Teknisk gæld kan have store konsekvenser for virksomhedens effektivitet og evne til at fastholde og tiltrække medarbejdere – og dermed konkurrenceevnen. Bliv klogere på hvad du kan gøre for at nedbringe den.
At stå i gæld er ikke en rar følelse. Og jo større gælden er, jo værre bliver følelsen. Det kvæler ikke bare nye tanker og ideer, men betyder også at ens råderum bliver mere og mere begrænset med tiden.
Omvendt opnår du en frihed, når du ikke står i (dyb) gæld og kan selv vælge, hvad du vil reagere på, hvad der skal investeres i og hvilke projekter og oplevelser du gerne vil realisere.
Gæld – virksomhedens værste fjende
Det samme gældsprincip gør sig gældende inden for IT-systemer – og dermed også de arbejdsprocesser, du tilbyder dine medarbejdere. Og det kan få store konsekvenser for virksomhedens effektivitet og evne til at fastholde og tiltrække medarbejdere – og dermed konkurrenceevnen.
Medarbejdere forventer i stigende grad moderne, genkendelige og optimerede brugergrænseflader, fuld systemintegration på tværs af deres arbejdsprocesser, driftssikkerhed og at datasikkerheden er på plads. Disse forhold har især betydning for den store generation fra midt halvfemserne, kaldet generation Z, som er på vej ind på arbejdsmarkedet:
Aldersmæssigt er de mellem 14 og 24 år, og de ældste er på vej ind på arbejdspladsen. Vi kan vente at møde nogle superkompetente digitale indfødte med stor forståelse for netværk og forretning i den multiglobale verden med udgangspunkt i ”den nordlige provins” kaldet Danmark (kilde: Center for Fremtidsforskning).
Det er disse medarbejdere, der skal tiltrækkes og fastholdes, hvis virksomhedens fremtid skal sikres. Og det kræver, at man ikke er tynget af gæld!
Hvad er teknisk gæld?
Begrebet teknisk gæld dækker over et IT-systemlandskab, som ikke er fulgt med tiden. Teknologier og løsninger, som af forskellige årsager enten ikke er blevet opgraderet og ajourført, er misligholdt med hot fixes og lappeløsninger eller hvor nye systemer løbende er kommet til via knopskydning uden nogen form for langsigtet perspektiv. Resultatet er ofte, at virksomheden får opbygget manuelle processer, som ikke bare er tidskrævende, men også øger risikoen for fejl. Desuden kan driften og udviklingen af løsningerne være mere eller mindre personafhængig, hvilket gør virksomheden endnu mere sårbar.
Inden for kritiske forretningssystemer som Workforce Management-løsninger er der er nogle klassiske udfordringer, der skaber teknisk gæld. Disse udfordringer bliver dermed hurtigt en brændende platform for virksomheden:
- Ophør af support fra leverandøren eller at leverandøren ikke kan levere i forhold til virksomhedens fremtidige strategi
- Systemet har svært ved at understøtte visionen om ”fuld systemintegration på tværs af arbejdsprocesser” og løbende at tilbyde medarbejderne de forventede moderne brugeroplevelser
- Eget-udviklede systemer, som er blevet for komplekse og dyre at vedligeholde, ikke har den nødvendige dokumentation og/eller er for personafhængige
- Forretningsregler og -logik der er kodet specifikt i løsningen, hvilket gør opgradering komplekst og omkostningstungt
- Det er omkostningstungt eller umuligt at følge med de sikkerheds- og driftskrav, der stilles til moderne forretningssystemer
Sådan kan du nedbringe teknisk gæld
Der er flere områder virksomheder kan arbejde med for at nedbringe deres tekniske gæld:
- Etablere en web-baseret løsning, som minimerer omkostningerne til udrulning og drift af løsningen
- Anvende intuitive, rollebaserede brugergrænseflader der giver brugerne den bedste oplevelse
- Implementere et åbent forretningssystem som kan integreres, ikke bare datamæssigt, men også forretningslogikmæssigt, så der kan eksekveres på ”fuld systemintegration på tværs af arbejdsprocesser”
- Anvende en systemarkitektur, der kan skaleres i forhold til nuværende og fremtidige behov
- Øge kravene til system og leverandør af systemet inden for områder som datasikkerhed, driftssikkerhed og compliance (fx overholdelse af EU’s persondataforordning, også kaldet GDPR)
- Sikre løbende systemopgraderinger for at eliminere teknisk gæld samlet set
- Implementere Software as a service* (SaaS) via en stabil leverandør, der kan levere i forhold til virksomhedens strategi med et serviceniveau, der kan justeres i takt med behovet over tid (*cloudbaseret applikation som afregnes efter forbrug)
Den generelt specialiserede løsning
Mange virksomheder kæmper med at adressere teknisk gæld i hele systemlandskabet på tværs af et større antal forretningsapplikationer. Her har man traditionelt arbejdet med 2 tilgange:
| Best-of-suite | Best-of-breed |
|---|---|
| Strategien er, at ét stort forretningssystem kan levere ”fuld systemintegration på tværs af arbejdsprocesser”. Erfaringen i mange virksomheder er dog, at denne tilgang er omkostningstung, fordi: – Den ofte medfører kundespecifik kodning af løsninger i forretningssystemet, hvilket skaber dyr gæld i forhold til opgraderinger (alt eller intet opgraderinger). Desuden skaber den centraliserede arkitektur afhængigheder, der kan være begrænsende i forhold til agile forretningsbehov – Det ikke kan forventes, at leverandører af best-of-suite-software kan adressere seneste viden, trends og teknologier på tværs af hele deres business suite i en verden, der er under konstant forandring – De fleste virksomheder med en best-of-suite-strategi ender op med stadig at skulle anvende komplementære tillægsløsninger for at understøtte deres forretningsprocesser fuldt ud. I visse tilfælde bibeholdes manuelle arbejdsprocesser endda på grund af manglende fleksibilitet i business suite-løsningen | Modsat går best-of-breed-strategien ud på at integrere mere eller mindre specialiserede løsninger for at opnå ”fuld systemintegration på tværs af arbejdsprocesser”. Virksomheder, der følger denne strategi, kæmper også med omkostninger fordi: – De specialiserede systemer historisk set har haft begrænsede og ikke-standardiserede integrationsmuligheder, og integrationsprojekter har været omkostningstunge – Integrationer primært har været omkring data, og ikke en samlet intuitiv brugeroplevelse – Best-of-breed-leverandører ikke nødvendigvis har styrken og størrelsen til at være et fremtidssikret valg for virksomheden |
Det bedste af begge verdener!
Begge tilgange byder på hver deres fordele og udfordringer. Og det kan gøre beslutningen om at vælge den ene tilgang frem for den anden til en svær beslutning.
Heldigvis åbner nye teknologier op for, at man kan anvende det bedste fra begge tilgange. De moderne løsninger fokuserer nemlig på:
- Standardiseret integration af data (via relevante standardintegrationsprotokoller)
- Standardiseret integration af forretningslogik (samme som ovenfor)
- Standardiseret integration på sikkerhed (fx single sign-on via OAuth2 (adgang til alle systemer med ét login))
- Ensartet brugeroplevelse på tværs af de underliggende forretningssystemer (fx webportaler med webparts per underliggende forretningssystemer)
- Skalerbar, sikker drift (fx via et Cloud setup)
- Den rette leverandørsupport til håndtering af både drift, sikkerhed og integrerede løsninger
En arkitektur, der udnytter disse principper, kunne se sådan ud:
Brugeroplevelsen kan leveres via fx et intranet portal framework eller den ene af cloudløsningernes platform, hvor den anden cloudløsnings webparts integreres.
ProMark – en fremtidssikker løsning
ProMark er en standard best-of-breed-softwareløsning udviklet med markedets nyeste teknologier fra innovative partnere. Gennem integrationer til ERP-, HR- og lønsystemer – og dermed udveksling af data – opnår virksomheder en fleksibel og effektiv understøttelse af deres forretningsprocesser.
Vores filosofi er, at ProMark skal være der, hvor brugeren er og facilitere, at data registreres let og ubesværet. Vi har derfor stort fokus på interoperabilitet og sikrer, at vores løsning er tilgængelig via en lang række registreringsenheder, herunder terminaler, portaler og mobile enheder – uden at gå på kompromis med sikkerheden. Andre fokusområder i vores udviklingsarbejde er simpel idriftsættelse, optimal ydeevne (performance) og skalerbarhed – og at alt er dokumenteret.
ProMark er dermed en fremtidssikker løsning, der kontinuerligt udvikles for at kunne understøtte større virksomheders forretningsprocesser optimalt. Det giver mulighed for at høste effektiviseringsgevinster, opnå besparelser og forblive en attraktiv virksomhed.
Har I fremtidssikret IT-systemerne i din virksomhed? Eller kæmper I også med teknisk gæld?
