Med den nye ferielov vil medarbejderne kunne afvikle ferie i takt med at de optjener den. Det kan give nogle udfordringer i forhold til at registrere fremtidig ferie, hvis I håndterer optjeningsdelen i jeres lønsystem. ProMark kan hjælpe jer med at løse dem!
Med den nuværende ferielov er vi overgået til samtidighedsferie, hvor optjening og afvikling sker samtidig. Det betyder, at medarbejderne optjener 2,08 feriedage om måneden (for månedslønnede) og kan afholde ferie i takt med at de optjener den. Ferie optjent i september, kan altså afholdes allerede i oktober, og bliver dagene ikke afholdt der, akkumuleres de løbende, indtil ferieåret udløber den 31. august.
Men hvad så når medarbejderne gerne vil planlægge ferie lidt længere ud i fremtiden?
Både virksomhed og medarbejder har som regel stor interesse i at få ferieplanlægningen på plads i god tid. Ikke bare fordi ferieloven indeholder nogle rettigheder på det område, men også i høj grad fordi det giver det bedste grundlag for en mere langsigtet planlægning. Ikke kun af ferie, men også generelt set i forhold til planlægning af bemanding, produktion og projekter.
Her vil mange virksomheder rende ind i nogle udfordringer hvis de håndterer optjeningsdelen i deres lønsystem.
Eksempel 1: Registrering af fremtidigt fravær
En medarbejder ønsker at holde juleferie i 2020 og vil registrere dagene i ProMark ved det nye ferieårs begyndelse den 1. september 2020. Medarbejderen skal bruge 4 dage, men har kun godt 2 dage til rådighed. Medarbejderen kan derfor ikke lægge det ønskede antal feriedage ind i systemet, da han/hun ikke har optjent dage nok.
Her vil ProMark lave en beregning af, hvor mange dage medarbejderen ville have optjent på det tidspunkt, hvor han/hun ønsker at afholde ferie og fremskrive feriebalancen tilsvarende. I dette eksempel vil medarbejderen have optjent yderligere 6,24 dage (2,08 i både september, oktober og november) og vil derfor kunne disponere over ca. 8 dage i december. Dermed kan medarbejderen registrere de ønskede 4 dage i ProMark.
Eksempel 2: Reservation af feriedage til tvungen ferielukning
Virksomheden holder ferielukket mellem jul og nytår i 2020 og skal derfor sørge for at reservere det antal dage, som medarbejderne skal bruge til den tvungne ferie. Det er derfor vigtigt, at virksomheden har styr på det med at reservere feriedage, så medarbejderne ikke bruger alle deres feriedage på forhånd.
Som i eksempel 1 skal medarbejderen bruge 4 feriedage mellem jul og nytår. Her vil ProMark igen fremskrive feriebalancen, så den afspejler, hvor mange dage medarbejderne ville have optjent i december og reservere de 4 dage til lukkeperioden. Det betyder, at medarbejderen selv kun vil kunne disponere over 4 dage i september, oktober og november.
Fremskrivning af feriebalancen understøtter den løbende registrering
Med ProMark undgår I denne udfordring, da funktionaliteten til feriehåndtering understøtter:
- Optjening af feriedage og sikrer korrekt beregning og tilskrivning i forhold til anciennitet, alder og fuldtids-/deltidsansættelse, både for timelønnede og funktionærer. Det holder styr på, om den optjente ferie er med eller uden løn og sikrer også korrekt tilskrivning af specielle fridage som feriefridage, omsorgsdage og seniordage
- Fremskrivning af feriebalancen, fordi løsningen beregner hvor mange dage en medarbejder vil have optjent på det tidspunkt, hvor medarbejderen ønsker ferie (fx i december jf. eksempel 1 ovenfor). Det giver mulighed for at lægge fremtidig ferie ind i ProMark, selv om dagene ikke står på feriekontoen på det tidspunkt, hvor medarbejderen lægger feriedagene ind
- Opdateret overblik for både medarbejder, leder og lønkontor over, hvor mange dage medarbejderne har afholdt, planlagt og tilbage (inklusive dage der er reserverede til tvungne lukkedage jf. eksempel 2) samt hvad der er godkendt
- Bemærk, at optjening i jeres eksisterende lønsystem med overførsel til ProMark hver 14. dag eller månedligt også er muligt. Så vil ProMark udelukkende justere feriebalancen i forhold til fremtidig optjening. Dermed vil ProMark komplementere det eksisterende lønsystem!
Proaktiv planlægning med ProMark
Ved at lade ProMark håndtere optjeningsprocessen opnår I en række fordele:
- I sikrer, at medarbejderne får de dage, de har krav på i forhold til ferielov
- I sikrer, at medarbejderne løbende kan registrere ferie – også selv om dagene rent faktisk ikke er optjent endnu
- I kan være mere proaktive i jeres ferieplanlægning og varsle ferie i god, så I sikrer, at medarbejderne får afviklet alle deres feriedage, inden afholdelsesperioden udløber
- I kan effektivisere bemandingsplanlægningen, da information om planlagt ferie er tilgængelig, så der kan tages højde for det i forbindelse med planlægningen
- I får fuld integration til jeres lønløsning, så de forskellige saldi automatisk overføres til jeres lønsystem – uanset hvilken løsning I har
