Fysiske timesedler til opsamling af arbejdstiden for vikarer og andre eksterne ressourcer er stadig ret udbredt i mange virksomheder. Det er ikke bare tidskrævende, men kan også være kilde til både fejl og forsinkelser. Der er derfor mange fordele ved også at digitalisere tidsopsamlingen for dem.
Mange af vores kunder kender udfordringen. Der er brug for ekstra arbejdskraft i en kortere eller længere periode på grund af ferie, sygdom, ordretilgang, sæsonudsving eller andre spidsbelastninger. Løsningen er ofte at anvende freelancere, løsarbejdere, vikarer, eksterne konsulenter eller andre eksterne ressourcer, som kan kaldes ind, når behovet opstår.
Ifølge Dansk Erhverv har der aldrig før været så mange vikarer i det private erhvervsliv, hvilket afspejler at det går godt i dansk økonomi. Det er især produktions-, lager- og logistikvirksomheder samt bygge- og anlægsbranchen, der anvender vikarer. Men vikarer bliver også mere og mere udbredt i sundheds- og administrationssektoren.
Derudover vælger en stadig stigende andel af arbejdsstyrken at skifte de faste fuldtidsansættelser ud med fleksible, midlertidige ansættelser – også betegnet ’the gig economy’.
De eksterne ressourcer udgør en fleksibel arbejdskraft, der kan justeres op og ned i forhold til den aktuelle situation – og lønnen bliver dermed en variabel omkostning for arbejdsgiveren.
Præcis opsamling af timer er vigtigt
Når virksomheder gør brug af eksterne ressourcer, betaler de en fast takst per time til medarbejderen eller vikar-/konsulentbureauet. Der er derfor behov for at opsamle det præcise antal timer, da de danner grundlag for lønudbetalingen eller bureauets fakturering af virksomheden.
I mange virksomheder sker den løbende tidsopsamling ved hjælp af fysiske timesedler, som medarbejderen udfylder og sender til enten virksomheden eller vikar-/konsulentbureauet. Det er ikke bare dyrt og tidskrævende. Det kan også være kilde til både fejl og forsinkelser. Der er derfor mange fordele ved (også) at digitalisere tidsopsamlingen for den fleksible arbejdsstyrke.
ProMark holder styr på timerne
Hvis du som virksomhed ofte må tilkalde eksterne ressourcer, kan det give rigtig god mening at oprette dem som registranter i jeres ProMark-løsning.
Ved at oprette en speciel kategori i ProMark kan de eksterne ressourcer registrere komme/gå via samme brugerflader som virksomhedens øvrige ansatte, fx mobiltelefon, terminal eller pc. I forbindelse med lønkørslen udskilles de eksterne medarbejdere i et separat datagrundlag. Timeoversigten danner grundlag for lønudbetalingen eller kan sendes til et eksternt bureau, som fakturerer jer på baggrund heraf og sørger for udbetaling af løn til medarbejderen.
Dermed kan I undgå at blive faktureret på et forkert grundlag, fx at betale for for mange timer og/eller at betale forkert timeløn i forhold til det arbejde, der er udført.
Case: ProMark letter administrationen af vikarer hos Easyfood
Easyfood er en dansk produktionsvirksomhed, der fremstiller kvalitetsbagværk til convenience-segmentet, herunder Starbucks, McDonald’s, Circle K, 7-eleven og COOP.
Easyfood har ca. 160 ansatte på deres fabrik i Kolding, og der arbejdes i 3-holdsskift. De har i gennemsnit 30 vikarer om ugen for at kunne opretholde produktion i forbindelse med sygdom og i perioder med spidsbelastning. Vikarerne kommer pt. fra 2 forskellige vikarbureauer.
Alle vikarer er oprettet i ProMark ud fra de medarbejdernumre, vi har fået fra vikarbureauerne. Vikarerne stempler ’mødt’ og vælger herefter afdeling via en terminal – præcis som alle vores fastansatte medarbejdere – når de møder ind, og kan skifte afdeling(er) i løbet af arbejdsperioden, i takt med at opgaverne ændrer sig, fortæller Bjarne Hansen, lønbogholder hos Easyfood.
Easyfood har anvendt ProMark siden januar 2016 – også til deres vikarer. Før ProMark blev alle timer registreret på fysiske timesedler. Nu trækker Bjarne hver uge en kvitteringsliste fra systemet, som sendes afsted til vikarbureauerne. Listen danner grundlag for bureauernes fakturering af timer.
ProMark sparer os for rigtig meget tid, fortsætter Bjarne. Vi slipper for sedler, der er svære at læse, kommer for sent frem eller bliver væk, og selve beregningsdelen på løn og tillæg er allerede lavet. Dermed får vi nemt et simpelt grundlag til bureauerne.
Bjarne kan nu løbende følge med i, at de fakturerede timer er korrekte i forhold til kvitteringslisten, så Easyfood ikke betaler for et forkert antal timer. Derudover laver han stikprøver på lønsedler i forhold til overtid, tillæg, pension osv. for at sikre, at vikarerne får den rigtige løn i forhold til det arbejde, de har udført, ligesom han tjekker, at 11-timers reglen bliver overholdt.
En anden lille sidegevinst ved at bruge ProMark er, at vi altid har styr på, hvor mange medarbejdere, der er mødt på arbejde. Det vil være en stor fordel, hvis vi skulle blive nødt til at evakuere fabrikken, slutter Bjarne.
Gevinster ved digital opsamling af arbejdstid
En digital løsning som ProMark giver fordele for både medarbejderen, virksomheden og vikar-/konsulentbureauet:
- Nemt for den enkelte medarbejder at registrere de timer han/hun arbejder
- Korrekt opsamling af timer (komme/gå-registrering) i en automatiseret proces
- Medarbejderen får den løn, han/hun har krav på efter gældende overenskomst (ved at oprette dem i de relevante medarbejderkategorier i ProMark)
- Medarbejderen får løn til tiden – uden fejl og forsinkelser
- Hurtigere faktureringsgrundlag
- Transparens og mulighed for at følge op på, om timeantallet er korrekt i forhold til den faktura, der kommer fra bureauet
- Tillid til at data – og dermed lønudbetalingen – er i orden
Har virksomheden behov for at kunne planlægge arbejdstid og opgaver for den fleksible arbejdsstyrke, kan ProMark også håndtere det. Og den enkelte medarbejder vil have adgang til sin arbejdsplan via portal eller mobil.
Medarbejderne kan også registrere eget tidsforbrug på de projekter eller produktionsopgaver, de arbejder på – præcis som virksomhedens fastansatte medarbejdere. Det giver overblik over fremdriften på aktiviteter og aktuelle data til løbende opfølgning og optimering.
Med ProMark kan virksomheden effektivisere administrationen af den moderne arbejdsstyrke, og nemt tilpasse de tilgængelige ressourcer til virksomhedens konkrete behov – samtidig med at overenskomster, arbejdstidsregler og budgetter overholdes.
