Gode råd om ProMark Business Process Outsourcing fra begge sider af bordet.
Øget konkurrence og en konstant forventning om at forbedre produktiviteten og samtidig minimere omkostningerne sætter mange virksomheder under stigende pres.
Derfor vælger flere og flere virksomheder at overdrage ansvaret for en eller flere opgaver til en ekstern forretningspartner – også kaldet Business Process Outsourcing.
Hvorfor Business Process Outsourcing?
Der kan være mange grunde til, at virksomheder vælger at outsource. Beslutningen kan være et strategisk valg med det formål at spare tid og penge og frigive interne ressourcer til at fokusere på og udvikle virksomhedens kerneforretning.
Beslutningen kan også være drevet af, at virksomheden befinder sig på en ’brændende platform’ på grund af mangel på arbejdskraft/kompetencer, fordi det enten er svært at rekruttere de nødvendige kompetencer, eller at spidskompetencer forlader virksomheden, eller et behov for at få adgang til den nyeste teknologi uden selv at skulle investere.
Hvad er Business Process Outsourcing?
Begrebet outsourcing dækker over, at virksomheder lader en ekstern leverandør varetage aktiviteter, som de tidligere selv har taget hånd om.
Business Process Outsourcing (BPO) er et delelement af outsourcing. BPO handler om at overlade en eller flere (IT-intensive) forretningsprocesser til en ekstern partner, som udfører processen ud fra en række definerede og målbare performance parametre. Eksempler på processer, der ofte outsources er HR, løn, regnskab og call center/mødebooking-aktiviteter.
Nogle af fordelene ved at outsource en eller flere af virksomhedens processer er:
- Øget fleksibilitet og mulighed for at kunne fokusere på virksomhedens kerneforretning
- Lavere omkostninger og større forudsigelighed i budgettet
- Adgang til den nyeste teknologi uden selv at skulle investere
- Adgang til de nødvendige kompetencer uden at bruge tid og penge på at rekruttere og oplære nye medarbejdere
- Mulighed for at reducere sårbarhed og undgå flaskehalse og for stor afhængighed af få personer inden for en række nøgleområder (fx HR og IT)
Bagsiden af medaljen ved at overdrage opgaver til en ekstern leverandør kan være, at virksomheden giver afkald på kritisk viden om egne processer og dermed bliver meget afhængig af den eksterne partner.
Gør hverdagen lettere med ProMark services
I ProMark mærker vi også stigende aktivitetsniveau hos vores kunder og et øget behov for stabilitet i forhold til den IT- og personalemæssige drift og vedligeholdelse af de kritiske forretningssystemer.
Derfor tilbyder vi en række services, som komplementerer kundens ressourcer og kompetencer og bidrager til at optimere investeringen i ProMark.
HR-afdelingens forlængede arm
Mange virksomheder er afhængige af få personer, der kan håndtere den løbende tilretning og vedligeholdelse af ProMark. Det gør virksomheden sårbar i forbindelse med fravær som sygdom, ferie og opsigelser etc.
Med superbrugerservice overtager vi rollen som virksomhedens superbruger og tager hånd om en række opgaver, herunder styring af lønforberedelsen, så datagrundlaget til lønkørslen bliver overført til lønsystemet på de aftalte tidspunkter.
Superbrugeropgaverne kan leveres som en fast ydelse, hvor vi sammen med kunden definerer, hvilke opgaver der skal løses. Men ydelsen kan også doseres i forhold til perioder med spidsbelastning i virksomheden, fx i forbindelse med lønkørsler.
Det giver virksomheden et stabilt beredskab af superbrugere, frigør tid i HR-afdelingen til at støtte op om andre opgaver og processer, der skaber værdi og konkurrencefordele, og vil ofte kunne give betydelige økonomiske besparelser.
Superbrugerservice hos Carlsberg: Mere tid til andre HR-opgaver
Carlsberg har i mange år anvendt ProMark til registrering af arbejdstid og fravær, bemandingsplanlægning og ledelsesrapportering med henblik på at optimere deres ressourcer og opnå produktivitetsforbedringer. Det betyder blandt andet, at de har reduceret administrationen i forbindelse med styringen af diverse overenskomster og lokalaftaler markant og fået præcise data til udbetaling af korrekt løn. Løsningen dækker pt. 1.500 registranter i Danmark.
Carlsberg har et shared services-center i Polen, der supporterer HR og regnskab i hele Europa. Men det er HR-afdelingen i Danmark, der administrerer de danske overenskomster.
Carlsberg har for nylig valgt at outsource ProMark superbrugeropgaven til os. Det betyder, at vi løbende justerer den eksisterende opsætning af ProMark, herunder vedligeholdelse af mødeplaner, overenskomstjusteringer og kontoopsætning, mens Carlsberg selv varetager de ’daglige opgaver’ som lønkørsel. Derudover hjælper vi med ad hoc-opgaver som fx oprydning.
Ifølge Compensation & Benefit and Payroll Manager Ulla Christophersen er samarbejdet en succes:
Vi har valgt kun at overlade en del af opgaverne til ProMark, så vi ikke giver fuldstændig afkald på den interne viden. Det er vigtigt, at vi stadig forstår opsætningen af vores overenskomster for at kunne arbejde med dem. Ellers bliver vi for sårbare. Til gengæld kan vi udnytte ProMarks erfaring fra andre virksomheder og bruge dem til at finde en løsning på eventuelle problemer, så vi ikke selv skal bruge tid på det. Samarbejdet betyder, at vi ikke selv behøver at have alle kompetencer i huset, men at vi bevarer følingen med driften og forståelsen for, hvorfor ting måske ikke kører, som de skal. Det giver mere tid til andre HR-opgaver.
Et 2-parts set-up, som det vi har med hos ProMark, er en enkel og brugbar model, som fungerer godt for os. Men det er vigtigt at have et tæt samarbejde med en klar beskrivelse af roller og ansvar. Når begge parter har adgang til samme system, er det nødvendigt med klare afgrænsninger, så ’man ikke få pillet ved noget, bare fordi man kan’. Det kan få konsekvenser, som man måske ikke lige havde regnet med, siger HR Supporter Lise Rasmussen.
Et god råd fra Ulla og Lise er også at holde møder med jævne mellemrum, hvor man tager temperaturen på samarbejdet og får information om nye tiltag i løsningen. Og så er det selvfølgelig vigtigt, at man føler sig tryg ved de ressourcer og kompetencer, der er til rådighed til at løse opgaven. Relationer er altafgørende for et godt samarbejde!
Mere overskud i IT-afdelingen
Travlheden kan også mærkes i virksomhedernes IT-afdelinger. Øget digitalisering, nye systemer og flere brugere betyder, at det kan være svært at følge med.
Med vores hardwareservice kan I leje terminaler og overlade den daglige overvågning og drift til os. Vi overvåger udstyret via fjernadgang, og skulle terminalerne bryde ned og have behov for IT-support eller reparation, sørger vi for, at de kommer op at køre igen. Og kan udstyret ikke repareres, erstatter vi det med noget tilsvarende.
Ved at leje terminaler og overlade den løbende håndtering og support til os kan I både undgå at skulle investere i terminaler og eventuelle uforudsete omkostninger til reparation. Det frigør tid i IT-afdelingen til at fokusere på andre værdiskabende opgaver, og I er samtidig sikret hurtig afhjælpning af nedbrud – med øget økonomisk gennemsigtighed.
Er outsourcing løsningen hver gang?
Vi ser en stigende interesse for vores services i markedet, siger Henrik Trolle, Deputy Head of Sales & Marketing.
Flere og flere virksomheder vælger at komplementere og overdrage de daglige opgaver i relation til ProMark til os. Det reducerer behovet for selv at have kompetencerne i huset, giver besparelser og frigiver tid til at fokusere på andre kerneopgaver i virksomheden.
Og det komplementære element er helt centralt her. Vores services bør nemlig ses som et supplement, der giver mere tid til andre, værdiskabende opgaver i virksomheder. Det kunne fx være bedre opfølgning på sygefravær med det formål at reducere medarbejdernes fravær og sikre, at mulige sygedagpengerefusioner bliver ansøgt i tide. Eller reduceret overtid hos medarbejderne som følge af bedre planlægning. Altså en win-win situation for både medarbejderne og virksomheden!
Best practice BPO
Muligheden for at kunne frigøre tid til at fokusere på mere værdiskabende opgaver er altså der hele business casen for at outsource skal findes.
Til gengæld er det vigtigt at finde en god balance i forhold til den eksisterende organisation. En lille grad af outsourcing giver måske ikke den ønskede effekt … Til gengæld kan en høj grad af outsourcing resultere i, at virksomheden bliver ineffektiv, fordi de mister overblik over processerne og hvem der har ansvar for hvad, miskommunikation osv.
Vi mener derfor, at et mere blandet set-up er den optimale løsning. På den måde kan kunden bevare en vis kritisk viden internt og give modspil til deres leverandør. Og vi har som leverandør en kontaktperson i huset, vi kan spille bold med, hvilket giver de bedste forudsætninger for at kunne levere på de opgaver, der overdrages til os.
Business process outsourcing bør derfor aldrig erstatte intern viden helt, men skal nærmere ses som en ekstra leverancemuskel, der letter presset på virksomhedens skuldre.
