Vagtplanlægning kan være en kompleks og tidskrævende opgave, men nu er der endnu mere hjælp at hente. Ved hjælp af kunstig intelligens (AI) kan I få serveret et udkast til den optimale vagtplan, som opfylder både virksomhedens og medarbejdernes behov.

De fleste der arbejder med vagtplanlægning ved, at det kan være en kompleks opgave at lave en plan for medarbejderens arbejdstid, der hænger sammen. Og jo flere ansatte og vagter, virksomheden skal planlægge, jo flere muligheder er der for at lave en vagtplan.

Målet er at lave en plan, som udnytter medarbejderens samlede arbejdstid bedst muligt og sikrer, at der hverken er for få eller for mange medarbejdere på arbejde. For mange medarbejdere medfører unødvendige lønomkostninger, mens for få medarbejdere kan påvirke produktionen eller salget negativt – og eventuelt kræve overtid af de medarbejdere, der er til stede.

For at skabe den optimale plan skal virksomheden tage højde for:

• Behovet for arbejdskraft: Hvad er det aktuelle behov for arbejdskraft på bestemte tidspunkter i løbet dagen/perioden i forhold til de opgaver, der skal løses og hvilke kvalifikationer, er der behov for
• Arbejdstidsregler: Det er vigtigt at overholde gældende arbejdstidsregler, overenskomster og lokalaftaler som fx 11-timers reglen og antal arbejdede timer per uge. Overtrædelse af disse regler kan resultere i bøder
• Medarbejdernes ønsker til arbejdstid: Fx gå tidligt eller møde senere samt ønsker til ferie- og fridage

Vores planlægningsværktøjer hjælper virksomheder med at skabe den optimale plan med mindre administrativt arbejde. De bidrager til at sikre, at de rette medarbejdere er til stede i forhold til virksomhedens behov – og holder samtidig styr på arbejdstidsregler og de mange andre elementer, der påvirker planlægningen.

Nu tager vi næste skridt ved at inkludere kunstig intelligens i planlægningen.

Lad ProMark lave det bedste udkast til en plan

Kunstig intelligens er på vej ind i flere og flere brancher, produkter og services. AI-teknologien gør det muligt for IT-systemer at udføre opgaver, der normalt kræver menneskelig intelligens – men hurtigere og bedre.

Vi har indledt et samarbejde med konsulentfirmaet Datapult om at udvikle og udnytte AI til at optimere vagtplanlægningsopgaven yderligere.

Med kunstig intelligens kan planlæggeren få præsenteret et udkast til en plan, der tager hensyn til forecast/prognoser, arbejdstidsregler og medarbejdernes kvalifikationer og ønsker. Det sparer planlæggeren for arbejdet med at allokere medarbejderne til vagterne – og gør det dermed endnu hurtigere og enklere at udarbejde den bedste plan og bemande i forhold til behovene

Sådan fungerer AI i ProMark

Med automatiseret vagtplanlægning (AI) i ProMark starter planlæggeren ud med en helt blank plan og definerer så de konkrete behov (vagter), der skal dækkes af medarbejderne i perioden.

Herefter vil ProMark på bare få minutter lave et meget stort antal simuleringer og præsentere et udkast til den bedste plan ud fra følgende parametre:

• Medarbejdere
• Kvalifikationer/kompetencer
• Teams/afdeling/gruppe
• Behov (demands) opdelt i vagter
• Forecast/prognose
• Arbejdstidsregler for hver medarbejder (medarbejderkategori) samt mulighed for at tilgodese ’uskrevne regler’ som fx at 5 arbejdsdage i træk skal udløse 2 fridage, og arbejder man sent om fredagen, skal man ikke møde tidligt om mandagen
• Fravær (planlagt ferie/fri)
• Tilgængelighed (medarbejdernes ønsker til arbejdstid defineret via portalen eller på mobilen)
• Historik fra tidligere perioder i form af de reelle ind- og udstemplinger i ProMark, som fortæller noget om afvigelser i forhold til det, der var planlagt

ProMark vil automatisk finde den bedste balance mellem at kunne opfylde flest mulige medarbejderønsker og samtidig dække behovet for bemanding ud fra planlagt produktion/forecast eller budget. Det gør det nemt for planlæggeren at afgøre, hvilke ønsker der kan imødekommes, og hvilke der skal afvises.

Herefter kan den foreslåede vagtplan accepteres og lægges ud til medarbejderne.

Det samme gælder naturligvis også, hvis (når) planen efterfølgende skal ændres på grund af sygdom eller uventede spidsbelastninger. Her kan det også være svært at finde den bedste tilretning af den oprindelige plan, men ProMark vil hurtigt kunne lave et forslag til en ny plan.

AI-optimeret vagtplanlægning løfter effektiviteten

AI i vagtplanlægningen har et stort potentiale for at effektivisere planlægningen yderligere og sikre endnu bedre anvendelse af arbejdsstyrken. Det betyder, at virksomheden kan:

• Spare administrativ tid for planlæggeren som kan bruges på andre værdiskabende opgaver
• Reducere over- og underbemanding, overtidsbetaling og samtidig sikre, at de rigtige kvalifikationer er til stede i forhold til de opgaver, der skal løses
• Undgå at bryde arbejdstidsregler og eventuelle bøder som følge heraf
• Hurtigt finde den mest optimale tilretning af en plan i tilfælde af uventede ændringer som fx sygdom
• Give medarbejderne større indflydelse på hvornår de vil arbejde og samtidig kunne indfri så mange af medarbejdernes ønsker som muligt

Ønskescenariet for de fleste virksomheder er at have vagtplaner, der altid er i perfekt balance – og det kræver gode data. Her er AI den teknik, der gør det muligt at udnytte og analysere data i realtid, så virksomheden i stedet kan fokusere på at skabe resultater.

Vil I med på udviklingsrejsen?

AI er et fokusområde, vi vil gøre meget mere ud af – både i forhold til vagt- og bemandingsplanlægning, men også når det handler om at automatisere planlægningen af medarbejdere til konkrete arbejdsopgaver.

Hvis I kunne tænke jer at indgå i et aktivt samarbejde med os om videreudvikling af AI-funktionalitet, så kontakt os.