Der er betydelige HR-administrative gevinster at hente ved at implementere tids- og fraværsregistrering via mobile enheder som smartphones og tablets. Rettidig brugerinddragelse og et grundigt testforløb er helt centrale elementer i implementeringsprocessen. Det vurderer chefen for HR-administrationen i en af Europas største landbrugsvirksomheder, DLG, som her giver fem gode råd til en succesfuld implementering.
Forenklet HR-administration samt muligheden for at kunne træffe hurtigere og rigtigere beslutninger i logistikplanlægningen. Det var de vigtigste argumenter for at indføre mobil tidsregistrering blandt 112 lastbilchauffører i DLG-koncernen.
Fremover erstattes manuelt tunge tidsregistreringsprocesser med digital indberetning af fremmøde, arbejdstid, fravær og overarbejde via chaufførernes tablets.
Registreringerne danner grundlag for automatiseret lønberegning og validering i forhold til de gældende overenskomster og lokalaftaler, der er sat op i ProMark.
I denne video fortæller chefen for HR-administrationen, transport- og planlægningschefen samt en lastbilchauffør, hvordan mobil tids- og fraværsregistrering eliminerer manuelle processer og gør arbejdstidsregistreringen nemmere for alle.
Chaufførerne har taget godt imod den nye løsning, fordi det er blevet enklere at registrere arbejdstid med stor tillid til, at lønberegningen foregår helt korrekt.
Fem gode råd til succesfuld implementering
Belært af flere års erfaringer med HR-digitalisering og Workforce Management så har rettidig inddragelse af brugere med åben og ærlig dialog samt test-scenarier været nøglen til en succesfuld implementering af mobil tidsregistrering.
I forbindelse med implementeringen fremhæver DLG’s chef for HR-administration også vigtigheden af at afsætte den fornødne tid til implementering, når kompleksiteten i lønberegningsgrundlaget er stor:
Vores lønberegning i forhold til overenskomster og lokalaftaler er meget kompleks. Og vi har været meget optaget af, at der ikke må forekomme fejl i lønberegningen, så der opstår mistillid til systemet blandt slutbrugerne.
Hans råd til andre er derfor:
#1 Sørg for at der er en god business case
Hvad er fordelene? Hvordan skaber forandringen værdi?
#2 Involver ledere og medarbejdere
Medarbejderne har ofte gode forslag til opsætning af systemet. Derfor er det vigtigt at inddrage dem tidligt i processen. Involvering af ledere og medarbejdere hjælper til, at tidsregistreringen opleves som nem og gnidningsfri for medarbejderne.
#3 Klar og åben kommunikation om mål og proces
Enkelte medarbejdere opfatter det at tidsregistrere som negativt. Det skal man som virksomhed anerkende som et vilkår for implementeringen. Ved at have en klar og åben dialog skabes en fælles forståelse, så forandringen giver mening for den enkelte.
#4 Test, test og test
Go-live skal være fejlfri. En god start giver implementeringen medvind.
Hos DLG har man fulgt denne model:
- Teknisk test og evaluering blandt et antal udvalgte chauffører
- Test og evaluering med testdata, der sammenlignes med manuelt beregnede resultater
- Test og evaluering af lønberegning og lønudbetaling med rigtige data blandt få slutbrugere
- Test og evaluering af lønberegning og lønudbetaling med rigtige data blandt stort antal slutbrugere
#5 Gør det ordentligt – eller vent!
Når implementeringen er besluttet, skal der være tid til inddragelse, kommunikation og test. Alle tre parametre er vigtige. Er der ikke tid til alle tre, så udskyd implementeringen, indtil der er tid.
Hos DLG er business casen er god. Alene omlægningen af de manuelle registreringslister har givet en væsentlig tidsbesparelse – hos både chaufførerne og i HR-administration. Konkrete beregninger viser, at de administrative processer reduceres med 18 timer om måneden – eller knap et halvt årsværk per år.
Men ikke nok med det.
Antallet af mulige fejlkilder er reduceret, ligesom fejl og fejlbehandling er undgået – faktorer der ikke nødvendigvis kan gøres op i timer. Et mere korrekt løngrundlag giver dermed ikke blot tilfredshed, men også tryghed for alle parter.
