Effektiv bemandingsplanlægning står højt på agendaen i mange virksomheder. Med ProMark digitaliserer Brdr. Hartmann nu processen for udbud af vagter og vagtbytte. Det reducerer både administrativ tid og øger fleksibiliteten og agiliteten.

Brdr. Hartmann A/S er en af verdens førende producenter af støbepapemballage, der bliver fremstillet på basis af genbrugsmateriale som fx gamle aviser og ugeblade. Det primære produkt er æggebakker, men virksomheden producerer også emballage til frugt, elektronikprodukter og husholdningsapparater.

På den danske fabrik i Tønder kører maskinerne i produktionen og trykkeriet – som producerer forskellige salgsfremmende printløsninger – i 24 timer i døgnet, 365 dage om året. De 300 produktionsmedarbejdere er fordelt på 5 skiftehold, som alle arbejder i 3-holdsskift. De har en rullende vagtplan, der bliver planlagt for 1 år ad gangen, og planen laves af den ansvarlige leder for hvert af de 5 skiftehold.

Kompleks planlægningsopgave

At lave vagtplaner for så mange medarbejdere er et komplekst og tidskrævende puslespil. Brdr. Hartmann har derfor i flere år anvendt vores tidligere modul til bemandingsplanlægning til at understøtte planlægningen.

Når den endelige plan er klar og publiceret, kan den enkelte medarbejder se sine arbejdstider på intranettet, og planen også er tilgængelig i papirformat.

Men en ting er at udarbejde en plan, noget andet er gennemføre den. I en produktionsvirksomhed som Brdr. Hartmann opstår der løbende ændringer i efterspørgslen, som enten øger eller reducerer behovet for medarbejdere, ligesom medarbejderne selvfølgelig også bliver ramt af sygdom. Der er derfor nødvendigt at være agil, så produktionen hele tiden kan opretholdes.

Vagter udbydes i dag på papir

Udbud af vagter håndteres i dag via telefonen eller ved hjælp af pen og papir. Når en leder modtager en sygemelding fra en medarbejder, hænger han/hun en seddel med de ekstra vagter op på driftskontoret og i kontrolrummet. Her kan medarbejderne så orientere sig om ledige vagter og byde ind på dem, de er interesserede i at tage. Det samme gør sig gældende, hvis der er behov for at indkalde ekstra mandskab på grund af en stigning i produktionen.

I sidste ende er det dog den pågældende leder og kontrolrumsmedarbejderens ansvar at finde mandskab til den eller de givne datoer. Så i akutte tilfælde eller hvis vagterne ikke bliver dækket af andre medarbejdere i teamet i tide, må lederen i gang med at ringe rundt.

Det er en tidskrævende opgave at ringe rundt og tilkalde medarbejdere, som hurtigt kan tage 1 time hver gang. Derudover skal lederen sikre, at det er den ’rigtige type medarbejder’, der tilkaldes til jobbet, fortæller Jan Andreasen, der er projektleder i IT-afdelingen og ansvarlig for ProMark-projektet.

Hviletidsregler og mundtlige aftaler giver udfordringer

I dag er det op til medarbejderen selv – og selvfølgelig også den pågældende leder – at holde styr på hviletid, antal arbejdsdage i træk med mere. Og det giver af og til lidt udfordringer. Hvis en medarbejder fx har 4 ekstra dagvagter i løbet af de 6 fridage, der normalt følger efter nattevagterne, er han nødt til at blive hjemme på 7. dagen (den vagt medarbejderen oprindeligt skulle have på sit eget hold). Og så står lederen pludselig med en medarbejder mindre – uden at det har været planlagt eller forudset.

Derudover oplever Brdr. Hartmann også udfordringer, når medarbejderne bytter vagter indbyrdes. Det sker nemlig ofte gennem mundtlige aftaler medarbejderne imellem. Og hvis medarbejderne ikke husker at informere deres leder om ændringerne eller lederen ikke får registreret dem, fordi de gives mundtligt i forbifarten, mister man nemt overblik over, hvem der egentlig har en given vagt.

Digital proces for udbud af vagter og vagtbytte

For at optimere planlægningsopgaven – og ikke mindst håndteringen af afvigelser – indledte ProMark og Brdr. Hartmann for ca. 2 år siden et tæt samarbejde omkring digitalisering af processen for udbud af vagter og vagtbytte.

Gennem en række workshops med repræsentanter fra ’begge lejre’ er behov for og ønsker til funktionalitet blevet diskuteret, kvalificeret, udviklet og løbende testet. Det har resulteret i en række forbedringer i form af øget mulighed for medarbejderselvbetjening, tæt integreret med vores værktøj til bemandingsplanlægning og mobilappen. Brdr. Hartmann opgraderer derfor til den nyeste version af ProMark.

Øget selvbetjening for medarbejderne

Mobiltelefonen bliver dermed særdeles vigtig i kommunikationen med medarbejderne fremover.

Medarbejderne får her nem adgang til at se deres egen vagtplan og egne saldi på ferie- og flexkonto. Og hvis planerne ændres, får de berørte medarbejdere besked via notifikationer.

De kan indtaste ønsker om ferie og frihed, hvilket også afspejles i planlægningsværktøjet, når planerne lægges. Og den pågældende leder kan hurtigt afgøre, om ønskerne kan opfyldes eller må afvises.

Sidst men ikke mindst vil medarbejderne via mobiltelefonen nemt kunne se, hvornår der er ledige vagter – og vil kun kunne se de vagter, de lovligt kan påtage sige i forhold til gældende hviletidsregler. Dermed slipper de for selv at holde styr på det. Desuden giver appen også mulighed for at bytte og sætte egne vagter til salg.

Appen – der hvor det sker!

Brug af appen vil være frivillig. Der er dog en helt klar forventning om, at langt de fleste medarbejdere vil tage denne mulighed i brug i stedet for at ty til portalen.

Mobilen bliver et vigtigt redskab for os, og der det kommer til at ske, fortæller Jan. Hvis man som medarbejder er interesseret i at få ekstra vagter, vil appen ikke være til at komme udenom.

Med den moderniserede løsning får Brdr. Hartmann en fælles platform, hvor vagter kan blive oprettet, set, afsat, godkendt og evt. slettet igen, hvis en medarbejder vender tilbage efter sygdom tidligere end forventet, eller virksomheden oplever en nedgang i produktionen. Det giver et langt bedre online overblik, mulighed for hurtigere replanlægning i forbindelse med ændringer og dermed øget fleksibilitet og agilitet.

Vi ser frem til at få et system, der hjælper vores 5 skiftehold til at skabe et samlet overblik over bemandingen – uden mundtlige aftaler og små, gule sedler hist og pist, siger Jan.

Hos Hartmann forventer man i gennemsnit at kunne spare 0,5 til 1 time på administration om dagen og at man får en mere effektiv produktion.

For en produktionsvirksomhed som vores er det vigtigt hele tiden at kunne tilpasse vores produktion til efterspørgslen. Det kræver en fleksibel IT-løsning, og det får vi med opgraderingen af ProMark og implementeringen af mobilløsningen, afslutter Jan.