Får internationale koncerner nok værdi ud af lokalt funderede Workforce Management-systemer til tidsregistrering og bemandingsplanlægning? Rundspørge viser nye aspekter af fordelene ved en internationalt dimensioneret Workforce Management-løsning i form af styrket opfølgning, højere medarbejderengagement og øget medarbejdermobilitet.

Internationale koncerner har efterhånden mange års erfaring med digitale løsninger til tidsregistrering og bemandingsplanlægning blandt virksomhedens ansatte.

Mange af løsningerne er kendetegnet ved en portefølje af forskellige og landespecifikke systemer, der alene er udviklet og implementeret til at møde rammevilkårene på arbejdsmarkedet i det pågældende land.

Det betyder helt grundlæggende, at det er både dyrere og mindre fleksibelt at arbejde med lokale Workforce Management-systemer end at have en fælles og internationalt dimensioneret løsning på tværs af koncernen.

Med flere lokale løsninger bliver det også langt sværere for virksomheden at rapportere troværdig og ensartet ledelsesinformation om udviklingen i produktiviteten og udvikle fair processer for opfølgning på tværs af lande og lokationer.

Disse fordele – og andre – er tidligere uddybet i fire fordele ved en international Workforce Management-løsning.

Vi har efterfølgende bedt en amerikansk Workforce Management-ekspert samt nogle erfarne brugere af ProMark om at forholde sig til de fire fordele og give deres personlige vurdering af dem.

Tilbagemeldingerne vidner om generel enighed i de fire fordele, der også er blevet suppleret med et par interessante betragtninger.

Højere medarbejderengagement og bedre opfølgningsprocesser

Sammenlignelig ledelsesinformation og synergierne ved en fælles, international Workforce Management-platform topper listen som de vigtigste fordele.

Amerikanske Mollie Lombardi er ekspert og forsker i Workforce Management. Hun vurderer generelt set, at international sammenlignelig ledelsesinformation er den vigtigste af de fire fordele:

Det afhænger naturligvis af øjnene, der ser. Men set med medarbejdernes øjne er der en yderligere fordel i, at synlige data på tværs af koncernen skaber en langt mere engagerende arbejdsoplevelse for alle.

Hendes amerikanske studie fra Aptitude Research Partners peger på, at organisationer med synlige produktivitetsdata for arbejdsstyrken på tværs af lokationer og geografi er markant mere tilbøjelige til at indikere højere medarbejderengagement end gennemsnittet for branchen. Samtidig indikerer organisationerne også, at de har en betydelig lavere personaleomsætning end organisationer uden denne grad af synlighed.

Ulla Amtoft er HR-manager hos Coor Service Management, der er en nordisk facility management-leverandør. Hun er også enig i, at det er en fordel at have et ensartet sammenligningsgrundlag og supplerer:

Et ensartet sammenligningsgrundlag giver bedre muligheder for at udvikle opfølgningsprocesser.

Opfølgning er et helt centralt element i Workforce Management. Det er centralt for medarbejdernes engagement og opbakning til dataopsamlingen og for at ændre på uhensigtsmæssige forhold, der reducerer virksomhedens produktivitet.

I den sammenhæng vurderer lønadministrator Maria Gheorghe fra fødevarevirksomheden KLS Ugglarps, at nøgletal og læring hænger tæt sammen:

At chefer kan sammenligne nøgletal er også vigtigt for at kunne lære af hinanden og forbedre lokale forhold.

Samme systemer øger den globale medarbejdermobilitet

En fælles platform og samme ”sprog” inden for Workforce Management gør en international udrulning og implementering af systemer og processer langt mere smidig, når systemet først er taget i brug i et land.

Ulla Amtoft fra Coor fremhæver samtidig fordelene ved enklere integration og tilpasninger til andre systemer i virksomheden:

Det er nemmere at implementere nye systemer, hvis systemet har været anvendt i et andet land i koncernen. Det betyder, at erfaringer og behov for tilpasninger til andre systemer allerede er indhentet.

En anden og meget vigtig pointe kommer fra Steinar Gundersen hos Aker Solutions. Han står i spidsen for håndteringen af koncernens dataopsamlings- og informationssystemer som ProMark og SAP. Han vurderer:

Når medarbejdere flytter fra et land eller en lokation til en anden, er det en stor fordel at de møder de samme systemløsninger. Det gør os fleksible i udførelsen af arbejde.

Hans pointe er, at koncernens specialister og eksperter hurtigere kan indgå i arbejdsprocesserne og anvende systemerne på lige fod med andre, uanset om en given ordreproduktion foregår i Norge eller Angola.

Lavere omkostninger, mindre administration

Pålidelige Workforce Management-løsninger er komplekse systemer, der opsamler og behandler organisationens løn- og produktivitetsdata i forhold til de gældende regler, overenskomster og lokalaftaler på arbejdsmarkedet.

Derfor er det også de færreste leverandører, der kan levere en internationalt dimensioneret Workforce Management-løsning, der kan rumme flere landes lokale arbejdsmarkedsforhold.

ProMark er en professionel Workforce Management-løsning, der er designet til at håndtere og optimere både lokale og internationale processer for tidsregistrering og bemandingsplanlægning, uanset lokale rammevilkår:

Vores betydelige investeringer i produktudvikling og løbende input fra vores kunder betyder, at vi kan tilbyde en internationalt skalerbar Workforce Management-løsning, hvor systemets kompleksitet i ”motoren” er omsat til brugervenlig dataopsamling, administration og ledelsesrapportering på tværs af lande og lokationer”, fortæller Torkel Olrik, CEO, ProMark.

Går I med overvejelser om at udskifte jeres nuværende løsning til tidsregistrering og bemandingsplanlægning i hele eller dele af koncernen, er det en god ide at gennemgå koncernens aftaler og omkostninger til lokale systemer.

Det viser sig ofte, at de totale IT-omkostninger til de enkelte landes systemer og supportaftaler er større end de totale omkostninger ved en centralt administreret og internationalt skalerbar Workforce Management-løsning.

Om fordelen ved en centraliseret og skalerbar IT-kontrakt og styring vurderer Steinar Gundersen:

Standardisering af applikationer gør beslutningerne enklere, og man kan opnå stordriftsfordele.