Ugens tilbud. Sæsonvarer. Ferie- og højtider. Indkøbsmønstre og ugerytmer. Sygdom og kursus. Der er mange faktorer at tage højde for, når Coop skal planlægge distributionen af varer til sine butikker. ProMark hjælper med at skabe sammenhæng mellem kapacitet og belastning – og øger effektiviteten i kolli-plukningen.

Coop er Danmarks største detailvirksomhed og driver kæderne Kvickly, SuperBrugsen, Dagli’Brugsen og coop.dk, samt datterselskaberne Irma A/S og Fakta A/S. Til sammen er det mere end 1.200 butikker landet over.

Coop har 7 distributionscentre og lagre, der alle anvender ProMark. Distributionscentrene findes i Aalborg, Hasselager, Vejen, Odense, Brøndby, Rønne og Albertslund og har det samlede ansvar for at styre forsyningskæden til butikkerne.

At sikre at de rigtige varer kommer ud til de rette butikker på det ønskede tidspunkt kræver både overblik og planlægning! Er der indkaldt for få lagermedarbejdere, når de ikke at plukke og pakke i forhold til de planlagte kørsler. Og så får butikkerne ikke deres varer til tiden. Omvendt påvirkes lønomkostningerne, hvis der er indkaldt for mange medarbejdere.

Med en beskeden udvikling i dagligvarehandlen, flere udenlandske discountkæder og udbredelsen af måltidskasser er konkurrencen på markedet skærpet i de senere år. Det stiller store krav til fortsatte effektiviseringer i alle dele af organisationen. Dermed bliver det endnu vigtigere for Coop at finde den optimale balance mellem kapacitet og belastning – på dagen og i løbet af ugen, måneden og året. En øvelse der i praksis kræver en minutiøs planlægningscyklus.

Coop etablerede derfor et optimeringsprojekt i 2016 for at finde en løsning på netop denne udfordring. Projektet fik hjælp af et eksternt rådgivningsfirma, som observerede en række interne processer og kom med anbefalinger til optimering

Tung, administrativ planlægningsproces

Coop har i dag 170 lagermedarbejdere i Albertslund, der arbejder i 2-holdsskift. Planlægningen af disse skift kan basalt set deles op i 2 delprocesser:

• Identifikation af hvad skal der laves og hvornår? (belastning)
• Allokering af ressourcer til at udføre i forhold til arbejdstid (kapacitet), herunder håndtering af afvigelser som fx ændrede opgaver og sygdom

Belastningen hos Coop påvirkes imidlertid af flere faktorer, som besværliggør allokeringen af ressourcer:

• Forecasts baseret på sidste års historik
• Kampagner fra hovedkontoret (koncernens tilbudsaviser)
• Specifikke ordrer fra de enkelte butikker, som indløber dagligt senest kl. 17
• Skæv belastning på lageret med størst belastning om morgenen
• Ubalance i antal kolli der skal leveres på de enkelte ugedage hen over året

Bemandingsplanlægningen har gennem mange år været styret ud fra forecasts baseret på sidste års historik og personlige erfaringer helt frem til dagen før levering. Det har gjort planlægningen personafhængig, ugennemsigtig – og til tider upræcis.

Derudover er planlægningen foregået i et antal selvudviklede og usammenhængende systemer med manuelle arbejdsgange. Det har ikke bare øget risikoen for fejl i indtastningen af data, men også gjort det svært at skaffe valide data og dermed opnå et faktuelt beslutningsgrundlag til den mere langsigtede planlægning.

Tidligere tog det 2 medarbejdere 8 timer over flere dage at skaffe data fra 6 forskellige systemer og dermed i forskellige formater. Og skulle der laves en ny simulering, var det forfra, fortæller Lars Rowland Brandi, der er planlægningschef hos Coop i Albertslund. Nu tager øvelsen 2 timer og skaber et bedre resultat.

En konsolideret platform for dataudtræk

Coop har i mange år brugt ProMark til registrering af medarbejdernes tid og fravær og til bemandingsplanlægning.

En række workshops viste blandt andet, at det ville være værdifuldt for Coop at supplere den eksisterende ProMark-installation med vores business intelligence-løsning til at analysere årsagssammenhænge baseret på de data, der findes i ProMark. Informationen kan leveres som datakuber, der kan integreres med virksomhedens øvrige IT-miljø. Dermed kan ProMark-data anvendes i kombination med virksomhedens andre data, hvilket øger gennemsigtigheden.

Medarbejderne registrerer stadig tid og fravær (ferie, kursus, sygdom med mere) i ProMark. Data eksporteres dagligt til et datawarehouse og giver overblik over kapaciteten

En tilsvarende eksport sker fra Warehouse Management-systemet, SattStore, der udgør datagrundlaget for belastningen (butikkernes behov samt kampagner og sæsonvarer). Både planlægningsdata og historik gemmes på serveren.

Når morgendagens ordrer er modtaget og udlagt i ruter, kan den faktiske belastning beregnes. Belastningen kan inddeles i tidsintervaller (fx timer), og dermed kan ressourcebehovet planlægges.

Data trækkes ud og behandles via en Power BI-løsning, der visualiserer data i en række dashboards i forhold til de KPI’er Coop har opsat.

Det giver overblik over bemandingen og ud fra de løbende kvitteringer for udførte kolli-pluk kan Coop løbende følge fremdriften og dagens restopgave – og justere om nødvendigt.

Denne overskuelige og værdifuld indsigt danner grundlag for hurtigere og langt bedre beslutninger. Og det er muligt at dykke yderligere ned i data direkte i værktøjet, ligesom det kan bruges af flere brugere samtidig.

Fakta-baseret planlægning og beslutningsgrundlag

Business intelligence-løsningen har nu været i brug i distributionscentret i Albertslund siden maj 2017. Og gevinsterne er mærkbare.

Den største forskel i dagligdagen er helt klart, at tiden bruges på at træffe de rigtige beslutninger og ikke på at fremskaffe data, siger Lars Rowland Brandi.

Derudover har Coop opnået:

• Et sammenhængende IT-system, der konsoliderer planlægningsdata og gør dem tilgængelige, når de skal bruges og hvor de skal bruges
• Hurtigere og mere præcis kapacitetstilpasning i forhold til fravær og afvigelser
• Bedre overblik over, hvornår der skal varsles afholdelse af ferie blandt medarbejderne
• Mindre overarbejde blandt lagermedarbejderne og færre tilkald af vikarer (normaltid frem for overtid sparer lønkroner)
• Reduktion af ikke-aktivitetsbaseret tid (som fx oprydning)
• Behov for færre teamledere, da planlægningen sker centralt

Yderligere effektiviseringer i sigte

Med de gevinster Coop har realiseret i Albertslund ligger det i kortene, at løsningen skal rulles ud til de øvrige 6 distributionscentre i Danmark.

Derudover har Coop en vision om at kunne granulere planlægningen yderligere, så de er i kontrol helt ned på timeniveau.

Hvis vi kan skabe en endnu tættere sammenhæng mellem behov og ressourcer time for time, vil vi kunne effektivisere vores forretning yderligere, slutter Lars Rowland Brandi.