men det trenger ikke være slik … Ved å slå på strømmen til fraværsprosessene kan dere redusere en rekke manuelle arbeidsflyter i bedriften. Det sparer ikke bare tid for alle parter og sikrer at dere overholder regler og politikker. Det betyder også, at vital informasjon blir tilgjengelig for både medarbeidere, ledere og HR, så relevant oppfølging kan skje i tide. Det gir en rekke økonomiske gevinster, som vil kunne merkes økonomisk!