Det er ikke kun vigtigt at have styr på medarbejdernes fremmøde. Det er lige så vigtigt at kunne håndtere deres fravær. Læs hvorfor og hvad konsekvenserne er, hvis I ikke kan.

Mange virksomheder har allerede set værdien af at have en digital tidsregistreringsløsning, som håndterer medarbejdernes mødt/gået-tider, overtid og tillæg til at skabe det korrekte løngrundlag. Løsningen giver måske også mulighed for at registrere, hvilke opgaver og projekter arbejdstiden er brugt på. Det sparer tid for både medarbejdere, lønadministration og økonomifunktion – og giver præcise data i forhold til planlægning og opfølgning.

Men det er ikke kun vigtigt at have styr på medarbejdernes fremmøde. Det er lige så vigtigt at kunne håndtere deres fravær – både det planlagte og det, der ikke er planlagt.

De fleste tidsregistreringsløsninger understøtter den løbende registrering af ferie, sygdom og andet fravær til brug for lønberegningen.

Men hvad med al den bagvedliggende administration af de forskellige fraværsårsager? Hvorfor er det overhovedet vigtigt at have styr på det? Og hvad er konsekvensen af ikke at have det?

Ny ferielov og håndtering af ferieregnskab

I 2020 fik vi en ny ferielov i Danmark. Den nye lov ændrede ikke på, hvor mange feriedage den enkelte medarbejder har ret til. Alle optjener stadig ret til 25 feriedage om året. Men den medførte, at der blev indført samtidighedsferie, som betyder, at medarbejdere kan afvikle ferie i takt med at de optjener den. Desuden blev ferieårets startdato rykket fra den 1. maj til den 1. september, og der blev indført en ferieafholdelsesperiode, som løber fra 1. september og 16 måneder frem. Endelig blev det muligt for medarbejdere, der ikke har optjent ret til betalt ferie, at aftale ferie på forskud, så de får mulighed for at holde betalt ferie, før den er optjent.

#1: Styr på den løbende tilskrivning af feriedage

Den nye ferielov stiller nye krav til virksomheden om hurtigere indberetning af feriedage. Og det er vigtigt også at kunne styre korrekt tilskrivning af feriedage ud fra medarbejderens arbejdstid, anciennitet og alder, så medarbejderne får den ferie, de har ret til, jf. ferielov og overenskomster.

#2: Afvikling af ferie til tiden

Både medarbejder og virksomhed er interesseret i at få ferieplanlægningen på plads i god tid. Det giver de bedste forudsætninger for at sikre den nødvendige bemanding i forhold til de opgaver, der skal løses. Derfor er det vigtigt at have et præcist og opdateret overblik over medarbejdernes feriesaldi. På den måde kan både medarbejder, leder og HR løbende følge med i, at ferien afvikles til tiden. Korrekt registrering og opfølgning er dermed helt centralt! Ellers kan det koste virksomheden dyrt …

Er opfølgningen mangelfuld, kan virksomheden ende i en situation, hvor flere medarbejdere har (for) mange feriedage tilbage ved afholdelsesperiodens afslutning. Og det kan sætte virksomhedens produktion under pres. Derfor er det vigtigt, at virksomhed og medarbejder i god tid aftaler, hvad der skal ske med de ikke afholdte dage. Skal de overføres til næste ferieår eller skal de udbetales?

#3: Korrekt overførsel af feriedage til næste ferieår

Medarbejderen kan kun overføre ferie ud over 20 feriedage, det vil sige 5 dage til det næste ferieår. I mange virksomheder er overførselsprocessen typisk baseret på blanketter eller e-mails mellem medarbejder og leder. Det er ikke bare tidskrævende for alle parter, men kan også give anledning til fejl.

Er der ingen aftale, skal virksomheden automatisk udbetale den 5. ferieuge efter afholdelsesperiodens udløb. Eventuelle overskydende dage skal indberettes og indbetales til en feriefond, hvilket kan blive en stor udskrivning med mange medarbejdere.

#4: Sammenhæng mellem afviklet og registreret ferie

Er ferieregistreringen mangelfuld, kan virksomheden ende med at skulle overføre eller udbetale dage, som medarbejderen rent faktisk har afviklet. Det betyder, at virksomheden reelt betaler dobbelt for medarbejderens feriedage.

Struktureret opfølgning på sygefravær

Sygefravær koster hvert år virksomheder mange penge. Det medfører ikke bare tabt produktion, men kan også betyde dyr overtidsbetaling til andre medarbejdere, som må arbejde ekstra. Der kan derfor være en stor økonomisk gevinst i at have fokus på netop dette område.

#5: Overblik over sygefravær i realtid

Mange virksomheder har ikke fuldt overblik over det samlede sygefravær. Det betyder, at de ikke har viden om:

• Fraværsårsagerne og hvilke afdelinger, der er mest ramt
• Hvad sygefraværet rent faktisk koster dem
• Om tendensen er nedadgående eller opadgående
• Om virksomheden har mere sygdom end resten af branchen

Det manglende overblik gør det svært at strukturere opfølgningen på sygdom og arbejde målrettet for at nedbringe fraværet og styrke arbejdsmiljøet. Men ikke nok med det …

#6: Sygedagpengerefusioner i tide

Manglende overblik over sygefraværet gør det også svært for virksomheder:

• At overskue hvilke medarbejdere der skal indkaldes til de lovpligtige sygefraværssamtaler og hvornår. Det betyder, at samtalerne ofte ikke bliver afholdt – og dokumenteret – til tiden
• At følge op på sygeperioder og søge sygedagpengerefusion i tide. Og dermed kan virksomheden miste penge på sygefravær, som kunne være refunderet

Sæt strøm til processerne!

Men det behøver ikke at være sådan …

Ved at sætte strøm til jeres fraværsprocesser kan I reducere en række manuelle arbejdsgange i virksomheden. Det sparer ikke bare tid for alle parter og sikrer, at I overholder regler og politikker. Det betyder også, at vital information bliver tilgængelig for både medarbejdere, ledere og HR i realtid, så relevant opfølgning kan ske i tide. Det giver en række økonomiske gevinster, som vil kunne ses på virksomhedens bundlinje – og mere trygge medarbejdere!