Et grundigt feltstudie er fundamentet for en succesfuld implementering af Workforce Management. Men hvad er et feltstudie egentlig? Og hvad skal man være særligt opmærksom på for at lykkes? Få gode råd til hvordan man laver et godt feltstudie og en brugbar business case baseret på vores samarbejde med Aarsleff.

Godt begyndt er halvt fuldendt. Sådan lyder et gammelt ordsprog, der fortsat er yderst relevant.

Det udsagn er vi meget enige i her i ProMark. Og vi efterlever det aktivt i samarbejdet med vores kunder. Vores erfaringer viser nemlig, at jo bedre vi kender vores kunder og forstår deres forretningsmæssige forhold og interne processer, jo bedre er vi klædt på til at implementere en løsning, der understøtter virksomhedens behov – uden tilbageløb og uhensigtsmæssigheder.

Derfor indleder vi alle vores implementeringsprojekter med et feltstudie.

Hvad er et feltstudie?

Et feltstudie er i bund og grund et grundigt studie i kundens miljø og forhold, som har betydning for løsningen. Det vil ofte være en kombination af observationer, undersøgelser og interviews, som bidrager til en beskrivelse, der er så tæt på ’kundens virkelighed’ som muligt.

I ProMark følger vi et afprøvet og dokumenteret projektforløb, der er udviklet på baggrund af erfaringer fra flere hundrede projekter. Feltstudiet er en central del af det forløb. Formålet er at sikre kvalitet, kontrol og indfrielse af forventninger – og dermed hurtig succes og udbytte i forbindelse med implementering af Workforce Management.

Rent praktisk foregår det ved, at en eller flere af vores konsulenter besøger virksomheden for bedre at kunne planlægge implementeringen af løsningen. Formålet med besøget er at:

• Se de omgivelser, installationen skal fungere i
• Møde de personer, som vil blive involveret i projektet og den efterfølgende drift og anvendelse af løsningen. Hvad er deres problemer (pain points)? Hvor ser de muligheder for forbedringer?
• Få helt styr på fortolkningen af overenskomster og lokalaftaler, så systemet kan levere de helt rette tider og afrundinger
• Diskutere de IT-mæssige og funktionelle krav med kunden. Hvor ser de udfordringer i forbindelse med implementeringen, og hvor forventer de optimeringer?
• Kortlægge de nuværende (as is) og fremtidige (to be) arbejdsgange i forhold til registrering af tid på projekter for at synliggøre forskellene. Kortlægningen danner grundlag for en gap/fit-analyse
• Afstemme forventninger med kunden i forhold til ressourcer, business case etc. Hvad er det for et formål projektet skal opfylde? Hvorfor gennemføres det?

Feltstudiet giver således mulighed for at se de daglige rutiner i praksis – og gerne både inden for produktion, lønadministration, planlægning etc. – og skaber et godt overblik over eksisterende systemer, forretningsprocesser, procedurer og arbejdsgange.

Case: Digitalisering af byggepladsen hos Aarsleff

Entreprenørkoncernen Aarsleff har gennem en årrække arbejdet på at effektivisere deres processer gennem digitalisering.

Som led i denne optimering har Aarsleff og ProMark indgået partnerskab om at udvikle en specialiseret løsning til dataopsamling direkte på byggepladserne. Løsningen betyder, at de nuværende fysiske ugesedler, som er fundamentale for styringen af overenskomster og aflønning af medarbejderne samt opfølgning på projekterne, fremover bliver afløst af en digital løsning.

De timelønnede medarbejdere vil via tablets selv registrere deres tid fordelt på projekter samt kørsel, tillæg, diæter og fravær. Samtidig får formændene mulighed for at tilrette og godkende registreringer samt sørge for, at alle nødvendige data er registreret i forhold til fx projekter/aktiviteter, maskiner, kørsel og ventetid. Og alle data overføres automatisk til en lønjournal, der afleverer data til lønsystemet.

Fokus på brugerinvolvering – et feltstudie i praksis

Forud for beskrivelsen af løsningen ligger mange måneders grundig foranalyse, der er udført i tæt samarbejde med Aarsleff. Feltstudiet skulle nemlig i dette tilfælde både dække en plan for udvikling af ny funktionalitet og selve implementeringen. For at sikre præcise informationer og tilgodese ønsker og krav til funktionalitet fra alle relevante afdelinger i virksomheden, udpegede Aarsleff ca. 25 medarbejdere som repræsenterede 3 forretningsområder (Anlæg & Byggeri, Rørteknik og Fundering) til at deltage i en arbejdsgruppe. Fra ProMark deltog flere konsulenter og løsningsarkitekter.

Dette er det første IT-projekt hos Aarsleff, der når så bredt ud og påvirker så mange medarbejdere i hele organisationen, siger Ulla Boel Bergholt, der er projektleder i Aarsleff. Derfor har vi lagt stor vægt på at få de rigtige personer involveret i projektet fra starten – både dem der kender processerne og dem der kan træffe beslutninger.

Kravspecifikationen tog i første omgang afsæt i input fra lønningskontoret. Her var det primære fokus at få skabt overblik over den funktionalitet, der var nødvendig i forhold til selve lønberegningen.

Derudover blev formændene, som er tættest på de timelønnede og dermed har en praktisk indgangsvinkel til ugesedlerne og hvordan det fungerer ’i marken’, også inddraget i processen. Det gav yderligere værdifuldt input i forhold til valg af brugerflader, administration af medarbejdere og godkendelse af ugesedler.

Endelig har feltstudiet også kortlagt behovene i relation til integrationen til Aarsleffs nuværende systemlandskab (ERP og løn), ligesom data skal kunne trækkes ud af systemet i form af rapporter, der skal danne grundlag for aktiv ledelsesinformation.

Ved at inddrage alle relevante interessenter har feltstudiet belyst, hvordan nuværende og fremtidige processer for tidsregistrering kan understøttes optimalt, og afklaret projektets omfang og kompleksitet. Det er både med til at sikre en fælles referenceplatform i projektet fremadrettet og har skabt grundlag for udarbejdelsen af en realistisk tidsplan for udvikling og implementering af løsningen.

En brugbar business case

Gevinsterne ved at sætte strøm til ugesedlerne synes umiddelbart åbenlyse. Automatisering af processen for tidsregistrering vil fjerne manuelle registreringer og udregninger, minimere risikoen for fejl og dermed reducere ressourceforbruget – både blandt de timelønnede, formændene og i lønadministrationen.

Men hvordan beregner man den konkrete værdi af sådan et projekt? Og giver den mening i forhold til investeringen (ROI)?

Svaret kan findes i projektets business case, som har dannet grundlag for beslutningen om at gennemføre.

På baggrund af foranalysens kortlægning af de nuværende processer og arbejdsgange (og forbrugt tid), krav til funktionalitet og forslag til løsning har Aarsleff identificeret en række områder, hvor den digitale tidsregistreringsløsning vil skabe værdi. Tidsbesparelser står for en markant del af gevinstsiden!

• Mindre tidsforbrug på dobbeltindtastning af ugesedler, kontrol og fejlrettelser. Det vil især give en stor tidsbesparelse i lønadministrationen, hvor Aarsleff forventer at kunne halvere den tid, der bliver brugt i dag
• Bedre kvalitet i registreringerne. Registreringer kan kun foretages på aktive sagsnumre, og løsningen beregner selv overtid og afrundinger. Det letter registreringen for de timelønnede og reducerer behovet for opfølgning og rettelser
• Automatisk proces for godkendelser med mulighed for at opsætte flere godkendelsesniveauer og definere stedfortrædere
• Bedre overblik og flere detaljer, da statistikker og rapporter vil være hurtigere tilgængelige
• Tidssvarende og skalerbar løsning med gode udviklingsmuligheder
• Robust IT-understøttelse af lønprocessen

Business casen som rettesnor

Ifølge Ulla Boel Bergholt tager organisationen imod den kommende løsning med kyshånd, og der er stor opbakning. Projektet implementeres i faser. Fase 1 forventes af gå i drift i september 2017, mens fase 2 bliver leveret successivt med 6 milepæle frem mod januar 2018.

Men hvordan sikrer man, at de identificerede gevinster også realiseres? Her kan business casen med fordel anvendes som rettesnor, så projektet styres ud fra de forretningsmæssige målsætninger og bliver en succes – set med både vores og kundens øjne.

Vi anbefaler, at man udpeger 5-6 helt konkrete målepunkter for et projekt. Disse målinger foretages efter systemet er sat i drift, og brugerne har taget løsningen i brug.

Ifølge Steen Guldborg, som er IT-chef hos Aarsleff, er netop gevinstrealiseringen meget vigtig:

Vi stiller i alle større IT-projekter krav om, at vi inden for et år efter, at projektet er afsluttet, måler om gevinsterne realiseres. Derfor vil vi naturligvis følge projektet nøje.