For de fleste virksomheder er medarbejderne den vigtigste – og mest kostbare – ressource, de har. Derfor er det vigtigt at optimere planlægningen af medarbejdernes arbejdstid, så der altid er sammenhæng med de opgaver, der skal løses. Ellers kan det koste virksomheden dyrt!
Det kan være en kompliceret og tidskrævende opgave at sikre at de rette medarbejdere er til stede, når der er behov for dem – især i virksomheder med mange timeansatte med fleksible arbejdstider og mange vikarer. Der er nemlig ofte mange elementer at tage højde for i medarbejderplanlægningen:
- Medarbejdernes mødetider og planlagt ferie og fravær
- Arbejdstidsregler, overenskomster og lokalaftaler
- Medarbejdernes kvalifikationer
- Bemandingskrav i forhold til opgaverne
- Medarbejdernes ønsker til ændring af arbejdstid og/eller ferie
- Budgetterede timer
Får I det hele til at gå op i en højere enhed, kan I maksimere produktiviteten og holde omkostningerne inden for virksomhedens rammer. Modsat vil overbemanding eller unødvendigt overarbejde få omkostningerne til at køre af sporet.
Og bedst som kabalen endelig er gået op, kan der opstå ændringer. Det kan fx være ændringer i efterspørgslen, som enten øger eller reducerer behovet for medarbejdere, eller pludseligt opstået fravær som sygdom, møder og lignende. Ændringer som virksomheden er nødt til at reagere på – og gerne så hurtigt som muligt.
Effektiv medarbejderplanlægning er et must
Dynamikken i mange virksomheders dagligdag skaber en efterspørgsel på effektiv medarbejderplanlægning på tværs af organisationen. De typiske udfordringer er:
- En personafhængig proces med manuel håndtering skaber behov for enkel og fleksibel bemanding for at optimere ressourcerne
- En central planlægningsfunktion uden integreret systemstøtte skaber ineffektivitet og uønskede afhængigheder
- Et stort antal timeansatte og løst tilknyttede medarbejderen øger behovet for fleksibilitet og mulighed for at flytte rundt på medarbejderne
- Automatiserede produktionslinjer kræver konstant bemanding – og ofte specifikke kvalifikationer hos medarbejderne
- Medarbejdere der arbejder ude af huset hos virksomhedens kunder betyder, at arbejdsplanen må kunne nå helt ud til den enkelte medarbejder
- Information om afvigelser i forhold til det planlagte kommer ofte sent, hvilket gør det svært at reagere i tide
Med en digital løsning til medarbejderplanlægning kan virksomheden skabe den optimale plan med færre ressourcer. Det giver desuden et godt udgangspunkt for at korrigere for uventede hændelser, når planen er sat i værk.
Beckett’s Foods er en førende leverandør af bacon til fødevare- og detailbranchen i England og i hele Europa. Som familievirksomhed med internationale partnere er de dedikeret til at levere bacon af højeste kvalitet.
ProMarks værktøjer til medarbejderplanlægning hjælper med at håndtere personale og skifteholdsmønstre i hele virksomheden, hvilket giver stor fleksibilitet i planlægningsafdelingen for de mange produktionskørsler i virksomheden, siger Tamar Butkhuzi, Human Resources Advisor.
Flyt planlægningen ud på gulvet
Med ProMark får virksomheden et moderne værktøj til at flytte medarbejderplanlægningen helt ud til den enkelte teamleder – tæt på den enkelte medarbejder. Det giver bedre overblik og mulighed for at effektivisere planlægningen.
ProMark tilbyder to typer planlægningsværktøjer, som kan bruges sammen:
- Bemandingsplanlægning baseret på turnus/rul og medarbejdernes arbejdstider
- Vagtplanlægning ud fra behovet for arbejdskraft (og evt. kvalifikationer), hvorefter vagterne tildeles relevante medarbejdere
Bemandingsplanlægningen tager udgangspunkt i medarbejdernes normale arbejdstider/rul. Med et samlet overblik over bemandingen kan planlæggeren nemt tilpasse den enkelte medarbejders møde- og gåtider og bytte vagter mellem medarbejdere, inden planerne publiceres. Det gør det dermed nemt at tilpasse den faste arbejdsplan.
Brdr. Hartmann A/S er en af verdens førende producenter af støbepapemballage med produktion 24 timer i døgnet, 365 dage om året. De 300 produktionsmedarbejdere er fordelt på 5 skiftehold, som alle arbejder i 3-holdsskift.
For en produktionsvirksomhed som vores er det vigtigt hele tiden at kunne tilpasse vores produktion til efterspørgslen. Det kræver en fleksibel IT-løsning, og det har vi med ProMark og mobilappen, siger Jan Andreasen, IT-medarbejder med ansvar for ProMark.
I vagtplanlægningen opbygges planen derimod ved at definere behovene som blokke af vagter, der skal dækkes af medarbejderne for at skabe den fulde vagtplan. Når vagterne er fastlagt, bemandes de med de relevante medarbejdere – og løsningen holder samtidig styr på eventuelle krav til medarbejdernes kvalifikationer. Bliver vagterne ikke bemandet i forbindelse med planlægningen, eller opstår der ledige vagter på grund af sygdom eller andet fravær, kan de udbydes til relevante medarbejdere eller til løsarbejdere.
Denne mulighed giver også medarbejderne mulighed for selvbetjening. De har nem adgang til at se ledige vagter, de kan overtage, og de kan bytte eller sælge deres vagter. Medarbejderne kan også angive ønsker om ferie og frihed, hvilket afspejles i ProMark, når planen lægges.
Fælles for værktøjerne er:
- Det er muligt at lægge flere vagter samme dag for medarbejderne – både til den samme funktion eller til forskellige roller, der måske betyder forskellig løn
- Den tidsmæssige konsekvens af planen er synlig undervejs. Det betyder, at planlæggeren kan verificere, at tidsforbruget ligger inden for rammerne, inden planen frigives
- Alle planer gemmes og valideres centralt af ProMark, hvilket sikrer, at arbejdstidsregler overholdes
- Når planen er klar, er den tilgængelig for medarbejderne på portal og mobil. Medarbejderne har dermed altid overblik over deres arbejdstider. Og hvis planerne ændres, kan de berørte medarbejdere få besked via notifikationer. Mobilen bliver dermed et vigtigt værktøj i kommunikationen med medarbejderne
Ahlsell er den førende nordiske distributør af installationsprodukter, værktøj og maskiner. Siden 2019 har Ahlsell haft sin egen vikarpulje i stedet for at bruge et eksternt vikarbureau. I starten af 2020 blev mobilappen og selvbetjeningsfunktionerne taget i brug.
Behovet for ekstra vagter skabes ud fra prognoser om antal ordrer, der skal plukkes, og det kendte fravær som allerede ligger i ProMark. Alle ledige vagter publiceres i appen, og vikarerne har mulighed for at byde ind efter først til mølle-princippet ud fra de rettigheder, de er blevet tildelt.
Appen forenkler og effektiviserer hele håndteringen af vikarpuljen. Ahlsell sparer tid og penge på at have en fleksibel vikarpulje, hvor håndteringen i ProMark understøtter de regler, som gælder for løst tilknyttede medarbejdere. Og som arbejdsgiver får Ahlsell et moderne image ved at bruge moderne værktøjer til vores personale, siger Ingela Tholin Carlos, produktionsplanlægger.
Win-win for alle parter
Dynamisk medarbejderplanlægning bidrager ikke bare til at øge virksomhedens produktivitet og holde omkostningerne inden for rammerne, så virksomheden kan forblive lønsom og konkurrencedygtig. Det øger også fleksibiliteten og evnen til at reagere hurtigt på ændringer – både for virksomheden og de ansatte.
En win-win situation for alle parter!
| Gevinster for virksomheden | Gevinster for medarbejderen |
|---|---|
| – Mindre administrationstid gennem effektivisering af rutineopgaver – Mulighed for at se den tidsmæssige konsekvens af en given plan og dermed stram styring i forhold til virksomhedens rammer – Sparede lønkroner (normaltid frem for overtid) – Nemt at tage hensyn til medarbejdernes ønsker – Hurtig og fleksibel replanlægning ved afvigelser – Mulighed for at udbyde ledige vagter til løst tilknyttede medarbejdere – Altid ajourførte og optimerede planer – Online overblik for ledere – Moderne værktøjer er med til at give virksomheden et bedre image som arbejdsgiver i forhold til generationen af digitalt indfødte | – Sikrer at arbejdstidsregler overholdes – Mindre overtid, mindre stress og mindre sygefravær (støtter balance mellem arbejde og fritid (work/life-balance)) – Nemmere at få sine ønsker til ændringer eller ferie opfyldt – Selvbetjening opmuntrer ansvar – Altid ajourførte planer – Online overblik for den enkelte medarbejder |
