Ukens tilbud. Sesongvarer. Ferie- og høytider. Innkjøpsmønstre og ukerytmer. Sykdom og kursavvikling. Det er mange faktorer å ta hensyn til når Coop planlegger distribusjon av varer til butikkene sine. ProMark hjelper med å skape sammenheng mellom kapasitet og arbeidsbelastning – og øker effektiviteten i plukking av kolli.

Coop er Danmarks største detaljvirksomhet og driver kjedene Kvickly, SuperBrugsen, Dagli’Brugsen og coop.dk samt datterselskapene Irma A/S og Fakta A/S. Til sammen har selskapet mer enn 1200 butikker i Danmark.

Coop har 7 distribusjonssentre og lagre, som alle benytter ProMark. Distribusjonssentrene ligger i Aalborg, Hassellager, Vejen, Odense, Brøndby, Rønne og Albertslund og har det samlede ansvaret for å styre forsyningskjeden til butikkene.

Å sikre at de riktige varene kommer ut til de rette butikkene på ønsket tidspunkt, krever både oversikt og planlegging! Er det innkalt for få lagermedarbeidere, rekker de ikke å plukke og pakke i forhold til de planlagte kjøringene. Med resultat at butikkene ikke får varene i tide. Motsatt vil lønnskostnadene påvirkes, hvis det er innkalt for mange medarbeidere.

Med en svak utvikling i dagligvarehandelen, flere utenlandske lavpriskjeder og konkurranse fra hjemleveranse av matkasser, er konkurransen blitt hardere de siste årene. Det stiller store krav til fortsatt effektivisering i alle deler av organisasjonen. Dermed blir det enda viktigere for Coop å finne den optimale balansen mellom kapasitet og belastning – på dagen og i løpet av uken, måneden og året. En øvelse som i praksis krever en minutiøs planleggingssyklus.

Coop etablerte derfor et optimeringsprosjekt i 2016 for å finne en løsning på nettopp denne utfordringen. Prosjektet fikk hjelp av et eksternt rådgivningsfirma, som observerte en rekke interne prosesser og kom med anbefalinger til optimalisering.

Tung og administrativ planleggingsprosess

Coop har i dag 170 lagermedarbeidere i Albertslund, som arbeider i to skift. Planlegging av skiftene kan grunnleggende deles opp i to delprosesser:

• Identifikasjon av hva som skal gjøres og når (belastning)
• Allokering av ressurser i forhold til arbeidstid (kapasitet), herunder håndtering av avvik, som f.eks. endrede oppgaver og sykdom

Belastningen hos Coop påvirkes imidlertid av flere faktorer, som gjør allokeringen av ressurser vanskelig:

• Prognoser basert på siste års historikk
• Kampanjer fra hovedkontoret (konsernets tilbudsaviser)
• Spesifikke ordrer fra de enkelte butikkene, som kommer inn daglig senest kl. 17
• Skjev belastning på lageret med størst belastning om morgenen
• Ubalanse i antallet kolli som skal leveres på de enkelte ukedagene i løpet av året

Bemanningsplanleggingen har gjennom mange år vært styrt ut fra prognoser basert på siste års historikk og personlige erfaringer helt frem til dagen før levering. Det har gjort planleggingen personavhengig, ugjennomsiktig – og av og til unøyaktig.

Videre har planleggingen foregått i et antall selvutviklede og usammenhengende systemer med manuell arbeid. Det har ikke bare økt risikoen for feil i inntasting av data, men også gjort det vanskelig å finne gyldige data og dermed oppnå et faktuelt beslutningsgrunnlag til den mer langsiktige planleggingen.

Tidligere tok det 2 medarbeidere 8 timer over flere dager å skaffe data fra 6 forskjellige systemer og dermed i forskjellige formater. Og hvis det skulle utarbeides en ny simulering, måtte vi starte forfra igjen, sier Lars Rowland Brandi, som er planleggingssjef hos Coop i Albertslund. Nå tar oppgaven 2 timer og skaper et bedre resultat.

En konsolidert platform til datauttrekk

Coop har i mange år brukt ProMark til registrering av medarbeideres tid og fravær og til bemanningsplanlegging.

En rekke workshops viste bl.a. at det ville være verdifullt for Coop å supplere den eksisterende ProMark-installasjonen med vår business intelligence-løsning til å analysere årsakssammenhenger basert på de dataene som finnes i ProMark. Informasjonen kan leveres som datakuber som kan integreres med bedriftens øvrige IT-miljø. Dermed kan ProMark-data brukes i kombinasjon med bedriftens andre data, noe som øker gjennomsiktigheten.

Medarbeiderne registrerer fortsatt tid og fravær (ferie, kurs, sykdom osv.) i ProMark. Data eksporteres daglig til et datavarehus og gir overblikk over kapasiteten. En tilsvarende eksport skjer fra Warehouse Management-systemet, SattStore, som utgjør datagrunnlaget for belastning (butikkens behov samt kampanjer og sesongvarer). Både planleggingsdata og historikk lagres på serveren.

Når morgendagens ordrer er mottatt og lagt ut i ruter, kan den faktiske belastningen beregnes. Belastningen kan inndeles i tidsintervaller (f.eks. timer) og dermed kan ressursbehovet planlegges.

Data trekkes ut og behandles via en Power BI-løsning, som visualiserer data i en rekke dashboards i forhold til de KPI’er som Coop har satt opp.

Det gir overblikk over bemanning og ut fra de løpende kvitteringene for utført plukk av kolli, kan Coop løpende følge fremdriften og dagens store restoppgave – og justere om nødvendig.

Denne oversiktlige og verdifulle innsikten danner grunnlag for raskere og langt bedre beslutninger. Og det er mulig å dykke ytterligere ned i data direkte i verktøyet som kan brukes av flere brukere samtidig.

Faktabasert planlegging og beslutningsgrunnlag

Business intelligence-løsningen har nå vært i bruk i distribusjonssenteret i Albertslund siden mai 2017. Og gevinstene er merkbare.

Den største forskjellen i hverdagen er helt klart at tiden brukes på å ta de riktige beslutningene og ikke på å skaffe til veie data, sier Lars Rowland Brandi.

I tillegg har Coop oppnådd:

• Et sammenhengende IT-system som konsoliderer planleggingsdata og gjør dem tilgjengelige, når de skal brukes og der hvor de skal brukes
• Raskere og mer nøyaktig kapasitetstilpasning i forhold til fravær og avvik
• Bedre overblikk over når det må varsles ferie blant medarbeiderne
• Mindre overtid blant lagermedarbeidere og færre tilkallinger av vikarer (normaltid fremfor overtid sparer lønnskroner)
• Reduksjon av ikke-aktivitetsbasert tid (f.eks. rydding)
• Behov for færre teamledere, fordi planleggingen skjer sentralt

Ytterligere effektiviseringsgevinster i sikte

Med de gevinster Coop har realisert i Albertslund, ligger det i kortene at løsningen må rulles ut til de 6 andre distribusjonssentrene i Danmark.

Videre har Coop en visjon om å kunne granulere planleggingen ytterligere, slik at de får kontroll helt ned på timenivå.

Hvis vi kan skape enda tettere sammenheng mellom behov og ressurser time for time, vil vi kunne effektivisere virksomheten vår ytterligere, sier Lars Rowland Brandi avslutningsvis.